rogersnotes 20120202:專案管理實務之適用性

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專案管理實務之適用性

最近看了一本書，說明心靈的力量，只要有心就會實現，一直認為是立志小品的鼓勵，想不到在公司一些較輕鬆的會議，數次隨意拋出舉辦員工出國旅遊的議題，想不到漸漸獲得共識，就差報名旅遊行程，於是這個重任自然成為一個專案，但都不是每個人的業務範圍，每個人都預拒還迎，外在因素、內在因素充滿角力，就大多數人的信念，是必須成功的，所以試著用新學習的科學手法(pmp)，好好計畫，避免遺漏重點，造成不可預測之結果，試著驗證專案管理者並不一定需要專業人士，而是需要依專案管理的步驟，一步一步按部就班執行，也可輕易完成的。

或許計畫的成功也是一種失敗，也許在同意之前就預計不會完成，員工旅遊之執行在沒有很堅決的態度下，是很容易自動結案，相信很多人都有這樣的記憶經驗，或許因為沒成功對考績及績效也不會有影響，所以就都以輕鬆平常心對待，剛好藉此較無壓力下，驗證專案管理的流程，因為親身體會，更能了解重要流程為何為如此設計，循環，改變以往執行工作的直覺，逐漸完善，更深地體會有句話是知其然而不知其所然的道理。

接下來把一些書本上的名詞與舉辦員工旅遊專案相連結，軟性結合後，會覺得比較有趣，而且較不枯燥學術化，便能從中體會一些趣味。例如：像舉辦員工旅遊常會失敗的經驗，就如同組織流程資產，經驗學習及檢討，公司的成員是非常重要的利害關係者，旅遊時間要錯開公司重要行程是企業環境因素，這樣就很容易依據書本照本宣科執行。辨識利害關係者就如公司人員之年齡程差距大，有男有女有老有少，結婚或未婚，旅遊愛好不同，最重要是分析他們的旅遊需求，如能滿足眾人之所望，當然成功的機會就會越大了。此時應該就是完成書上記載的起始階段，接下來就是按步驟執行。

就前所說明，因為沒成功對考績及績效也不會有影響，而且也是額外增加的工作量，平時的工作也需進行，所以就依80/20的原則，只需關切幾個主要領域即可，上課時老師有提到只要整合管理有做好，專案常常莫名其妙就完成了，因為整合管理連貫整個專案，其他重點領域就是：範疇管理、時間管理、成本管理、及採購管理，此階段最重要的應該就是規劃採購，其他若是疏忽或忘記都無所為，執行的成果才是眾人所期待，可衡量的。

所以以往在執行專案時，做苦力的時候都沒人會留意，只會注意成果的道理這時就顯而易見了，日後若為管理者，千萬不可輕忽這個關節，驗證「品質是設計出來的」，沒有詳細的設計，完成品要超越設計幾乎是不可能的，一定需要多付出成本或時間。員工出國旅遊的行程，發包給專業旅行社設計，我們只需就內容審核需求等等之限制條件。綜合只有利用假日、成本及一定要出國等因素，香港、澳門及琉球挑選，最後總結出一個地點---香港，回歸專業計畫行程，隔行如隔山，一些旅遊業之習慣或慣例實在是非一般人可以理解及預料，第一次看到的行程，竟是鬼擋牆似的一直來回往返香港島與九龍之間，好似因為距離太近，以車程來消耗時間，或是跨海隧道很值得香港人驕傲，所以要旅人多穿越幾次，真是令人覺得匪夷所思，不可思議。事情已經發生無法挽回，只能記錄下來當作下次的經驗，這就是經驗學習吧！

