rogersnotes 20120705: 會展的專案管理-以研討會議為例

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會展的專案管理-以研討會議為例

近年來會展產業已成為國內外當紅的新興產業，會展是以會議和展覽活動作為發展機會的手段，通過舉辦不同規模、多層次、多種類的會議和展覽，可獲得商流、物流、人流、資金流、信息流、創造商機等效益。會展的舉辦本身即為一典型的專案，應用專案管理之觀念與方法，將有助於提升會展的績效。本文將一個人舉辦研討會之經驗，應用PM中五個管理流程的觀念，進行會議專案管理的初步探討。

一、起始流程

1.於此階段，應先確定會議的目的、相關利害關係人的期待、預算及相關資源限制等，以評估本會議專案的可行性、目的與需求。

2.初步確認可行後，計畫主持人(專案經理)即可透過取得章程(如研討會議的主辦權或會議核准函)，以確定專案執行(會議舉辦)的授權。

二、規劃流程

1.依會議之目的與需求，評估與選定合適之執行方式、時間與地點，據以規劃會議流程及擬定會議執行計畫書。

2.將會議依據執行程序(如分成[會議前]、[會議中]、[會議後])，由上而下透過WBS拆解成可管理控制的工作項目。過程中可參考相關案例，或由主要專案團隊成員大家一起腦力激盪，以激發出創意之作法。

3.分析每個工作項目之內容、資源需求、費用需求、工作時間等，以確定專案(研討會議)的成本與時程規畫，並製作各項工作之查核表，以作為執行與監控時之掌控。

4.並透過專案團隊人員分組(OBS)與工作項目的權責分配，確定每個工作項目皆要有人負責(一個蘿蔔一個坑)，並製作權責指派矩陣，並須有工作代理人及機動支援人員的配置。

5.此流程亦應規劃哪些工作由內部團隊執行(如會議宣傳、手冊製作、與會者聯繫，那些工作項目應外包(如燈光、音響、餐點等)及外包的模式。

6.工作執行計畫需考量風險及風險回應策略，如演講者臨時無法前來或交通延誤時之預備活動(如替代講者、影片欣賞等)、會場音響視聽設備故障之應變措施(如備用系統之預備)、如有戶外活動應預先規畫雨天備案等。

三、執行與監控流程

1.執行與監控流程可分成[會議前]、[會議中]、[會議後]等三階段運作，各階段須注意事項如下:

[會議前]

安排會議場地、場地布置、設備取得與測試、與會人員事前聯繫及確認交通住宿方式、彙總會議資料(演講者個人與簡報資料等)、印製會議文件(海報、會議手冊等)、訂購餐點、會議主持司儀及服務接待人員之訓練、會議流程沙盤演練等。

[會議中]

工作人員的掌握(是否依計畫就位)、核對會議人員報到、有效控制會議的議題和進程、有效控制會議成員的行為、紀錄會議程序(文字記錄、影音紀錄)、突發狀況的回報與處理、餐點提前確認等。

[會議後]

與會人員的交通接送、復原會場、收拾與歸還器材等。

2.執行與監控之關鍵在於如有事先妥善之規劃、依計畫執行並隨時確認各項工作執行之狀況與績效。

四、結束流程

1.經費核銷及外包合約之結束。

2.紀錄整理(包含活動文字及影音紀錄)、製作結案成果報告

3.召開檢討會，以作為經驗學習。

4.並呈報有功人員、感謝相關協辦單位。

5.會議重大結論的後續推動事宜之移轉。

會議的舉辦成功與否，呈現於會議目的之達成度及與會者之滿意程度，會議專案管理中各流程的用心與貼心將是會議成功的關鍵。

會展產業為一新興產業，急需專業人才的培訓，而一個會展的主辦人(專案經理)除應對會議舉辦應充滿正向願景的熱情外，並需具有領導能力、策劃能力、適應(應變)力、組織能力、溝通能力、預算控制能力、人事管理能力、市場行銷能力等，其這些能力亦為一專業之專案經理必須具備的能力，因此，會展產業未來亦將是專案管理可以盡情揮灑與推廣的空間。

作者：劉馨隆,PMP

作者簡介：目前任職於明新科技大學休閒事業管理系，學識背景為運輸工程碩士與營建管理博士，並有交通技師資格。目前亦擔政府採購法與促參法甄選委員、新竹市市政顧問、新竹縣道安委員、竹北市市政顧問與都市計劃委員等多項公部門服務諮詢工作。目前致力於專案管理與休閒產業之應用，並為明新科技大學中華專案管理學會與中華數位關懷學會網路認證中心執行長。

專案管理在小型工程上的運用

一般印象中，專案管理似乎僅在於大型工程或大型專案計畫，殊不知專案管理無所不在，從101興建的大工程至婚禮舉行的“小”事情，任何工作皆可運用專案管理知識來解決問題。大工程與小工作其起始、規劃、執行、監控和結束流程都一樣，差別在於其複雜度如工作包數量、利害關係人人數多寡、外包廠商家數…等，本文僅以專案管理在小型工程上的運用為例。

一、起始階段

專案的開始最重要的莫過於章程的訂定，從目的、目標、高階需求、初步里程碑、預算概估、利害關係人…等，在工程界辨識利害關係人是非常重要的一環，雖然小型工程利害關係人不多，但是必須辨識出有能力做決定的Key Man，否則可能會在驗收時出現問題。在寫下這些項目後便使得整個計畫更加清楚明確。

二、規劃階段

面對各項準備工作，第一個步驟就是進行定義範疇，建立工作分解結構，將所需要的工作分解成工作包和活動，如簽約、工作計畫書撰寫、分項作業、採購、成果報告書製作、驗收….等。在規劃階段應不斷的進行溝通，確保利害關係人都了解作業內容及提出意見。這是一個將想法具體化的重要階段，當所有應完成的作業都羅列在眼前，順利完工似乎就不再那麼遙遠了。

三、執行、監控階段

經過一連串的計畫之後，緊接著就是實際的分項作業，在每日的工作進度監控時，若發現進度落後則考慮是否採用趕工的應變方法，若是其它因素造成的計畫變更則應開始展開執行整合變更控制流程，以確保作業的正確性、流暢性與品質保證。

四、結束階段

通常小型工程期限在幾週或一、二個月即結束，所以每年甚至同時會有幾個不同工程在執行，做好結束階段也是重點工作之一。工作驗收、繳交成果報告書、進行請款動作、收到業主發給的工作完工證明，最後做好Lessons Learned才宣告整個工作完成。

作者：陳俊山,PMP

作者簡介：長宏第六十五屆高雄班學員，於2012/4/6正式成為PMP的一員。國立高雄應用科技大學土木工程碩士，測量技師。

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