rogersnotes 20120510:以專案管理流程淺談國際研討會籌辦工作

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以專案管理流程淺談國際研討會籌辦工作

對於一個大學教師而言，最常接觸的專案，除了以本身專業所承接的產官學計畫外，就是舉辦學術研討會了。以下就專案管理五大流程的角度來談談辦理學術研討會應該注意的幾個地方。

一、起始流程

辦理一般國內學術研討會與大型國際研討會在時間安排上差異性很大，前者從發佈研討會訊息到開幕可能只要兩個月的時間，而後者可能在一年前就已經開始Call for papers了。在擬定專案章程時，應就研討會的規模，設定適當的重要里程碑：發佈研討會訊息、初稿截止日、審查結果通知日、定稿截止日、報名截止日、研討會開幕日。

在研討會專案剛開始，大部份的利害關係者還無法確定，這是因為所有的投稿作者、演講者、session chair等均尚未產生，而這些人卻是研討會最重要的利害關係者，必須在後續流程中逐步完善。不過，爭取國際性組織、政府主管機關、相關企業等贊助人及協辦單位，則是儘量在起始流程就要開始。

二、規劃流程

擬定完善的專案管理計畫書可以讓研討會的籌備工作有所依循，提高專案成功的機率。其中應特別留意風險管理的幾個子流程，針對可能的風險擬定適當的回應策略。例如：投稿數量過少、已排入議程之重要利害關係者無法出席或臨時缺席、現場簡報或資訊設備故障、餐點短少或遲到等。

三、執行流程

研討會在執行流程應著重於溝通管理的「發佈資訊」與「管理利害關係者期望」兩個子流程。在審稿、安排議程等過程中均需要不斷地與作者、審稿人、演講者、session chair等利害關係者進行溝通，一方面確保利害關係者及時得到相關訊息並符合主辦單位在稿件格式、註冊繳費等方面的要求，另一方面亦可了解利害關係者在時間安排、場地設備、交通、食宿上的特殊需求或期望，並妥為安排處理。

四、監控流程

在監控流程需要特別留意的是「管理採購」與「監控風險」兩個子流程。研討會相關的印刷品、論文集光碟、文宣旗幟、贈品、餐宴與茶點、場地租借、交通車安排等工作項目大多是以外包方式處理，應與外包商仔細核對確認交付內容、時間與數量有無錯誤，確保採購之商品品質符合要求。另外，一旦發現有風險發生了，應立即採取適當的應變措施，以使研討會能繼續下去，非不得已，不要延後已設定的里程碑。研討會開幕後，工作人員應隨時監控現場狀況，任何有關人員、設備、議程上的異常狀況，應迅速通報並指派相關負責人在最短時間內進行妥善的處理。

五、結束流程

一般而言，有制度的研討會大多每年或每隔兩年就會舉辦一次，而多數的文件範本等資產是經稍加修改即可重覆利用的。因此，在研討會結束後應妥善地進行組織流程資產更新，以提供下一次籌辦研討會的參考。若能將研討會的相關計畫、文件、信函等進行妥善整理，更新組織流程資產，將可大幅減少下一次籌辦研討會所需投入的時間與精力。

第一次舉辦大型的國際研討會是一項極富挑戰性的工作，但若能導入專案管理的技巧，就不會發生忙中有錯、焦頭爛額的情況了。而且有了第一次的經驗，下次再舉辦國際研討會將是輕而易舉的事情了。

作者：薛哲夫,PMP

作者簡介：薛哲夫，民國94年於國立中央大學土木系運工組博士班畢業，曾任台北捷運公司副段長，現任清雲科技大學行銷與流通管理系助理教授，具多年執行國科會計畫經驗及發表多篇SCI、SSCI收錄之國際期刊論文，並於2012年3月通過PMP認證。

花博官網專案實務分享

前言：

每個人的生活都會接觸到專案，從學生時期的研究報告、畢業專題到工作時期的個人外包CASE、公司內外部專案、政府專案到現在正持續進行著花博國際性專案延續到花博公園等…這些都是專案，只是類型、大小、難易的不同而已。

國際花卉博覽會就是屬於國際型的大專案，在花博期間我主要是擔任花博官網的維護及管理，所以本專案的實務探討就以花博官網為主題來作討論。

時間管理：如期完成應完成的事項

花博官網主要分為三階段，分為建置期、試營運期及營運期，而因花博官網是委由廠商建置、功能性的運作則由廠商做維護；總部人員則負責做內容維護及發佈訊息，故當官網功能發生問題時，如何請廠商依照優先順序來處理，(緊急且重要、重要不緊急、不重要但緊急、不緊急又不重要)時間管理的編排，則非常重要。

一、定義活動：定義專案的各項活動，包含確認計畫應完成執行的工作並記載在文件。

在花博官網第一階段的建置期主要是將網站做初步的規劃，去瞭解初略的架構，利用湧浪規劃法的方式逐步完善的定義網站的架構，並用里程碑的形式表示來定義，之後才慢慢發展到試營運期的網站階段。

二、排序活動：誰先誰後？誰等誰幾天？確認活動之間的前後邏輯關係，畫成圖才清楚。

當發展到試營運期的網站階段時，其網站架構就必須漸漸有雛形，而這階段也就是要強力行銷花博，並推出全新改版的花博新版官網，同時也推出「線上花博」搶先體驗版(註：利用順序圖示法的方式，以SS關係來表示)，結合虛擬化技術與互動模式，透過「線上花博」可以完整呈現每一個園區裡每一個展館的庭園佈置與建築設計。