員工出國旅遊這個專案，在眾員工熱情參與報名後，已確定成行了。許多人都是因為出國旅行而培養員工彼此間的默契，因此也沒細問旅程皆紛紛報名。只要一個很有力的支持，執行起來就真的非常容易，相信很多人都有這樣的經驗。因為公司的業務關係，平常日是不可能全休息，只能利用例假日，所以選擇星期五晚上出發，到了香港飯店都已經11點了，許多人都沒計畫第一晚的行程，也因為旅遊帶來的愉快而捨不得入睡，帶著期待在大廳，等待奇蹟，這大概是風險管理沒做好，忘記夜晚行程備案。原本是幾人的宵夜聚會，變成整團的宵夜，去享受打邊爐，就是我們所謂的火鍋，因為物價真的不同，菜單上的價錢看起來便宜，最後有一桌宵夜結帳幾乎是二千多元港幣，不包含酒水，路邊攤的宵夜這個價錢真的讓他們震撼，只能安慰他們一下，這就是香港；這又是經驗的學習，物價真的不同，記得下次有機會，旅遊前需告知團員要計算一下物價。

經過一夜的休息，隔日上午竟在過海隧道來回行走2趟，真的讓人迷惑，又在珠寶販賣處購物點停留一段時間，因在新聞上曾看到未購物導致導遊生氣或吵架事件發生，這應該不會發生在我們身上吧，我們只是想好好度個假，放鬆精神。該珠寶購物場所分三層，每層都類似，彎迴曲折，很容易讓人迷路，如果問店員方向時，他們總是技巧性的讓你再巡迴一次，也會告知團員還有團員還在裡面，其實大部分的人都已在外頭等候，真是香港奇幻之旅。事後得知，因為購物點會提供車輛，這樣團費才會降低，為了讓你迷惑或急著要消費購物的心理，所以才會演出香港奇幻之旅，增加人們的消費力道，這就是人類心理學，也是一種學習。

原本行程中有一站是園方廣場，這真是精品購物的好選擇，也需要有極大的消費能力印證香港為何是購物天堂的道理。但我們只是員工旅遊，所以藉由團體的表決，修改這個行程，改為親民路線-銅鑼灣，大夥團員才會有參與感，大夥團員表決即是變更控制會議。話說本團員之組成差異性極大，有些人若把他放在銅鑼灣自由行，他還真的不知道往哪兒行走，待我看著無助迷惘的眼神，只好放棄我年輕人的本性(購物及殺價本領，這應該也是自我訓練溝通的一環)，帶領他們享用香港的糖水，坐坐臺灣沒有的電車，隱身在香港繁忙人群街道中，融入當地。旅程的最後一站，當然就是購物天堂，旅行社幫我們挑選的就是東薈城，有4個小時的自由時間，話說雖是購物天堂，但對有些團員仍很無所適從，不是每個人都知道購物的樂趣，我從容不迫的首先發聲，要用餐的跟我走吧，在香港的幾天裡，想到還未享用較正式的桌菜，所以就選擇一家較正式的港式餐館，看著同桌的人滿意的眼神，我也就安慰些，在用餐的當下，時間也漸漸消逝，突然想起我尚未購物，來此購物天堂，竟空手而歸，回家怎對的起家裡大大小小，只好告退同桌用餐的夥伴，好好運用我僅剩的1小時盡情購物，但人算不如天算，賣場真的太大，三心兩意及想找最划算的物件比價中，時間真的是不夠用，最後甚麼東西都沒購買，對個人真的是有一點點的小遺憾。

最後就搭機回台灣，途中與團友隨意聊聊，對本次旅遊沒有甚麼抱怨，而有些人愉快地帶著滿箱戰利品，滿臉幸福，想也有人說每次到香港，都會帶著重重行李返家，但這次竟是帶著滿滿的回憶及微升的體重返家，也是另種體驗，最後是與旅行社結束採購，團員間交換照片順利完成結案。因為相信在幾年內是不可能再辦舉辦員工出國旅遊，所以旅行中的一些小插曲只能放在個人的經驗裡，就公司而言是不需要的。

專案的類型是包羅萬象，連辦理員工出國旅遊的這種活動，都可鉅細靡遺適用，而且專案經理可以沒經驗，依循執行也可以完成，故其他重大的專案，執行之前當然一定希望完成，所以要提高成功率，除了技術上的專業度之外，團隊技術的合作也是必須要強調的重點之，也須要有很精確的排程及明確的責任歸屬劃分與快速簡單明瞭的報告系統，及良好的人力資源管理，再配合專案管理標準作業程序，更能穩當地執行完成。另外管理者應該要有了解作業層次背後的邏輯，不要只看見眼前的，而不在乎未來真正的目標，這是需要管理者與實行者共同教育及學習，執行目標，期程的規劃就是非常重要的一環，必須將成本與資源做整合管理，尋求在預算與控制執行專案費用間之平衡點，我們最樂見的是專案在預算內達成並滿足目標需求。專案管理最常見的失敗原因例如：對階段規劃不夠了解，或者抱持過高的期待，導致對於組織作業程序的層次不甚了解，抑或專案經理人的能力不足都可能造成專案管理失敗，這是日後執行專案時須常常需要借鏡的。

