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| 本週PMP分享 |
專案管理實務：企業e化導入套用PMP概念實務漫談
企業e化近年來所遭遇的問題
企業在目前的標準e化過程中，很多是由於公司體認現有資訊架構不足以應付大環境所需，而採取e化的導入或是翻新，一般而言，促使公司願意編列預算進行e化，大致上區分為以下三點。
1.公司現有e化設備或系統軟體太過老舊，現有IT技術已經不支援，或是找不到軟體廠商或維護的技術能力，或者是因為內部資訊無法整合，資料收集困難、分析不易、資料不完整等缺點，間接地更影響公司營運績效以及阻礙公司成長。。
2.公司面臨外部e化需求，如上市櫃申請，需經由OTM進行公司帳務查核，或是潮流所需，如ROHS第一階段針對台灣電子電機業，要求第二層或第三層 supply-chain supplier進行系統e化透通。
3.公司面臨微利時代來臨，過去可能因技術或寡占市場可獲得高毛利(1983~1999 台灣證交所系統及所屬終端機服務)，隨著市場開放或是技術門檻降低，公司逐漸須面臨轉型或是改為精算成本賺取管理財。
而目前企業在主導公司e化進行的策略上，很多是採取由現有公司內部人員拔擢或推派各部門主管組織e化評估小組，並提出e化評估計畫，以彙整公司整體營運需求，提供各系統軟體廠商RFP，再由各系統廠商提出Solution及Proposal，進行評估後，即進行議約議價，簽約導入的程序。
但觀察過去10年來，每家公司的e化評估，很多評估報告是依據demo階段，各部門key-man對於demo方式的滿意度及當下對於solution接受程度進行評分，對於簽約後軟體系統導入時所發生的落差(客戶期望值與實際值落差)，常常導致企業e化最終無法結尾，造成軟體廠商與企業兩敗俱傷。
為克服上述缺失，基於評估過程無法明確確保資訊系統廠商所提供的Solution是否為企業合用，很多企業朝向契約談判手法以保障自身權益，常見的作法如包案，預留尾款，Fix Price機制，但以這種方式所執行的結果，包案與Fix Price作法，卻常導致包案就包不成功的結果，雖然契約的約束，可減少公司的損失，但整體而言，公司所投入人力物力的成本，卻是難以估計。
企業e化以PMP角度分析
因此，若是能於公司e化過程，以PMP手法進行評估，包括整體e化的生命週期(見以下範例:e化導入WBS架構)。
基本上，系統e化過程中，最重要的時期，在於前期規劃階段時期，該時期除了必須明確公司e化主要目的外，對於該如何進行e化的SOW，亦須明確加以定義，甚至，評估過程中，評估小組的OBS及R&R，就必須明確，如此一來，先確定公司真正需求點為何，大致上需要如何e化的Solution就會比較符合公司未來發展的角度，鑒於以往為客戶展示的過程中，經常發現企業主，常於demo過程太過華麗，而迷失e化的主要目的，造成建置後，與實際需求不相符的狀況時常可見。
而雖然PMBOK開宗明義Fix Price為最保障業主的合約行式，但於e化的合約形式，卻最不樂見以包案進行，這是因為e化的過程，標的物十分難以明確定義，舉例而言，若合約以ERP上線成功為最終驗收標準，那這份合約，鐵定無法驗收，因為何謂ERP上線成功，定義不下數十種，而有些企業會以產出最終報表為標的物，但執行過程究竟要該如何進行，方式又不下數十種，甚至執行過程，又可能因為成功關鍵因素條件喪失，而導致而無法結案。
也因此若以PMP手法來檢視e化導入過程，對於如系統軟體的導入，在標的物無法明確定義的狀況下，個人比較建議，範圍僅可能談清楚後，標示於附約中，但要預留管理及應急儲備金，另外訂立雙方互惠的合約，萬一發生時程delay或成本的超支，超支或時程上的部份可要求雙方共同承擔該責任，如每over軟體廠商所預估的consultant 時數，每小時要以原價1/2定價，Over時程達1個月，再以1/3的方式計價，客製化的部分亦相同，藉由這些方法，讓軟體廠商及業主雙方都能在合理範圍及成本下，盡速要求上線。
最後再針對，導入過程的掌控，以PMP手法討論，如同WBS編制的邏輯一樣，在導入之初，必須先請軟體商提供針對業主導入及規劃的架構說明，該部分同樣要經過細部分解，並設定每一階段的milestone及驗收標準，須與軟體商討論協議，千萬不可完全依照軟體廠商的編排方式，因為或許軟體廠商擁有相當多的e化經驗，但不是每種行業別都適用於同一種導入的Domain know-how，另外對於執行階段的軟體廠商代表(如顧問)，必要時可以進行interview，OBS裏輔導e化的團隊，是唯一可被挑選的單位，必須選出具備業主行業別領域的團隊，才能降低資訊落差的成本。
以上拙見，給各位參考，以PMP手法來實作資訊e化專案，必定比以往的規劃導入手法為佳，尚請各位踴躍嘗試。
鼎新電腦股份有限公司 顧問 許智豪, PMP
Email: eddiesheu@dsc.com.tw
手機: 0955230262
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| 作者 許智豪 照片 |
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