rogersnotes 20070906：不做專案規劃誰之過

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（對話一）
經理：“小王，請你將上週交給你的那個案子擬一個專案計畫給我。”
小王：“可是廠商那邊老是沒有辦法準時交貨，其他的部門意見也是變來變去，我也沒有辦估計一個準確的時間。”」
經理：“我不需要準確的時間，但我要知道你打算怎麼辦理這個案子，你是專案的負責人員，既然知道廠商有可能會延遲交貨，就更要提早預防，方法有很多，例如透過採購合約規範、加入緩衝時間….，這是你的案子，除了你自己，還有誰應該比你更清楚，你先做一個初步規劃，我們再一起討論如何進行…。”

（對話二）
王經理：“陳經理，您這份專案執行計畫書寫得太過簡單了，我無法從中看出貴公司將如何監控這個專案，如何確保它可以準時交付，而且品質不會出問題。”
陳經理：“唉喲，王經理，我們又不是第一次做您的專案，您既然交給我們公司，就要相信我們嘛，我們會好好的做，不用什麼事情都寫到文件裡啦。”
王經理：“就是因為以前和貴公司合作過，我才更要事先仔細規劃，免得到時候咱們又要吵得臉紅脖子粗，請您還是依照合約的規定辦理…。”

您是否對以上兩段對話有似曾相識的感覺？如果問任何一個人專案規劃的重要性，大多數的人都會給予肯定的態度，但諷刺的是大多數的人卻花了很少的時間在做規劃，甚至不做規劃，或是放任專案的自然發展。為什麼多數人不喜歡做規劃，根據筆者個人的經驗，可以歸納為以下幾個主要原因：

一、避免痛苦
專案規劃是一連串自問自答的過程，例如專案有那些工作要執行、專案的工期有多長、費用多少、有那些不確定事項等等，問題出在您可能也不曉得答案、沒有經驗、沒有歷史資料可以參考，或是資料太過老舊，既然也是亂槍打鳥，不如就別規劃了。聰明的您可能已經知道這麼做的結果是什麼：避免短暫的痛苦，可能換來更長期或更多的痛苦，但將來的事，將來再說吧。

二、害怕給承諾
口頭的承諾會隨著時間而淡忘，或是到時候仍有轉圜的餘地，但一旦白紙黑字寫下來就必須負責，所以能閃則閃，這種情形在委外合約的執行中最為常見，無論再詳細的合約，甲方也不可能鉅細彌遺的寫下所有對乙方的規範事項，一旦簽約後，即使合約中已要求乙方提供專案計畫書，乙方也會儘量選擇對自己有利的方式來規劃專案，縱使甲方有審查的權利，但這時候乙方可不會像簽約前那麼好說話了。

三、規劃沒有產值
乍看之下，專案規劃除了產生一堆文件，似乎真的沒有什麼實質的產出。而且規劃就好像氣象預報，規劃得準倒還好，規劃得不準，少不了又是一陣責難，事後的解釋可能都被當作是推拖之詞。沒有規劃會出搥，有規劃還是會出搥，還不如省下規劃的時間，動手做比較實際。似乎越是技術出身的長官或是老師傅，越是堅信“just to it”的哲學，縱然您不同意，但秀才遇到兵，又能如何，不然您自己上場嗎？

四、懶惰
不可諱言的，專案規劃需要相當的時間（甚至大於執行的時間），而且需要製作相當的文件，以及經過審查、修訂的程序，免不了又是一場部屬與上司或是同仁對同仁的攻防戰，既然不是非做不可，不如能省則省。此時不論您搬出「X理論、Y理論」、「期望理論」，還是「需求層級理論」都沒用，因為沒有人會承認省略規劃是出於懶惰，而是因為在進行規劃的同一個時間，一定還有其它比規劃更重要的事要做。

五、不會或不懂得規劃
如果是不會或不懂得規劃倒還情有可原，因為非“不為”也，係“不能”也，這種情形只要給予適當的訓練即可，怕的是縱使有心，結果得不到同仁或長官的支持，最後只好落得同流合污或黯然離開。

專案規劃不是喜歡不喜歡的問題，也不必過份在意專案計畫書寫得好不好，而是非做不可的事，因為「沒有計畫，就是計畫失敗」，「沒有計畫，就沒有辦法進行監控」，如果給您一個專案，事前不用規劃、過程不用監控、事後不用負責，與個人績效也無關，您會認真對待這個專案嗎？不論閃避專案規劃的原因是那一種（或多種），但其中絕對有一項因素是：主管或公司未落實要求，或是給予同仁專案規劃不必要的錯誤認知，身為主管或是主事者，您都難辭其咎。

戴劍文, PMP
高雄捷運經理
台灣國際專案管理師協會理事

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