三、估算活動資源、估算活動期程：以可以如期完成專案來估算活動需要什麼資源﹝人、設備、材料﹞、多少資源及何時需要；以可運用的資源與數量估算完成每個活動需要多久時間。

而到了營運期的網站階段時，所需投入的人及數量皆會增加，相對的在執行網站內容的宣傳時，就要評估時間、資源及能力，這時可透過組長或主管針對花博官網行銷的亮點活動，來進行工作的分配，而本期花博官網及線上花博網站除持續加強花博之行銷宣傳外，並配合花博期間各重大活動以突顯式的進行宣傳，並利用重大活動(如破百萬活動、或各節慶慶祝活動)於官網公佈訊息及活動相關內容的發佈。

四、發展時程：依計畫將專案工作的工期展開成行事曆。

在營運時期的網站階段，這個階段是反覆行銷宣傳網站的過程，由於所投入的人及數量增加，這時的工作量也是達到高峰期，所以在每個團隊中即會訂工作進度表，將這些團隊的工作內容展開來瞭解每個人應做什麼事或需加強行銷哪些事情，以達到高度利用重點行銷。

五、控制時程：隨時掌握進度狀況，確保專案如期完成，若有未達成目標者，要改善。

花博官網在運作時，偶有突發之資訊系統問題發生時(如：平臺不穩、版型有誤)，必須緊急因應，這時必須瞭解問題的嚴重性，何時作處理，並隨時掌握進度狀況，隨時立即改善，以達到即時問題處理，提昇網站的宣傳行銷效能

結語

如經花博已結束，但其成功已為人津津樂道，一個大型的國際專案不外乎每個人的努力執行，考驗著團隊、管理者的經驗及緊急應變能力，透過不斷的演練也才能達到這次成功的花博，為了能讓花博永留存，後續的花博公園也延續這個經驗繼續經營下去，持續接受考驗。

作者：王雪宏,PMP

作者簡介：王雪宏,PMP曾任教學設計師，現任花博公園網站管理師。成為PMP之後，於專案實務中，善用專案管理手法在工作上。並將專案管理之好處及知識共好給更多的人瞭解，讓其他人也能清楚明瞭PMP專案流程。

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長宏PMP們：

大家好，感謝各位對專案管理及rogersnotes的支持，現在全球企業盛行的管理語言-專案管理，是目前各大企業及政府最需要的利器，透過專案管理的協助，改善企業及個人在工作上的效率。目前，長宏在每週發出的rogersnotes電子報裡，實務文章的專欄所剩不多，若您願意一同響應「知識越分享就越富有」，或是對專案管理有興趣，歡迎您一同投稿喔!!。

文章徵稿說明

身為長宏PMP的好處就是可以從長宏取得換證的資源，而「實務文章投稿」就是其中一種方式。事實上，當您考上PMP後，每三年需要換證一次，而換證的來源，就可以藉由自我進修或是將PMP手法應用在實務上，而長宏在這方面將提供「實務文章分享」機制，藉由PMP在職場上的經驗，用800-1000字不等的敘述，撰寫成實務文章，藉由長宏公司創辦人周龍鴻,roger的審查後，即可獲得10小時的eLearning線上學習課程，讓您在換證上更為便利，且投稿次數不限，身為長宏PMP的您，趕快至PMSuccess系統上使用喔!!

投稿地點

PMSuccess-->PMP教育訓練與發展-->考上後權利-->專案管理實務文章分享

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文章類型不侷限於哪一類別的文章，只要是考上PMP後，運用PMP手法於工作實務、生活應用皆可喔!!

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2012年長宏支持國片條款，讓專案管理走入新的世界!!

<以下文字同DM>

支持國片條款: 即日起國際專案管理師(PMP)免費培訓

當國片遇上了專案管理

原來變形金鋼導演-麥克貝早在電影拍攝時已使用專案管理手法!! (變形金剛參閱網址:http://mike0123783.pixnet.net/blog/post/25653903)

近期國片興起，國片的進步讓越來越多人走進電影院看電影、支持本土電影，甚至讓看電影變成了生活中的一部分。電影人對電影產業的努力與付出，應給予掌聲及支持。

經由PMP(國際專案管理師) 群組觀察發現，目前台灣的電影已邁入方法論時代，無論是行銷手法或是製片的過程都和過去有很大的不同，如:經費來源的控管與整合或是為影片宣傳的造勢活動，都能從中看出專案管理的思維如已應用在電影產業。因此，為讓電影產業能在專案管理的手法下達到效益最大化，長宏專案培訓機構特發起國片PMP免費培訓之公關條款，若您是電影界的關鍵人物，歡迎您成為PMP的行列，相信透過專案管理的與電影的結合必能激起更多更精彩的火花!!

2.2.1 支持國片條款：

凡國片賣座一億元以上國片的董事長或總經理(電影公司)、專案經理、監製、導演、編劇或主要演員(有刊登在宣傳海報上)，來長宏上課不收課程費用(原價NT.32,500)。

有效期限:即日起至2012年9月30日止。

**因應工作性質可申請TKB數位學堂PMP課程。(http://www.tkblearning.com.tw/web/index.jsp)

公關申請網址: http://www.pm-abc.com.tw/PMPPublic.asp

長宏志業三年內無償培育1000位高階PMP，提昇台灣國際競爭力。

大學教席及上校各200位；國家技師及公務主管各300位。

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