作者:周益達,PMP

作者簡介:周益達，現任職於遠東資源開發股份有限公司，開發所需之範圍蠻廣泛的，食衣住行育樂都要略知一二，也須跟著潮流走，更需維持傳統，所以遇到的工作常常是五花八門，處理上更需尋求異中求同隻方式，避免往錯誤方向。

專案管理對於工作的幫助_以校園生涯規劃講座為例

一、前言

4年前公司開始導入專案管理的手法，是我第一次接觸到pmp，同事們一個接著一個取得pmp資格，沒多久就因工作表現好而晉升，讓我感覺到pmp好像有不一樣的力量讓人成長，直到我開始學習專案管理的方法後才恍然大悟，不是pmp有魔力，而是運用專案管理的方法，會讓工作「逐步完善」進而提升工作效率。

我的工作是要在校園舉辦大大小小的生涯規劃講座，以下就分享專案管理在我工作上的運用。

二、起始階段

一場演講要辦的好，在這個階段識別利害關係人是很重要的，以往單純的認為學生是唯一的利害關係人，只要讓學生充分的得到資訊就好，而忽略了其他關係人的重要性，後來發現學校、老師、工作人員都是不可或缺的，因為每個學校有獨自的校風、每個老師有獨自的觀點、每位工作人員有其份內的工作，唯有滿足各個關係人的需求才能讓講座順利且完美的完成。

三、規劃階段

在這個階段時程的規劃尤其重要，一場講座短則1小時長則半天的時間，從活動開始的進場、講師的演講、QA、一直到活動結束的退場，每個環節要有哪些人？做些什麼事？需要有哪些設備？都要仔細安排，這時候經由wbs的建立，能夠將每件該做好的事詳細列出來，讓每個人知道自己的工作並將每段工作時間做緊密的串聯。接著再將有可能產生的風險一一列出，事先做出風險回應計畫，讓整場演講狀況都能在掌握之中。

四、執行、監控階段

通常在這個階段比較麻煩的是演講開始前跟結束後，也就是人員進場與退場的動線規劃，還有座位的安排，中間的部分就是看講演者的魅力了，這個時候的監控工作就是針對後勤支援，例如：投影設備、音響設備…，所以在前期規劃的時候風險回應就顯得更加重要了，事前的檢查以及備用設備都是要隨時準備好的。

五、結束階段

結束階段會著重在做檢討及紀錄也就是LL（Lessons Learned），透過客戶滿意度問卷調查還有工作同仁的討論及回饋，將整場活動的優缺點詳細的記錄起來，並且建立檔案，尤其是缺點的部分要特別標示出來，提醒下次活動的時候要注意，這會是下一場活動舉辦的更加順利很重要的部分。

六、結論

在還沒學習專案管理時，每一場活動都是一個全新的體驗，不同的人舉辦會有不同的流程、不同的工作，對公司而言要承擔每次新的風險，而在導入專案管理之後，即便是新的專案經理，在舉辦活動之前，經由查閱之前活動後所建立的檔案內容，都能夠節省非常多的規劃時間，也就能達到一次比一次更好的逐步完善精神，讓活動的舉辦一次比一次成功。

作者:戴克明,PMP

作者簡介:戴克明，長宏北59學員。2011/9/28正式成為PMP的一員，目前任職於台灣知識庫。

2012/1/10 長宏誕生新版PMP考試滿級分- 5 Proficient 新科PMP

不一樣的台灣之光!!

