專案管理的藝術與成效-我們的改變

前言

在公司服務3年的這段時間裡，由4人的公司擴展近4倍的成長，這段時間裡上至公司整體，下至每位同仁的對這份工作的認同感與未來公司長期目標的體驗過程 深刻體認到公司的發展進程本身就是一個大型的專案。從一開始的人員定位、專案工作指派與專業培訓，乃至專案績效的提升，若將這每ㄧ階段皆視為一個個小專案，那麼公司未來的成長目標就有賴執行每個專案管理的方法與共同目標的維繫。經歷PMP訓練的過程不論是對自己還是公司發展，相信或多或少已經開始默默發酵吧。

一、專案管理與介面整合的雙部曲

一曲優美的旋律來自各部音律的和諧交織，公司的整體工作氣氛與專案績效就類似這樣的組合。在PMP訓練中體會到：專案管理是清楚有效率地將每個WBS工作包分派清楚，是理事；PM是專案唯一在做介面整合的關鍵人物，是順氣理人。兩者交織的好就能開創公司未來更遠大的光景。但這樣的期許似乎常因PM的個人特質有著不同的結果，包含中間的關係人、執行團隊以及發起人(老闆)。也就說明了每間公司都有著一部難以指揮的譜，但美妙的作品卻也從這開始。

在公司創立的過程中，人員的組成單純，溝通上並沒太大困難，常常是用餐時，大事小事全在一只方桌上搞定，也漸漸地對公司有著一份革命情感。隨著業務開展，公司的成員一下子在短短半年內就以2倍速成長。人力問題解決了，但緊接著就面臨專案指派、專案與專案間介面整合、以及如何提升各專案的績效等種種挑戰。這一切的關鍵就在絕處逢生！在面臨專案管理困擾時，公司同仁及負責人先後來到長宏PMP專案管理訓練班，並陸續取得PMP國際證照資格後，公司上下霎時引進需多PMP專案管理的技術與方法。緊接著整個團隊也快就成立了PMO辦公室，並設立相關人員。當然在這樣的一股風氣帶動下，自己也見識到專案管理的力量後，就在今年年中為自己規劃了PMP培訓計劃，同時在今年11月也順利摘金，成為PMP的一份子，共同促使公司正式邁入專案管理的經營模式。老實說，故是說到著，後續也就如劇情裡的發展從此….？若真是這樣，那真的就成了為證照而考照的無聊行為了。我的經歷是這樣子的…

記得Roger老師曾說過，考上PMP才是正式踏進PMP學習的門檻。這真是一句真實且期許的一番話。自己的感想最深的是，只有考上PMP後才會開始認真的看待專案的問題，也才有一份使命感與能力，敢於面對困難度高、風險度大、溝通複雜度大，以及介面整合度高的專案。

二、綠色管理與專案溝通藝術

我所服務的公司其創立的宗旨大致有兩個方向:

(1)凝聚對環境與能源重視的專業人，並期許形成一股重視人與自然合諧的友善力量與教育影響力。

(2)綠色的營運管理，期望創造高效能的自我管理與不加班的工作態度與健康工作環境。

因此公司優先凝聚對健康、永續環境有共識的專業同仁，並凝造健康的工作環境，最後再創造尊重、互信、合理的工作態度與模式。整個經營目標是結合綠建築工作內容及朝向綠色營運模式來組成。這樣的工作環境是我們在這個領域最自豪的。但是如何兼顧公司創立精神與營運效能提升，這就需要建構在合理的管理制度與溝通模式上。當然這也是在踏入PMP領域後才發現的關鍵因子。孔子的話語曾教導我們「學而不思則罔，思而不學則殆」。智慧與素養是需要知識理論與實作經驗相互印證所交織的實學，倘若是直接模仿理論或是自個兒在胡同裡鑽研，終究難登大雅之堂，更遑論在國際接軌的專業平台上一展抱負了。因此，在摘金之後的首要工作便是思考：如何在實踐這份理念下與落實綠色管理及無礙溝通上達到三贏的穩定成長績效。鑒於此，我們儘量結合公司所有PMP的力量試著執行PMI的理念，在配合公司的營運管理與績效需求下，我們嘗試著建構屬於我們自己溝通管理流程，簡述如下:

(1)專案初始前建構並蒐集所有利害關係人聯絡資訊與需求清單

在每個專案初始前建構所有利害關係人聯絡清單，並確實與所有利害關係人先做第一步溝通。同時也建構起文件資訊更新與聯絡網。

(2)建立不同層級之正式與非正式專案文件範本與設資訊傳遞模式

依會議重要性訂立不同溝通模式，如會議、視訊、多方SKYPE、E-mail等方式，切實對於每一次訊息皆落實訊息文件編碼化。

(3)建立部門交叉關懷網

為了能讓不同部門同事間情緒的抒發與意見的友善傳遞，公司建立不同部門人員交叉關懷網，再透過蒐集關懷紀錄與面談，可相互化解同事間大部分的猜疑與誤解，降低內部因溝通造成的人時成本內耗，以及提升部門向心力。

