專案溝通管理的重要性

在進入資訊服務業之初，經常聽到專案經理在辦公室咆嘯著說：「這個進度要DELAY了！」「那個外包合約怎麼還沒簽？」，慶幸那時候沒有進入專案。同事常開玩笑的說：「好的專案經理，帶你加薪升官。不好的專案經理，帶你加班爆肝。」幾年之後，當自己升職到專案經理之後，才逐漸體會到當一位稱職的專案經理不是一件簡單的事。

以PMP手法管理專案，透過各子流程的串接相連，確實能讓一位剛上任的新手專案經理，有個非常好的依循準則。在實際的運作上，老實說專案經理最常做的不是在電腦前面盯著進度有沒有按時進行？也不是一天到晚都在會議室開會討論風險如何避免。卻是經常奔波於各部門間或在會議桌上，不斷地進行溝通、協調的工作。

當專案進行一段時間，才知道「利害關係者登錄表」裡的關係人是越來越多，原比當初登錄的資訊還要多，自己才發現每個專案的環節就會出現意想不到的利害關係者，每當專案結束後，就成為Listen Learn的重要文件，幫助我在不同的專案執行過程中，預先能與不同的利害關係人能先行溝通，並瞭解或設想該以何種方式進行溝通，以達到想要的成效。

「專案經理人通常花90%時間在溝通」這句話是一點也不假！

小秘訣分享1：開會要有共識

經常在專案執行的過程中，開會是為了達成共識而召開。以前有個主管就曾教我這一招：在會議之前先把會議主題拋出，然後將會議時間訂在大家想回家時，開會討論一些原本要討論很久的議題，而主席就會宣佈，今天的會議沒有討論出結果就不能下班！當大家一聽到這個命令之後，大多都會很認真的先思考，在會議上快速討論議題，進而大家有共識產出結果。這樣的會議通常都會很有效率，不會超過一個小時。

小秘訣分享2：擴大資源撫平

在跨部門溝通的會議上，幾乎常見到大家爭到面紅耳赤！不外乎就是自家部門的人因為借調來支援專案時所發生的問題，所以專案經理平時就得需要注意這些"資源"，以便維持專案時程順利進行。而對於借調來同事的部門主管，建議在同時最好也能一起被"撫平"，這樣在跨部門的溝通上會更佳的smooth。

作者：邱詩涵,PMP

本週推薦簡報主題

【實獲值管理介紹(EVM)】

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作者簡介

鄭易芩，東吳長宏第四十八屆台北班學員。目前在鼎新電腦股份有限公司擔任經理一職。成為PMP之後，持續將專案管理的思維運用在工作上，並發揮PMP共好精神，將專案管理的相關資訊傳授給更多人。

簡報摘要

實獲值管理為一整合式專案管理系統，它可提供整合式的績效評量指標（整合時程、性能、成本），供其客戶及合約商監控專案之執行。教材中闡述EVM方式與長宏講師稍稍不同，更能使學員快速理解數學公式下的管理涵意。

簡報大綱

1. EVM 實獲值管理簡介

2. EVM 效能分析及預測

3. EVM 重要實務導引



 

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內容同圖

一個小人物的大志業

他是一個小人物，過去五年志業改寫台灣競爭力。未來志業：三年內無償培育1000位高階PMP，提昇台灣國際競爭力。

大學教席及上校各200位；國家技師及公務主管各300位。

小人物在過去五年的志業裡，

成功培育全國過半數的PMP，

將台灣PMP人數推至全世界第八名。

其中427位高度影響力PMP，包含：

296位的高階主管、65位的媒體人、56位的大學教席及10位上校。

大學教授：

李錦雄．吳金雄．吳森琪．林國榮．孫火清．許光華．黃坤元．黃燕昌．刁建成(副)．朱艷芳(副)．李得元(副)….等

高階主管：

Butyshop羅宏丞．大成工程 張榮田．大碩補習班 羅凱揚．上海八方東德 朱文奎．日月光 葉勇誼． 世紀鋼構 周金裕．台成國際 趙昱承．高雄市消防公會 張智強．富邦金控 王瑋．獅子會副總監 莊明昇．國精化學 王海城…等

媒體人：

王憶紅．王振裕．林奇芬．林政峰．林慧敏．洪家駿．莊豐嘉．張維新．張騄遠．楊伶雯．蔡進益．蘇理彰…等

上校軍官：

王育民．朱宗緯．敖以智．俞建州．陳照炯．楊尚青．游志仁…等

並成功培育台灣百大企業的菁英PMP，包含：

台積電289位、中華電信180位、鴻海集團150位

日月光集團93位、中鋼集團60位、第一銀行47位

羅技科技40位…等

2011年起，長宏公司將為台灣競爭力立下新里程碑，將PMP能量轉化為國際競爭力，提供免費名額，義務培訓以下高階菁英：

1. 大學助理教授以上教席

2. 國家技師 (含醫師、律師、會計師)

3. 公務主管 (薦任九職等 (含) 以上)

4. 現任上校 (含) 以上軍官

竭誠歡迎您來長宏成為PMP

考上PMP不是結束，而是責任的開始。

With Great Power, Comes Great Responsibility

2011長宏志業CF

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 題目：為了達到有效的溝通，專案經理應該視不同的情況或時機而採用不同的溝通方式。請問，在下列哪一種情況下，不適合使用正式的書面溝通？

 



 答案：



 1) 更新專案管理計畫



 2) 要求組織提供額外的專案資源



 3) 修訂合約



 4) 公佈會議時間



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 Ans: 4) 公佈會議時間



 註解：除了「公佈會議時間」應該以非正式的書面溝通方式外，其他選項都應該使用正式的書面溝通方式。