2011年9月新版考試之後的全球榜首在台灣葛仲安

長宏北64學員葛仲安心得分享

因為敝人工作需要及職業生涯規劃，於2011年初起開始準備ITIL Expert。研讀期間，發現了很多資訊服務提供的理論會提到與專案管理並用的案例，而ITIL在這方面可惜只有點到為止並無多加闡述。於是決定報考專案管理的證照，目標是希望能將其所學用應在資訊服務的架構理論上。

花了點時間到處蒐集資訊，決定報名口碑風評極佳的長宏。

報名是9月中的事了，幾天後就收到了一個大包裹．打開一看，十幾本彩色的講義外還附上了讓學生遵循的標準作業程序。第一個反應是：有點誇張耶！真的還假的，不是就考那本PMBOK嗎?

一直到11月26日長宏北64開課，才了解人生的一大轉戾點就此展開．

自早上9點起，從講師的紮實教法，講義的精華論述，課程的無縫進行，與長宏團隊的效率；一直到學員們之間的互動，workshop的腦力激盪，以及輔導教練群的經驗傳承，還有下課前Roger先生的百字重點之震撼教育，讓人驚覺原來在短短的9個小時之內，能有這麼多個WOW的讚嘆感覺，從來沒有任何雲霄飛車或是動作電影能讓敝人我覺得收穫充實外，精神振奮且增長知識。原來教學與讀書這件事，可以這麼的既有效率又有組織且有趣。

第二天讀書會跟著上場，一群還不熟識，來自各個不同領域的伙伴們，為著共同的目標，在一起奮鬥打拼，這時的我才瞭解長宏宣導的共好精神原來是這麼的奇妙與珍貴。在金牌榜首教練的加持及帶領下，大家分工合作，齊力同心；此時的我們從前一天組隊的forming，討論workshop的storming，在短短不到24小時內一路加速到norming。說真的，要準備考試，動力真的永不嫌多；看到大家的努力，不由自主的也會多加把勁。而且在共好的過程中，還可以發現自己的盲點與不足之處。

接下來的日子，敝人完完全全照著長宏排定的時程走。Weeknights週一至週四晚落實預習，每晚四個小時。週五晚將前四晚預習過的精讀一遍。上課時老師講課時，其實對敝人來說，已經是第三次的吸收了。接下來的週日在榜教練帶領下的共好讀書會作複習時，就是第四遍了。

這樣的日子週而復始的直到結業式後，進入最後緊鑼密鼓的衝刺期。全真的模擬試題，加上求廣求深的長宏心法，還有錯誤的經驗學習(Lessons Learned)的交互效應下，漸漸的把已知盲點逐步釐清及消滅。所有知識領域及流程組慢慢的從各自獨立，轉而融成一體。

其實到了考試當天早上，一覺醒來，還嚇了一身冷汗，腦袋裡當時是一片空白。只好自己安慰自己說是已經功夫練成了．硬著頭皮上場。

考完時按下了End的選項，看游標轉著轉著，心中反而很篤定的認為PASS應該是沒問題的。

等到看完了Congratulations的賀語，揉了揉眼睛才發現，自己竟然爬到了光明老師說的那個很冷很冷的山頂。Proficient, Proficient, Proficient, Proficient and……. PROFICIENT.

41歲的中年人像個小孩般的在考場外又叫又跳．榜首原來就是這個感覺！

敝人不是個很會唸書的料，高中差點留級，大學重考才上．但是相信敝人的親身體驗：只要照著長宏幫大家量身訂作的節奏與實踐理論走，投入足夠的大塊時間落實複習與預習，還有更重要的參與共好讀書會的互攜互助，在短短兩個月內，要摘下白金等級的證照，如探囊取物般易如反掌。

在此要謝謝Roger先生，何瑋老師，家祥老師，劉開老師，光明老師，以及正普老師的學識傳承；麗琇總教練及長宏團隊的熱心協助及疑難開釋。還有全世界最辛苦最盡責的郁凡教練，小弟我沒有讓您失望！還有共好們，瀚升，茪珉，美玲，振遠，瑞康，楷芳，雅惠，睿雯還有姿毅，你們永遠是我良師益友，要記得我們是有史以來最強大的團隊陣容！

信心滿滿的把所學開始應用去！共勉之。

~嶄新長宏凝聚向上力量振翅高飛~

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