rogersnotes 20070510：大型企業專案管理資訊系統PMIS導入評估重點

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大型企業專案管理資訊系統PMIS導入評估重點

說明：
　　一套適合企業運行的專案管理資訊系統，隨著企業的規模、專案的複雜度、以及企業文化的不同而有所差異。尤其以國際級的企業體而言，面對著專案團隊語言、文化上的差異以及本身企業既有資訊系統的包袱，如何設計或是導入一套合乎企業使用PMIS來如期、如預算以及如質的完成專案，是一個相當艱鉅的挑戰，本文將就一個跨國企業導入PMIS的評估作討論。

評估事項：

一、系統面評估

(一)Web-Base 的PMIS系統
　　隨著Web技術的成熟以及網路頻寬的改進，許多過去系統開發的限制，逐漸的被克服，Web的應用系統目前已經成為主流。一般專案的進行，鮮少整個團隊會聚集在一個辦公室裡，如何達成所謂的虛擬專案團隊，讓專案的成員有一個協同平台，能夠在世界各地進行專案的溝通與協調並且做資訊的分享與交換，Web-Base的PMIS解決方案是大型企業必須考量的因素。

(二)多國語言的支援
　　許多的大型專案團隊，常常由不同的人種所組成。所以如何讓不同國家的人都能簡單快速的使用這套PMIS，系統必須能夠支援多國語言。一般系統的多國語言能夠區分為兩大類，一者是系統介面，二者是資訊內容，一般的跨國專案在起始時便會定義好溝通的語言，這解決了第二個問題。然而系統介面的多國語言支持，能夠幫助專案成員以自己熟悉的母語快速的上手PMIS的系統。系統是否能夠彈性快速的加入不同國家的語言檔案是另一個需要考量的因素。

(三)模組化設計與權限控管
　　專案團隊大多是由多數人所組合而成，而專案中的每個成員也都被賦予不同的角色，如高階主管、專案經理、專案成員、專案廠商、專案客戶等。如何能經由彈性的設定，讓不同角色的人被賦予不同的系統功能，並控管相關的資料權限，PMIS系統的功能設計，必須以模組化的方式才能做好權限的管控，否則未來的系統延伸性便會受限制。

(四)整合性問題
　　一般的大型企業內部會因為運行需要而建置需多的資訊系統，如ERP、Workflow、CRM、EIP等資訊系統。資訊系統的多樣化，往往會面臨整合性的問題。而就一套PMIS導入時應該考慮的幾個整合重點如下：

A.開放式平台：整合的第一課題在於系統本身是否為開放式的平台架構，如程式語言、資料庫、使用的相關標準以及PMIS平台的作業系統。如果PMIS為封閉式的架構系統，就無需討論與其他的企業內部資訊系統整合的議題了。

B.單一簽入(Single Sign On)：是否與企業內部的SSO機制整合，如Microsoft Active Directory 或是 LDAP等。

C.流程整合(Workflow or BPM)：隨著專案的進行，會伴隨著文件表單的產生，某些重要的文件需要除了專案經理外，還需要專案的利害關係人審核。企業內部是否有簽核流程，是否要整合？整合的深度要到哪裡？是需要仔細思考的。

D.員工入口網站的整合 (EIP：Enterprise Information Portal)：EIP已經成為許多企業的標準配備，許多的企業內部員工也已經養成習慣透過EIP來接收訊息。專案的進行會伴隨著許多工作的分派以及訊息的通知，專案成員、員工或企業內部的高階主管，是否可以透過EIP來得知專案的相關訊息，是相當重要的。

E.知識管理整合 (KM：Knowledge Management)：許多的企業會建立自己的知識資料庫，來管理企業所累積的Domain Know-How。一個專案的完成，帶來的除了專案的文件、以及相關的紀錄外，它還是未來企業起始另一個專案的參考以及預測指標。所以如何將專案的知識累積，來做為Lessons Learned，是非常重要的。

F.財務系統的整合：專案的成功與否與成本息息相關，專案的成本來自專案工作細項團隊的紀錄與回報。這些成本相關的資料是經由專案經理彙整還是可以直接的由財務人員進行監控或運用，則需視企業文化而訂。

