rogersnotes 20120412:臺北茶花展專案管理實務經驗分享

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臺北茶花展專案管理實務經驗分享

前言

茶花為茶花多在冬至春季開花，但其枝葉不同於其他植物，總是亮麗的昂然屹立，枝稍上的花蕾，也為蕭瑟的冬季，點綴美麗的花朵，葉濃綠而具光澤，品種多達上萬餘種，園區內的茶花自11月開放至翌年4月，不同品種次第盛開，花色有雲斑、條斑、暈染各式變化及紅、粉紅、紫紅、桃紅、玫瑰紅、白及較為罕見之黃花等花色；花型則有嬌小可愛的單瓣及雄蕊變異為團狀花瓣的唐子品種，也有像是玫瑰及牡丹般重瓣且大型的花種，繁花似錦，美不勝收。另外還有一個特別之處，茶花常常會產生「枝條變異」的情形，同一株茶花的不同枝條，有時會開出不同顏色的花，而在公園處的花卉試驗中心為我國茶花發源之濫觴，茶花品種及數量眾多，故經常在每年1月-2月間舉辦茶花展。本人亦曾服務於此，今將把花卉展覽其中之茶花展覽之專案管理經驗提供給大家，並請不吝指教。

一、功能性組織架構，專案協調多在單位成員之間

機關在舉辦花卉展覽專案多由一個單位負責，較少有為特別任務專案成立臨時編制小組來整合，故以功能性組織為主，單位主管就是專案經理，單位內成員即為專案團隊成員。因此溝通任務變成較單純，只要專案經理向處長簽報茶花展活動核准後(即專案章程)，專案即啟動。

利害關係人除了單位內長官及各功能經理外，對外尚有就是各地方的茶花學會。關係相對較單純。

二、茶花展開幕階段個人角色與責任(R&R)及溝通管理

茶花展開幕當日要邀請市府長官蒞臨指導，數月前即需簽報長官預留時間下來，而這時就必須把正確的訊息傳達給長官知道，例如茶花背景資料、茶花展規模、茶花展參加人數、茶花展主題等等。而雖然溝通管道較少較為暢通，但專案經理仍與單位內成員必須明確以互動式溝通來確定訊息是否有正確表達，重覆任務敘述、肯定的肢體語言、把個人角色及責任定位清楚，誰負責麥克風、音響，誰負責茶花展場地佈置，都交待一清二楚，讓任務一目瞭然，良善的規劃溝通，自然將來的衝突減少許多。

三、獲得茶花盆栽過程的風險管理

除了花卉試驗中心內的眾多茶花外，尚須向新竹茶花學會商借茶花盆栽來展覽，因此，雖然沒有風險管理計畫書，早就預想及列出商借過程會發生之風險，有風險登錄表之雛型；舉例來說，如設想到茶花盆栽生長不良、茶花不願借展、茶花運送過程損壞、茶花展覽過程遭破壞、茶花發生病蟲害、遊客破壞、或茶花不明原因死亡等等，把這些可能發生原因列出後，並排序可能發生之機率及對茶花展的衝擊，經由單位成員分析排序最嚴重影響輕微者，制定風險回應，如果可以規避就規避，或做出減輕、轉移的應變計畫方案，以促成對於茶花盆栽借展順利。

四、結語

其實茶花展專案管理尚有其他的問題，而上述事件是以柏拉圖分析後，我認為在負責推動的業務中，佔最重要的關鍵三個因素，若能加強改善上述因素，在辦理展覽上，以更圓滿，辦理茶花展我學到這些經驗，希望也可以提供日後辦理類似活動人員或單位參考。

作者：陳均宏,PMP

作者簡介：陳均宏，於2012/3/27正式成為PMP。目前擔任臺北市政府工務局公園路燈工程管理處園藝工程隊副隊長。工作經驗17年，專長為綠化工程、公園管理維護工作。

法學英文書出版之專案管理實務應用

上PMP課程之前，我的目標只是把考取PMP當做個人證照的榮譽取得；但是正式完成課程並通過PMP資格後，我發現PMP不應只是死背九大知識領域，它是需要經過內化，是要能靈活運用在日常生活中，以我日前規劃出版的法學英文一書，即可得到印證及效率，以下本人就以五大流程與九大知識領域，做一簡單的分析思考：

一、起始階段

專案的產生是由下列需求而來：問題、機會或營運需求。當出版社有一想法欲出版供國家考試考生準備之科目「法學英文」書目，找我商討合作事宜時，「機會」便是來臨了；專案的起始是五大流程中最重要的，它包含了發展章程、辨識利害關係者、「定義」範疇、交付標的、里程碑…等等；其中，蒐集分析利害關係者需求以及分析專案的假設與限制，更協助我對於要如何完成該書目的計畫更加明確。我知道我的利害關係人大部份是準備國考的考生，範疇及交付標的主要是針對考題的準備特別是考古題的蒐集與專業法學案例，而里程碑應設定：初稿完成、審核修訂二稿完程、付梓送印三階段。其時程限制應於年中結案（因為此時多係大學生畢業的時點，也是他們決定是否要投入國考或工作的準備評估）。

二、規劃階段

要如何完成「法學英文」一書是一連串繁複的過程，定義範疇展開專案，分解術便是一個很好的TT，首先應先建立工作分解結構，以協助自己有效控制專案時程，工作包諸如：架構設計及法學分類、蒐集近十年考古題、搜及歐美著名案例等等。

三、執行及監控階段

因為有具體的規劃，所以執行起來便不會感到無所適從。

此階段是耗費成本最多的階段，為了蒐集上述資料及採編，「機會（時間）成本」便要加以考量，例如為了盡快完成搜集匯整資料的時間，就必須犧牲與家人共遊的相處時間。此外，別以為撰寫書目是不會有甚麼風險的，如果遇到電腦當機或是國外歐美法學案例資訊系統網站關閉維修，就必須要有風險回應策略，以避免延宕交貨時程。當完成工作包後，便要交給出版商驗證範疇，看看是否符合允收準則而達到可接受性。

四、結束階段

最終產品、服務或成果轉移，交付給出版社「法學英文」內容的電子檔案；並完成專案結案之行政程序：1.結案與結束文件應包括智慧財產授權的契約簽訂；2.gogogo決策（考量是否還要繼續與出版社合作製作另一考前衝刺分析書冊）。3.彙建LL及專案檔案。

綜上運用，PMP是不是一個很有用的工具呢？PMP不應該被視為一個嚴肅的學習課題，它運用的範圍是很廣泛的，可以無時無刻存在於你我生活當中，我很高興我能學習到這麼好的知識，也期待能有更多的人能認識到它！

作者：劉遵萱,PMP

作者簡介：劉遵萱，曾留學歐洲並參訪研究各重要國際組織，專業橫跨商業法律、勞工關係與政治外交，獲有三碩士及研究所學位，通過國家考試，目前在政府部門從事法制實務工作。

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期待已久的2012夏季刊專案經理雜誌已正式上架，感謝來自各界讀者的支持與鼓勵!!

第四期專案期雜誌第一次採雙封面故事：賽德克･巴萊 及 兩岸當代專案管理大師交鋒

專案經理電子雜誌共支援八種載具：iPad版、PPT版(Mac及PC)、Blog版、iPhone版、Android版、Windows手機版及平板電腦版。

歡迎馬上下載第四期專案經理雜誌PPT版：

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