(4)建立Lessons Learn及意見追蹤SOP

不同專案所累積下來的經驗學習是公司內部溝通管理很重要的文件資產，同時也可提供給PM面對狀況時處理的SOP。

(5)Happy Hour

每個專案完成，公司上下會為該專案團隊於Happy Hour時舉辦Paty，讓團隊接受大家的鼓勵。不得不承認，我們在這發展流程上花了很大的力氣，看到的是每位同事的真心誠意。回顧這幾個月公司內部的改變後發現：良好的溝通管理絕對是一門必要的藝術，不但是每位同仁要面對的，也是公司朝向綠色管理不可或缺的重要關鍵歷程！

三、專案團隊與「共好」精神

從課程中聽聞「共好」這一本書後，經過詳讀後很肯定「共好」的觀念！從宣導開始，這份力量一直在同事之間持續著，並互相激勵著彼此。在長宏PMP課程裏經歷每週一次的一案通實際演練，我深深體會「共好」對工作環境所帶來的珍貴友情與和諧感，也是我一直在期待的。

(1)團隊和諧與績效的拉拔戰

由於公司的創始時骨子裡就很重視人性化管理，對於這樣的人性步調，在傳統管理上可就不是件容易的事！雖然公司上下很認同這麼作是對的，但真的敢放手讓我們去嘗試的老闆可沒幾個。為了導入綠色營運管理觀念，尊重同事下班後私人及家庭生活，認為充分的休息會讓明日工作品質更提升這樣一系列健康的理念，公司所付出的代價可真不少，但我們也熬過了2008~2009年難忘的金融風暴。

一場現實與理性的拉拔戰就在我們公司內緩緩的上演開來。起初，由於專案工作因不同階段而有挑戰性難度不一的情形，在30%~50%的例行性工作中會漸漸消耗同事間的專注力與積極度，在專案效能分析檢討後發現，時常發生單位時間內品質下降的問題。對於專案品質控管上，應用了肇因分析法找出關鍵問題為〝未能了解每項工作與傳承每個環扣工作的基本價值〞影響最大。

(2) 團隊因共好而更具向心力

找到影響專案運行關鍵因子後，我們重新在原本建構的WBS中逐項說明各工作包的價值對整體專案的重要性。應用「共好」提及的「松鼠的精神」:每個環扣的工作，皆具有不可取代的重要價值！因此在每個分派WBS的工作中，我們都會仔細的先讓各專案團隊的同事清楚了解，被指派任務的重要性與其它階段的關連性。原本擔心因多增加了這步驟會為團隊增加人時成本負擔，但在階段性任務完成後發現，引領每位同事了解每個被拆解的工作包，著實能為專案帶來更好的績效與難能向心力，因為同事間會因完成工作而感到驕傲與成就價值感，這樣的感覺很棒！可不是嗎！。

(3)「共好」發威，團隊中同事默默肯定自己的價值

a.松鼠的精神

在每個專案開始的前期與中期，專案經理便開始推動松鼠的精神—讓每位同事肯定每樣工作的價值。那怕是零星看似重複性高的階段性例行工作，也要堅持！雖然會花上不少時間，但結果都證明著這是非常值得的，因為要在「重複性出錯率所耗去沉默成本」與「準備好後再進行」兩者之間，我們不再拿石頭猛砸自己的腳，寧願多花上一些人時在解說上相信這對專案是比較好的。

b.海狸的分工

當完成第一階段的共識，緊接著我們將專案流程展開成一系列WBS工作包。不多做也不漏掉任何一件工作包，成為我們SOP流程的精神！在每次專案會議中，團隊只要清楚說明每個工作子內容，那問題就單純許多了。我們很快就發現如何對專案進展最有利的要求下，彼此何時該分工與何時要合作的調整性是關鍵之一。如何在第一時間內下指導棋，來自於良好的團隊默契與溝通方式。PMI說的很有道理，PM必須是要花上80%在溝通上。

c.野雁的天賦

隨著專案人員的成長，總有些時候我們會希望讓團隊某些成員有機會展露自性的機會，因此公司發展了特別的專案績效獎金制度。就像野雁飛行時當第一隻領頭雁累了，後頭的同伴會高聲呼喊予以鼓勵，有時甚至在有默契下換個位置，專案獎金就是秉著這份精神設置的。〝這次的專案你幫我，下次我會加倍回饋你〞的氣氛便會一直延續下去。

四、結論

很感謝長宏讓我有機會一探PMP的魅力與感受到這份力量，也感激公司PMP的領頭雁，感謝他們將專案管理的觀念很勇敢的帶進來，激勵後來者的我，也感謝公司讓我們PMP們有機會實現PMI的專案管理觀念，並啟發我們對專案不一樣的認知與視野。

