經理人要懂的溝通技巧－不良的溝通習慣

工作滿四年了，覺得專案經理花80%的時間在溝通這句話真的是所言不假，專案執行時與各個利害關係人進行溝通時，很容易會落入不良溝通的陷阱裡面，讓溝通效率大大降低，最後溝通變成了爭執，雙方你來我往的並未針對問題提出解決辦法，往往事倍功半。

以下整理出一些在溝通過程中，常會出現的一些造成不良溝通的情形與大家分享，希望每個專案經理人都能走出陷阱，達到良好溝通的目的，讓專案更順利的執行。

．批評他人（即使是善意的也不好）

　　負面的資訊不論是否是善意，都會至少讓一個人受到傷害，也容易讓發言者本身帶出負面情緒，影響工作效率以及職場人際關係，尤其身為一個專案經理人，保持客觀的角度帶領專案朝向成功的方向更是重要，所以不論專案成員有多麼的讓你頭大，千萬不要口出惡言的在其他成員面前說出批評的話，開口前，思考一下：「這些話是否對專案有幫助？」如果沒有，那麼千萬要忍住那些批評的言語，專心尋求讓專案更順利執行的方法遠比批評別人來得實際。

．想證明自己比別人知道的更多

　　有很多人在別人興奮的分享一些訊息出來時，做出澆冷水的動作，例如接收到訊息後，立即回覆：「這我已經知道了」或是「喔，我知道這個啊，而且我還知道其他的…」，這些行為都是在不知不覺之中想證明自己其實也不差，或是至少和別人一樣好，所以知道的事同等多，甚至更多！但這樣的行為其實也在間接的告訴別人，和你分享訊息這件事並不是愉快的，不論你的口氣是多麼的和緩。其實，要解決這樣的情況很簡單，只要助理或同事和自己分享訊息或是告知資訊時，讓自己停頓一下，然後說「謝謝你，我知道了」就好。試過幾次就知道，效果好得不得了！

．不表達讚美

　　一定很多人覺得讚美別人有什麼難的，但在溝通的情境當中，往往這項就是最缺乏的。適時的表達成員優良的表現，不但會讓成員更加盡心盡力，也讓專案管理人和成員間的互動會加強信任感，對於專案管理人交付的工作，會有「被信任」的感受，認為自己因為表現良好，所以被委予重任，在這樣的狀況下，當然會持續有好的表現！

　　但可能很多管理階層的人，都會認為要是讚美員工或同仁，就好像貶低自己，或是會讓員工得意忘形，甚至認為自己也是在沒有讚美聲中下成長的，其實在不讚美的環境當中成長會比給予讚美還要高，這都是將自己不愉快的經驗重新複製到他人身上的錯誤作法！想要改變這一點，就得撥一部份心思在專案成員上，定時檢查這些人是否有值得誇讚的事務，適時的在溝通過程中提出，就一定會有意想不到的收穫！

．不表達感謝之意

　　有時候，說聲謝謝真的很難，尤其別人提醒了自己沒想到的部份，，雖然心裡感謝別人，但就是覺得那句「謝謝」實在說不出口；或是別人向自己表達羨慕或敬佩之意，為了怕別人覺得自己太驕傲，說著和自己內心相反的言語，像是「沒有啦，這才不是我一個人的功勞」「才不是你說的那樣，我其實沒那麼好的…」這全都是自己的自尊心在作怪，拉不下臉這麼做，殊不知「謝謝」這個力量的美妙之處，其實這些情境下，只要說聲「謝謝」就好，說了，別人就會繼續和你互動，藏在心裡，那麼別人下次也不會再提醒你了。

．拒絕承認錯誤

　　這是蠻多人的通病。人都會想要掩蓋自己的錯誤，呈現自己完美周到的一面，但這樣的行為在專案溝通上會造成很大的負擔，尤其專案經理人更不能有這樣的行為，否則其他專案成員會產生不想指明錯誤的心態，反正說了也白說，專案經理不承認錯誤，就不會修正錯誤，進而影響整體專案執行；如果能夠勇敢的承認自己做錯的部份，並且積極尋求解決之道，那麼就會發現專案成員也會給予你相同的回報，一旦執行上有了狀況，會第一個回報你，並且同樣積極的提出解決辦法。

．不分享資訊

　　有些人為了讓自己在職場上占盡優勢，會故意隱瞞一些訊息，來凸顯自己博學多聞，或是藉機暗中扯別人後腿，像是不通知對方有會議，或是寄信時少寄了副本給對方，這種狀況通常很難達到它最終的目的，嘗試這麼做的人，是會一直在消耗自己在職場上的誠信，最後其他人也不分享資訊給自己時，才會嘗到苦果。

