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社團法人台灣國際專案管理師協會
秘書長
王可帆,PMP

※點選此圖將下載88風災WBS手冊，檔案大小約105mb

300多位PMP各有不同的專長、工作時間也不相同，如何讓這300多位分散在全國各個地區的PMP能夠協同合作，共同完成這項任務，的確是個艱鉅的挑戰。

八八水災震驚全國，把長久存在於國內救災系統中的問題一一浮現出來。政府面來看，缺乏一套有效的災難管制系統與組織，能同時動員全國救災資源，包含國軍、媒體等；同時在民間體系，雖有慈濟、紅十字會等大型團體，但彼此之間缺乏有效的整合媒介，變成各自行政，又引起大者恆大、資源分配不均的現象，也正印驗了古人說：「不患寡，而換不均」的情況，像是後續媒體報導分配不完的食品、堆積如山的二手衣物也不足為奇。另外，雖然政府因應921大地震而制定了一套「災害防救法」，但中央規劃與地方落實法令之間，明顯的缺少了專案管理中強調的有效的雙向溝通與風險管理，造成這次災難發生時，地方政府無法有效執行災難防救法的三階段法令，甚至有的地方政府根本不知道有這套法令的存在，結果造成災難發生時無法有效將人民傷害減到最低，災難發生後如何進行重建工作也完全無頭緒。

運用整合能力提供救災服務

有鑑於此，台灣國際專管理師協會，從不同的角度提供另外一種「整合式」的救災服務。在八月八號之後，與該會主要志工幹部、相關顧問做初步討論及意見蒐集。接著，根據初步的討論範圍，即刻擬定救災計畫的展開，在48小時內號召了300位PMP志工，並計劃將救災計畫拆解出標準工作流程，即為專案管理手法中的WBS工作分解結構(註1)。

但是300多位PMP各有不同的專長、工作時間也不相同，而且，如何讓這300多位分散在全國各個地區的PMP能夠協同合作，共同完成這項任務，的確是個艱鉅的挑戰。

因為救災計畫具有時效性，同時資源有限無法採用實體會議等方式進行，所以在企劃初期便設定以虛擬團隊及會議的方式進行。虛擬的定義即是以網路工具如Skype、MSN等通訊軟體來做團隊之間的溝通協調。同時，為了匯整各團隊完成的專案WBS，以及達到讓外界社會大眾及專業人士加入WBS規劃作業，進行如維基百科般的自由編訂模式，協會採用了Google協同平台來做為虛擬團隊的大本營，只要可以上網，就可以進入平台參予編輯救災計畫文件。而為了達到有效的虛擬團隊運作，不致於因救災的生命週期流失而解散，協會也設定了定期的溝通會議（正式的專案會議），並且詳實的紀錄然後發佈給所有協會會員及PMP志工團隊。

如何使用WBS拆解專案計畫

透過PMP專家規劃的WBS，讀者可以清楚了解初步的計劃展開。WBS規劃出了18類的災後重建專案，例如，從最初的專家訪談，訪問了紅十字會秘書處處長陳世人；有了具體的方向後，接著擬定救災方式，決定整合重建工作重點，提供給政府部門及民間救難單位參考。進而辨識相關的「利害關係人」(註2)，哪些關係人對計劃進行有幫助，哪些會影響專案進行等，逐一列表檢視；接著運用my3Q網路資源，以意願調查的方式招募志工團隊，同時也規劃了志工的溝通管理計畫，確保與專案團隊成員能有效溝通。第三部份則是屬於計畫延伸專案，包括未來手冊使用對象、翻譯成英文供國際救難單位使用的規劃、以及如何將此計畫完成之可交付成果效益最大化等等…，以上各種方式清楚的列在WBS中，與專案團隊成員確認無誤後即開始按計畫展開。

計畫書的執行重點

依照災害防救法第36條中的重建相關辦法，同時加上土石流災害預防及遷村規劃等新工作項目，共計18類重建專案讓各組依照成員專業領域自由認養編寫，原則以每項重建專案至少由兩個組別認養以降低寫不出或逾期的風險。每組完成的專案計畫WBS，在Google虛擬平台上必須分別存檔為全體志工編輯版及組長控制版。兩者內容相同，差別在於後者係依據志工編輯版而定，唯有組長有權限編修，避免他人不小心誤刪了重要資料，也是PMP手法中的風險管理中的一項策略。

各組完成的WBS最後會由三位專業並具重大災難重建及專案管理專長的審查委員來負責做品質把關，目的在於確保呈現出來的WBS計畫書是有品質並確實可被執行的。

救災計畫的困難點

從計畫發想、啟動、規劃、執行到結案，約花了一個月，參與的人數超過300位PMP。要在這麼短的時間中，有效的整合各界的專案經理、顧問及學者教授的共識，進而達到共同的目標，是非常困難的，若非有PMP專案管理共同語言恐怕難以達成。在虛擬團隊的分組中，大家熱烈的發想、討論，其實很容易發散到不相關的領域去，但為求最終產出手冊能被政府接受進而運用，仍是要求各團隊以「災害防救法」為基底主軸去規劃即可。此外，在溝通計畫中，分別與各小組安排好固定的會議時間，每一個小組與都會經歷三次的專案會議，在專案會議之間，各組則視需要進行各自的專案會議。因成員大多皆為PMP，有共同的溝通語言，故會議一兩次後，即相當順暢，各組及可複製經驗給其他組員。

另外執行團隊也碰到了棘手的問題，團隊成員大多都是業界經理人，平常工作已相當繁重，家裡仍有親人小孩要照顧，平常要再撥時間出來討論寫計畫書更是難上加難。記得幾次的會議，一直到深夜才結束，雖然真正就寢時間已經是凌晨兩三點，但成員們為了投入這次救災行動，也都無怨無悔地奉獻出他們寶貴的心力。

實用性大於一切

歷經一個月，300多位PMP終於共同完成了一本厚達260頁的「八八水災災後重建與預防WBS專案計畫書」，按照初始WBS展開，分送給相當多的政府單位及民間團體。根據使用單位的反應，該手冊相當實用，可替政府重建單位節省相當多規劃時間，所以該手冊已在公部門造成很大迴響，例如台南縣政府已通知各鄉公所盡速閱讀了解。