作        者:張建鈞,PMP

作者介紹:現職-澄毓綠建築設計顧問 協理 建築師，是一位熱愛環境有志改善台灣住宅建築的青年，並投入台灣綠領協會。

如何在沒有專案管理文化組織中推動PMP心得分享

在學術研究的單位當中，助理之間沒有位階職權之分，是屬於弱矩陣的組織架構，在這種薪資和專案經驗較難平衡的架構下，其實很難有專案經理的指派，因此在這樣的環境之中，要以 PMP 的手法進行專案管理是有相當大的困難度的。首先，PM 授權不夠明確，在進行專案時往往都會產生誰才能做最後決定的問題，因此許多決策，在專案團隊彼此間誰都不服誰，或沒有人敢承擔責任時，專案進度就會延遲，因為需要等更高職位的主管進行決策才能再往下執行。再來，資源調度上也會產生與其他外部資源溝通時的障礙，對外部資源來說，唯有上司的指派才是指派，平行的助理是無法調動其他部門的資源的，因此在執行專案時，往往都會造成專案時程的延遲。

雖然在這樣的組織之中很難以 PMP 的手法來執行專案，但每一次的專案進行時，我仍然會適當的將 PMP 的手法，以另一種樣貌呈現在專案團隊以及相關利害關係人之中，盡量避開專有名詞，強調專案細節的重要性以及整體流程控管對專案執行的優勢，讓專案團隊能夠依循這樣的方式進行專案開發；在遭遇每個重大決策時，依照實際狀況進行分析，確保決策正確性，並且將重大決策依循溝通管理之中訊息發佈的方式通知相關利害關係人，讓資訊透明化；除此之外，執行過程中，也要鼓起勇氣承擔風險與責任，PMP 的手法有價值之處就是讓人在執行專案時有所依循，並且能夠獨立承擔責任，即使犯錯，也要將過程如實記錄，做為Lessons Learned的資料，一次又一次的進步，讓專案執行一次比一次更加完善。

在這樣的環境之下，每一次只要有不同的專案進來，其實都讓我有機會能夠將自己在長宏所學到的 PMP 手法潛移默化的植入每個專案之中，依照每個專案的大小來調整專案的整體架構以及規劃範圍，但又不脫離五大流程，且將相關專案流程知識一點一滴的分享給專案團隊，或許不是以正規的方式在執行專案，但卻同樣能讓整體專案在一定的掌控範圍內執行完成，過程都很辛苦，因為雖然不是專案經理，但仍然要像個 PM 一樣苦口婆心的進行溝通並且解釋為何要用不同的方式進行開發，並且每項文件、成果都要紀錄成冊，做為 Lessens Learned 的參考，從考上 PMP 到現在，已經兩年多，組織中已漸漸習慣如此的專案執行方式，是十分讓人感到欣慰的地方。

以上經驗，提供給其他人做為參考。

作        者:陳羽書,PMP

作者簡介:陳羽書，東吳長宏第22屆學員，並於2008/11/18正式成為PMP的一員。現職:中央研究院資訊所產品企劃專員

<以下文字同DM>

 

支持國片條款: 即日起國際專案管理師(PMP)免費培訓



當國片遇上了專案管理

原來變形金鋼導演-麥克貝早在電影拍攝時已使用專案管理手法!! (變形金剛參閱網址:http://mike0123783.pixnet.net/blog/post/25653903)

近期國片興起，國片的進步讓越來越多人走進電影院看電影、支持本土電影，甚至讓看電影變成了生活中的一部分。電影人對電影產業的努力與付出，應給予掌聲及支持。

經由PMP(國際專案管理師) 群組觀察發現，目前台灣的電影已邁入方法論時代，無論是行銷手法或是製片的過程都和過去有很大的不同，如:經費來源的控管與整合或是為影片宣傳的造勢活動，都能從中看出專案管理的思維如已應用在電影產業。因此，為讓電影產業能在專案管理的手法下達到效益最大化，長宏專案培訓機構特發起國片PMP免費培訓之公關條款，若您是電影界的關鍵人物，歡迎您成為PMP的行列，相信透過專案管理的與電影的結合必能激起更多更精彩的火花!!

2.2.1 支持國片條款：

凡國片賣座一億元以上國片的董事長或總經理(電影公司)、專案經理、監製、導演、編劇或主要演員(有刊登在宣傳海報上)，來長宏上課不收課程費用(原價NT.32,500)。

有效期限:即日起至2012年9月30日止。

**因應工作性質可申請TKB數位學堂PMP課程。(http://www.tkblearning.com.tw/web/index.jsp)



公關申請網址:  http://www.pm-abc.com.tw/PMPPublic.asp

長宏志業三年內無償培育1000位高階PMP，提昇台灣國際競爭力。

大學教席及上校各200位；國家技師及公務主管各300位。