二、PMIS系統功能
PMIS的功能視企業的需求不同而不同，以下為幾個大的評估方向：

A.專案的建置及整合功能：專案成員選取、工作分解結構(WBS)建置、任務分派、專案風險、專案日期、預算成本建置等。另外，是否提供專案經理建置專案的WBS的彈性，可以將一般企業最常用的Microsoft Project 所建置的專案檔案在PMIS 上做部署，並且可以達到兩邊資料的雙向同步。

B.專案控管功能：專案的進度計算、任務進度與問題回報、甘特圖，以簡易的介面讓專案經理人可以在最短的時間內掌握專案的進行。

C.利害關係人管理功能：提供不同類型的使用者，系統管理員、高階主管、專案經理、專案成員、專案客戶、專案外包廠商等，依據不同的權限提供不同的系統功能。另外可依據企業的實際需求，加入不同的角色以及權限。

D.專案協同作業功能：專案行事曆、專案文件管控、專案議題追蹤、專案事件警示通知等。

E.專案即時報表功能：提供符合企業需求的多維度報表，可讓專案經理即時掌握專案的進度、成本以及人力資源，並可根據企業實際需要，客製報表。產生的專案報表可以選擇以PDF、EXCEL或WEB列印。

F.專案績效管理功能：專案實獲值管理，透過實獲值的指標，可以快速了解專案進度以及預算的運用。

G.累積專案經驗功能：專案的模板管理，提供過去專案WBS的匯入以及管理，可快速的建置過去相類似的專案。

企業導入PMIS建議的解決方案：

一、導入PMIS前，先建置企業的專案管理制度
　　車同軌、書同文的概念對制度的導入相當的重要，尤其以跨國的企業而言，如何加速來自不同國家的人的溝通，建立相同的專案管理語言？一套符合國際標準的專案管理制度為首要課題。目前相關於專案管理的標準越來越多，如PMBOK、ISO10006等等。對於企業最好的方式，應該是遵循一套國際的標準，再融合企業本身的文化，由具有專案管理知識領域的顧問來輔助建置一套企業適用的專案管理制度。

二、PMIS系統必須要能提供程式原始碼
為什麼需要提供程式原始碼，主要原因如下：

A.PMIS與企業文化相關
　　一套適用於企業的專案管理制度，是融合本身企業的文化。對軟體的設計角度來說，尤其是對大型的企業所需要的系統，是需要做客製化的。一般的套裝軟體是無法達到需求的。

B.資訊整合的問題
　　大型企業有需多的資訊系統，尤其PMIS系統導入時，牽扯的資訊整合議題相當的繁雜(請參考系統面評估的整合性問題)，如果要作比較緊密的整合，必須擁有系統的原始碼。

C.未來系統的延伸
　　PMIS系統建置後，落實企業導入的專案管理制度，在未來因專案實際的需要而必須做修正，或是有新的技術以及模組需要導入開發時，擁有程式的原始碼才能做進一步的修正，否則對企業而言，將可能是另一項潛在的花費成本，而造成綁手綁腳而停滯不前。

三、導入團隊的資格
　　導入團隊的組合最好能夠同時兼俱制度建置的顧問能力以及PMIS系統研發能力，如果團隊本身能同時具有一套符合大多數企業使用的PMIS產品來做延伸開發則為上上之選。最大的優勢在於初期制度規劃的過程中，技術團隊便能提供必要的資訊以及建議，確保規劃的專案管理制度能夠在PMIS系統裡實現，降低企業導入的風險，縮短開發的時間。而在專案後期也能提供技術的轉移並在未來協助企業開發。

四、逐步完善PMIS系統
　　逐步完善是所有資訊系統導入時必須要注意的，尤其是攸關於公司營運的管理面系統時。導入時應由小做起，包含系統的整合以及導入的單位，初期都應該以影響全體企業運作最小的範圍開始，待逐步的修正完善之後，再將制度與系統慢慢的推廣至全企業。

總結

　　整體而言，一套適合企業運行的專案管理資訊系統，並非包山包海的資訊系統。應該是一套符合企業實際作業需要的資訊系統。基於此概念，一套符合企業需求的專案管理資訊系統是需要客製的，並且軟體本身的系統架構必須具備足夠彈性，才能快速的開發，以模組或設定的方式達成企業的實際需求。

林崇仁, PMP

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