rogersnotes 20120301:備標工作之PMP專案管理實務應用

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備標工作之PMP專案管理實務應用

財政部賦稅系統於98年開始進行了大幅度的系統軟、硬體設備更新，30多億的招標金額算是國內有史以來最大規模的系統開發建置案，而我當時有幸參與財稅案備標過程，並擔任專案管理組的成員。當時的我尚未取得PMP證照，也不懂得PMP專案管理實務的應用手法，但在一些具有PMP證照同事的帶領之下，以PMP手法進行備標的專案管理，執行時的當下覺得這樣的專案管理方式非常有效率且系統化，現在回過頭來看看當初所執行的一些步驟與方法，才有種恍然大悟的感覺。

1. 發展專案章程：依據PMP專案管理方法，發展專案章程為首要之急，備標工作一開始的時候將標案RFP(Request for Proposal)的基本需求進行整理，提出初步風險評估、備標過程中需要執行的工作列表，以及公司人力調派支援等事項皆清楚的條列出來，當公司長官approved專案的執行時，一切後續備標的資源調度便有了依據。

2. 蒐集需求、定義範疇、建立WBS：專案所有人員必須熟讀RFP，瞭解客戶及專案需求，並確認專案工作範圍，進而將各項稅務子系統的服務建議書撰寫工作，安排適當的工作時程及先後順序。

3. 發展人力資源計畫書：建立專案組織表並規劃各職位的工作職掌，進行組織人力分工，如此一來才能決定備標專案的人員陣容，是要派遣一軍或是二軍人力？何時該投入適當人力資源？我們需要哪種及多少專業人員？有哪些是必須外界協助的(外包工作及合作夥伴)？

4. 時間管理的規劃：在建立好備標專案的WBS後必須向下展開，對於各項備標活動加以規劃，如：服務建議書各章節撰寫、繳交與內部一次審查、二次審查活動、備標進度會議安排、系統開發解決方案討論、補足專業領域的稅務教育訓練等。

5. 風險管理規劃：辨識在系統開發時所產生的不確定因素，並針對這些因素進行定性、定量的方險分析及規劃因應方式。

由於備標時程有限，不會等待所有規劃工作完成後才進入到執行階段，而是採用一邊規劃一邊執行並且逐步完善的方式進行，備標人員的準時進駐與專案辦公室的成立及辦公設備到位都以最短時間完成，充分展現公司對於此案的重視與勢在必得的決心。

標案不像其他專案可容許些微的時程延遲，標案是有deadline的，沒在投標期限內將投標文件送達招標機關，備標期間的一切努力都是枉然。在做出了適當的規劃並據以執行後，如何監控備標工作的進行範疇有無偏差，且掌控整體備標進度是一門很大的學問。

1. 控制時程：每週定期舉行檢討會議，確認各分組的建議書的撰寫成果是否有符合規劃進度。

2. 驗證範疇、控制範疇、執行品質管制：藉由各分組指派審查負責人，以掌握建議書撰寫內容符合RFP要求，透過分層及交叉審查機制確保文件撰寫品質。

當投標後並完成服務建議書的評選簡報，後續無論得標與否，此備標專案都算是進入了結案階段，沒有得標進行結案理所當然，但順利得標則是要另起一個建置專案。備標專案的結束必須將備標的過程文件歸檔，以做為後續類似標案備標時的Lessons Learn。

在歷經這樣一個大型專案的備標程序後，對於PMP專案管理的實務應用有了更深一層了瞭解與認識，PMP專案管理理論不再虛無飄渺，都已真實的呈現在我眼前。

作者：王毓穎 ,PMP

作者簡介：王毓穎，國立成功大學資源工程研究所碩士，於2011年12月19日正式成為PMP，曾任萬鼎工程服務股份有限公司應用地質技師、專案管理工程師，目前擔任中華電信企業客戶分公司專案經理，負責政府部門及民間企業專標案之專案管理工作。

建立高效能團隊爭取工程承攬案

目前國內具規模的公共工程及民間私人工程，大部份都採用最有利標的模式來評選或篩選營造廠商，因此工程承攬的營造廠想要脫穎而出並獲得最後議價權，甚至工程得標承攬，現在的營造廠就必需展現出多方的專業技術能力，才能獲得業主的青睞，否則只是陪標而已，但這只是基本門檻，並且價格已不是關鍵唯一的選項，尤其在民間私人工程上更是如此。所以，執行備標專案上要在有限的時程內，提高工程承攬的得標率，建立及發展高效能團隊來展現工程專業能力，已是必行的重點及趨勢。以下為個人淺見和大家分享。

