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| 本週PMP分享 |
專案管理實務首部曲-做好各項準備
孫子兵法中云「多算勝,少算不勝」,告知做任何事之前,必須先在腦中盤算清楚,越反覆思慮,越周密推算,越能贏得勝利,反之,可能事倍工半,甚至招致失敗.
PMI 對專案管理的定義:「專案管理就是運用各項知識,技能,工具與技術來規劃活動,以達成專案之要求。」，此定義簡單明瞭,但前輩之經驗告知,唯有具備相當知識技能與實務經驗,才能技巧的運用這些技能,工具與技術.由於專案獨特之性質,意味著當你著手接下專案時,可能沒有任何過去之資訊與經驗可供參考依循,同時每個專案中之假設與不確定性,對專案而言可能形成風險,造成對你能力上之挑戰.另一方面由於專案團隊成員來自不同的數個部門或團隊,甚至包含組織以外之外包廠商等,加上在大部份組織裡,專案經理對團隊成員都沒有直接的控制權,但是專案的成敗,有賴於這些人是否通力合作,為了要彌補正式權力之不足你必須張顯你的專家能力,讓團隊成員因你卓越之專業知識與能力而尊重你,同時需運用你的影響與說服力取得合作,協調不同背景,工作習慣與價值觀之成員緊密結合在一起,讓每位成員各司其職,引導每位成果著眼在專案最有利的角度思考.孫子兵法謀攻篇「..知勝者有五..上下同欲者勝」為其一,表明只要上下意願一致,並能活用自己手中的每一項資源,用之巧妙,則「卒」也有「車」之威力。
Gary R. Heerkens (PMI 專案管理研討會之成員,PMI Rochester分會總幹事1998-2001) 常提供給專案經理的一句建議為「廣泛地思考。」意指你應避免陷入人的天性,不要將太多的注意力放在你所熟悉或擅長的專案部分上,緣由是因為專案經理的工作是非常多面向的.
若以專案經理角色所應負之責任面向來觀察,最明顯的責任為專案本身,成本,時程,功能與品質目標的達成.對組織而言你的責任為堅持組織的政策,謹守權限分際,所負責的專案最後應為組織帶來有形之回報,同時身為專案經理最重要的責任之一,必須持續將專案狀況與預測很誠實並主動告知組織之管理階層,主動告知雖說是責任但也提供一個機會,讓管理階層在必要的時候,指點你的專案方向.對專案團隊而言.除對成員工作能做合適之派遣,對其表現給予正面公平之認可外,另必須盡力協調整體團隊個別成員與個人專業需求以求得雙贏之平衡點,如果行有餘力去為成員尋找成長與發展的機會則為優秀專案經理的一項非正式責任.
若以專案經理可能面臨地挑戰來觀察,當你下決定接下專案管理的責任時,可以預期的將面臨許多挑戰,其一為你被賦予的責任和你所被賦予的權力在大部份的功能式組織裡是不相稱的,如同前面所言,你必須運專家權力彌補正式權力的不足.其二若你的專案成員來自功能部門,則你必須克服專案成員的本位思考傾向便成為你所要面對的困難挑戰之一.
最後談到專案經理的技能要求,須具備多樣的技能與豐富的知識,包含與專案管理機制有關的硬性技能,你必須知道如何準備一份清晰易懂的客戶需求文件,接著建立一份工作分解結構與一份網路圖,同時協調建立一個可達成的專案計畫.另外由於專案管理是借他人之手完成目標,因此人際關係之協調,以及個人行為操守,行事風格,溝通,談判,衝突處理等軟性技能須持續發展與運用.
Gary R. Heerkens 在所著之Project Management提出專案經理的八個成功關鍵技巧提供做為有志從事專案管理者的參考:
1.關心每件事,但不要被任何事絆住.
2.不要等別人告訴你該做些甚麼
3.透澈了解人性.
4.學會該向誰,何時,以及如何取得倚靠.
5.做決策時應考量到技術,人員與業務
6.學會如何利用模糊,不完美或不完整的資訊來做決策.
7.永不停止發展你的社交技巧.
8.欣賞了解政治運作的價值
如果你已做好各項準備,要開始界定你的專案,則「釐清客戶的真實需求」是整個專案
流程中最重要,也是最優先要進行的步驟…
參考資料:
1.A Guild to the Project Management Body of Knowledge, Third Edition
2.Project Management by Gary R. Heerkens 中文譯本 專案管理立即上手 丁惠民譯
溫文泰, PMP |
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| 作者 溫文泰 照片 |
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