　　有些則不是故意的。像是太忙而無法兼顧分享資訊，埋頭苦幹的不斷處理，覺得與其花時間在告訴別人，還不如自己快速的將事情處理完。這樣的習慣會造成很多的知識以及專案訊息都綁在一個人身上，且無人能夠代理，一旦該成員請假時，整體專案就會延誤時程。

以上分享這些大家常會在溝通過程中犯的一些小毛病，期望大家能夠避開這些溝通陷阱，讓專案溝通無往不利！

作        者:陳羽書,PMP

作者簡介:陳羽書，東吳長宏第22屆學員，並於2008/11/18正式成為PMP的一員。現職:中央研究院資訊所產品企劃專員

少一點”管理”，少一點”紀律”;多一點”關心”，多一點”人性”，也許會有個不一樣的結果

有個自律甚嚴的菜鳥PM(A君)很沮喪的來找我，這週他的 team member有一個年近半百的技術好手(B君)每天早上10點多才來上班，事先都沒有任何招呼，來了也沒有任何抱歉的意思。雖然偶而會視工作情形加班，不過大部分還是6點多下班。其他團隊的人好幾天早上打室話找他都找不到他，所以都還要幫B君編他不在的理由。而且專案其他成員看來也有越來越晚到的跡象。

到了週四早上，A君終於受不了。

主動單獨問B君:"我尊重大家的下班隱私，所以除了我的手機號碼之外，專案成員的手機號碼我都不對外公布。不過你最近都比較晚到，人家找你好幾天都找不到。方不方便把你的手機號碼給其他團隊成員?"

B君說:"誰找我?叫他晚一點打就好了啊"

A君說:"這不是誰找的問題，大家約定好時間-9點到6點上班，你應該就要到啊!"

B君很不耐煩的手一揮"隨便你啦，你去找我們副總好了啦"

A君跟我是好朋友，把這個情形告訴我，問我的意見- "Discipline!! Discipline!! 一點Discipline都沒有!!" 他握拳敲著桌子，臉脹紅著，頭上的青筋都冒出來了。

我拍拍他，笑著問他:"除了遲到之外，他這週的工作表現如何?"

A君搔搔腦袋"很好啊，他表現的很好啊"

我說:"你有沒有問他家裏是不是發生什麼事了?"

"一個半百男人的可能壓力來源是多元而複雜的-也許這二週工作負担太重了；也許爸媽生病住院了；也許老婆跟他鬧離婚；也許兒子在學校打偒別人；也許房屋貸款付不出來；甚至也許多年心愛的狗狗死掉了……"

"他儘管心事重重，可是因為面子，對誰都不願開口，自己忍著壓力…，你還要在他最不關心的事情上找他麻煩，他當然不耐煩。"

專案交付來自於專案團隊成員的付出，所以PM當然要管理團隊紀律，可是人性面的關係處理才是PM的最高藝術，才是PM的最大挑戰。

試著少一點"管理"，試著少一點"紀律";試著多一點"關心"，試著多一點"人性"，也許會有個不一樣的結果。

A君點了點頭"我試試看……"

作者:張智明,PMP

作者簡介:張智明，東吳長宏總複習第31屆學員，並於2008/11/18正式成為PMP的一員。現職:迪悌資訊顧問公司技術支援部專案經理

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李怡君,PMP 李得元,PMP 李得响,PMP 金力鵬,PMP

夏冠群,PMP 孫國勛,PMP 徐茂練,PMP 徐志宏,PMP

袁劍雲,PMP 張光耀,PMP 許光華,PMP 陳淑娟,PMP

陶志行,PMP 彭效武,PMP 曾淑惠,PMP 黃碧香,PMP

楊尚青,PMP 葛湘瑋,PMP

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李龍淵,PMP 李書政,PMP 林國良,PMP 林漢卿,PMP

柯文長,PMP 洪俊銘,PMP 苑梅俊,PMP 張智超,PMP

張良政,PMP 張文騰,PMP 許淑慧,PMP 陳建宏,PMP

陳靜瑜,PMP 陳君瑜,PMP 陳慈惠,PMP 曾淑貞,PMP

項勤校,PMP 楊適伃,PMP 趙憶蒙,PMP 劉勇志,PMP

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題目：下列何者須對專案或計劃的集合體進行高層級治理？

答案：

1) 計畫經理

2) 專案經理

3) 專案管理辦公室

4) 專案組合經理

Ans:4) 專案組合經理

註解：專案組合經理的責任主要是對專案或計劃的集合體進行高層級的治理。