一、收集業主關鍵需求

1.主要在收集及辨識業主對該標案的關鍵需求，並要想辦法釐清及持續釐清，以作為後續發展WBS的重點工作。

2.根據該標案的工程特性，應花時間深入探討該工程，可能在實際施工執行上遭遇的困難，以利後續發展相關因應對策，展現工程專業能力。

二、建立精確的工作分解結構(WBS)

1.根據收集到的業主關鍵需求及該標案在執行上可能遭遇的困難，加上業主提供的投標須知及公司內部流程要求，建立精確的工作分解結構，避免方向錯誤。

2.WBS內容大致為，標價(數量估算及詢價)、投標資格文件、施工規劃及簡報(業主關鍵需求及施工困艱的因應對策)。

三、發展人力資源計畫

1.依WBS的工作內容，規劃專案團隊需求的成員及能力。

2.建立RAM，將工作內容指派團隊成員，讓成員清楚工作內容，避免遺漏

3.由於施工規劃即是營造廠專業能力的表現，為求有穩定的展示，故有些公司有成立專責部門負責，不採用由工地現場臨時調派支援。

四、獲得專案團隊

1.由於需求的團隊成員可能大部分都在各部門內，故需透過協商尋求各部門主管支持，才能獲得具備該能力的成員，並召開備標起始會，讓團隊成員清楚工作要求及時程需求。

2.針對業主關鍵需求及施工困艱制定因應對策部份，常需尋求外部專業單位的協助，這已是常態的作法，故如何獲得正確的專業單位協助，是個需重視的議題。

五、發展及管理專案團隊

1.除定期追蹤成員工作進度外，另需投入大量的時間深入了解成員工作狀況，並協助解決遭遇的問題。

2.備標過程中，應適時的針對工作成果透過給予專案團隊成員的肯定及指導，來進行團隊組建。

3.重視備標過程的圖面疑問及施工的關鍵議題，利用來與業主方保持聯絡及進一步釐清業主關鍵需求，展現營造廠積極性及專業能力。

作者：陳錫山,PMP

作者簡介：陳錫山，長宏第六十二屆台北班學員,於2011/12/5 成為PMP,目前擔任專案副理一職。

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2012年長宏支持國片條款，讓專案管理走入新的世界!!

<以下文字同DM>

支持國片條款: 即日起國際專案管理師(PMP)免費培訓

當國片遇上了專案管理

原來變形金鋼導演-麥克貝早在電影拍攝時已使用專案管理手法!! (變形金剛參閱網址:http://mike0123783.pixnet.net/blog/post/25653903)

近期國片興起，國片的進步讓越來越多人走進電影院看電影、支持本土電影，甚至讓看電影變成了生活中的一部分。電影人對電影產業的努力與付出，應給予掌聲及支持。

經由PMP(國際專案管理師) 群組觀察發現，目前台灣的電影已邁入方法論時代，無論是行銷手法或是製片的過程都和過去有很大的不同，如:經費來源的控管與整合或是為影片宣傳的造勢活動，都能從中看出專案管理的思維如已應用在電影產業。因此，為讓電影產業能在專案管理的手法下達到效益最大化，長宏專案培訓機構特發起國片PMP免費培訓之公關條款，若您是電影界的關鍵人物，歡迎您成為PMP的行列，相信透過專案管理的與電影的結合必能激起更多更精彩的火花!!

2.2.1 支持國片條款：

凡國片賣座一億元以上國片的董事長或總經理(電影公司)、專案經理、監製、導演、編劇或主要演員(有刊登在宣傳海報上)，來長宏上課不收課程費用(原價NT.32,500)。

有效期限:即日起至2012年9月30日止。

**因應工作性質可申請TKB數位學堂PMP課程。(http://www.tkblearning.com.tw/web/index.jsp)

公關申請網址: http://www.pm-abc.com.tw/PMPPublic.asp

長宏志業三年內無償培育1000位高階PMP，提昇台灣國際競爭力。

大學教席及上校各200位；國家技師及公務主管各300位。

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