rogersnotes 20120315:專案管理於人力招募專案上之應用

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專案管理於人力招募專案上之應用

對於人力資源管理部門而言，選育用留四方面，需要花費最多時間與人力的應該是在選才的招募這一塊領域，無論是知名企業或是一般公司行號，在招募上都會遇到相同的問題，人總是找不夠以及總是找不對人。就算是已經在各家人力銀行上面刊登徵才需求，還是無法解決招募不足的難題，也因此針對企業需求，我們發展出個別化的人力招募專案的模式。

客製化的人力招募專案，已經有明確的利害關係者，也就是有迫切需求的企業人資部門，最重要的一點是在發展專案章程之前，要與利害關係者花不少的時間去釐清招募的想法與求才條件，藉由高層次的需求先確認專案的可行性，包括此類求職者目前在就業市場中的數量以及招募時間的急迫性是否能在預計的時間內招滿所需的人才，如果連高階需求的評估都是窒礙難行，那專案會直接進入no go的決定。

然而，我們對於客戶最重要的價值在於提供total solution，通常預到這種情形，會先跟人資部門提出建議，需要開出較優惠的薪資待遇與福利，或者是放寬求職者本身的條件，但窗口通常會以我們主管不會同意這類答案回覆，這是就要順勢要求是否有機會跟主管洽談溝通，找到正確的利害關係者，才能讓專案執行的更順暢。

確認專案可行後，範疇管理中的蒐集需求，定義範疇與建立WBS在規劃階段中扮演相當重要的角色，必須明確的確認此專案的招募需求，以及訂定合理的專案範疇，千萬不可鍍金，否則在讓專案的失敗性提高。之前就曾經遇過ㄧ個案例是高層先談好，但是因為沒事先做好可行性的評估，在初步合作洽談時開了一個到談人數很高的KPI，是很難可以做得到目標。因此，合約簽訂之前，就透過蒐集需求數據呈現讓客戶瞭解，一個是原本初步提出的KPI，需要多花一個半月到兩個月才能達到，一個是能達到的到談人數，且能符合客戶需求的合理範圍內重新提出，並且保證能在專案時程內完成，在簽訂合約前說服客戶，才能確保專案的成功性提升。

此外，此類客製化的專案中溝通管理與人資管理很重要，除前述所提的促成專案執行的利害關係者之外，因為人力招募專案的對象是求職者，所以被歸納在專案內的利害關係者是相當多的，溝通管理規劃溝通與發佈資訊就顯得相當重要，須讓每個專案團隊角色清楚知道自身的R&R，以確保資訊發布的流暢性，並有效管理利害關係者的期望，對專案團隊而言，不僅僅只有請我們執行招募專案的客戶是重要利害關係者，每一位接受電訪的會員也是我們的重要利害關係者。

人資管理上，因應不同專案需求而成立專案電訪團隊，除須具備一般電訪人員的基本要求，也須因專案性質不同再加以訓練，包括須先擬定一套專案電訪話術提供電訪團隊練習，在開始電訪後也須要求團隊根據求職者的回應製作Q&A來修訂話術，再做逐步完善的工作，讓專案的執行能更加順暢，已達到專案預期的目標

最後，根據不同的客製化招募專案成果，會將各種模式在結案後做一個L.L.，透過L.L.去找出每個專案的優缺點與適用範圍，並發展出幾套不同的專案模式在之後的合作提案上提供客戶做參考，再有機會做到類似的專案，在規劃與執行上就會輕鬆許多，也能透過L.L.辨識出之前的缺點作為後面專案的辨識風險的重點，更能夠在舊有的專案模式架構上在發展出新的專案模式，透過專案管理的手法讓人力招募專案執行上變得更容易，也讓這類專案有更多的可能性與發展性。

作者：張舜傑 ,PMP

作者簡介：張舜傑，8年以上專案執行與管理經驗，曾擔任花博天使生活館專案經理，負責包括營運，展覽，正式員工及志工招募,訓練與管理等專案。現服務於人力銀行專案部，負責專案徵才，人才培訓及就業媒合。

裝潢業之專案管理

現今之裝潢業，它的性質屬接單式生產方式。亦因顧客的需求與滿意度不同而造成每次施工都屬專案式生產模式。而且顧客需求與滿意度亦隨著資訊科技之發達而造成客戶之要求提升。因此，如何達到客戶之所需，成為裝潢業首要的課題，本文將運用專案管理流程以及配合各種管理工具技術，來達成客戶之所需。

裝潢業其營運模式為：業務或設計師之接單>溝通>設計> 購料>加工>整體裝潢。過去此一產業的整體流程並無經過專案管理之方法論之置入措施，常常造成很多方面不必要的損失及風險。諸如，合約與客戶之需求不同、範疇漫延、工作內容與合約相左等問題，輕者陪錢了事，重者訴諸法律。倘若能在此一行業導入專案管理等相關流程模組與技術，將會使此一行業營運上除了可以事半公倍外，更能因有體制地將知識傳承且管理。

而且在專案管理制度導入方面，個人認為應該配合專案管理軟體來執行。因為專案管理過程中的專案起始、專案規劃、專案執行與專案監控、專案結束等五大生命週期中的相關文件表單之騰寫、記錄、複製、以及彙總等因素，是需要一個好的資訊系統來控管與報告績效運作情形。

綜觀此一產業在導入專案管理制度前，仍須進行可行性分析。亦即此一訂單是否可以接下來。包括:財源可行性、人力資源可行性、時間可行性、技術可行性、採購可行性、政治可行性、以及成本效亦可行性等之分析。最常採用亦為最簡單之工具與技術之一者即為SWOT分析，以此將可以得到該產業之優劣勢，如此將可以判斷接單之可行性。

再來，由於該產業之產品複雜度高。因此，建議應輔以QFD技術，以找出客戶需求、技術需求；並建議應同時採用FMEA (DFMEA & PFMEA)技術，以預防與解決裝潢產品設計與裝潢過程中之失效問題。當然，同時應該接著展開其工作分解結構(WBS)來找出其交付標的與應該如何進行之工作內容。當然時間、成本、品質、人資、風險、溝通與採購，等知識領域此時亦應該要加進來加以展開。此外，由於此產業係屬加工業，因此，生產管理與構型管理將是一定且必備的知識領域一定刻不容緩地應該加以納入規劃。諸如：排程、派工、與工程變更等管理都是此一產業必備流程。

運用以上各項技術，來解決此一產業在各方面所需面臨之問題，期能減少各項成本、增加效能產益，同時減少不必要的資源浪費。而且，一個專案的有效率的規劃與管理，輔以工具技術之採用，將能收速效於流程之中，此絕非一成不變地依傳統經驗模式來進行而能達成。綜使達成亦較難有經驗學習之效。

總言之，倘若裝潢業的營運過程，係透過專案管理模式來運作，相信將會是最有效率、最省時間、最省成本而又有最大利潤的營運模式。

作者：黃靜蓮 ,PMP

作者簡介：作者畢業於清華大學工業工程與工程管理學系研究所博士，現任龍華科技大學工業管理系副教授，曾任高級會計員、稽核室代理主任、企劃員、擁有IPMA D級、ISO 9001 LA，ISO 14000 LA, TS 16949 LA, TRIZ Level 1, PMP等多張證照，目前為TPMA 之IPMA D級以及法國貝爾ISO 9001內稽種子講師。另外，亦有參與多項與實務有關之產學案之執行。

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