rogersnotes 20120426:專案管理之逐步完善和經驗學習

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專案管理之逐步完善和經驗學習

一、前言

在專案管理師執照考試受訓期間，讓我印象最深刻有兩點，一是專案管理強調不斷精進，以達成逐步完善目標；二是專案管理強調將經驗學習，透過有系統地整理文件，作為日後專案參考使用。這兩點對專案管理實務十分有用，也彌補過去理論和實務的裂縫。

二、逐步完善

過去專案管理理論試圖提出一個完美架構去涵蓋整個專案管理的生命週期，忽略了在實務上，專案在起始階段資訊原本就不明確，風險最高，很難一次就將未來行動規劃完成。而美國專案管理學會所提倡專案管理的生命週期：起始、規劃、執行、監控、結束(IPECC)，五大流程彼此交互作用，不斷精進，以逐步完善整個專案，這才是最佳實務(Best Practice)，對從事專案管理人員有莫大助益。然而在不斷交互作用和逐步完善過程中，可能造成過多需求和範疇變更，範疇、時程、成本、品質等基準(Baseline)亦可能隨之變更，造成朝令夕改，令專案成員無所適從，甚至打擊專案團隊之士氣。為防患於未然，美國專案管理學會設計了變更控制系統(Change Control System)，本著授權和專業分工精神，強調所有變更須經由變更控制系統分層審核，並對所有變更，不管核准與否，都要加以紀錄並追蹤成效。如此一來，既符合實務界不斷精進的事實，也使專案穩定性受到相關利害關係人的控制。

三、經驗學習

美國專案管理學會提倡所有專案計劃和文件，除了適時產生與更新外，在專案結束後，必須加以整理歸檔，以便作為日後其他專案之經驗學習(Lessons Learned)和資料庫來源。所謂它山之石可以攻玉，唐太宗有一段千古名言的三鏡論，「夫以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以明得失」。今日企業管理，強調知識管理(Knowledge Management)，旨在防微杜漸，累積失敗和成功經驗，縮短學習時間。而知識管理著重在如何保留知識、如何挖掘知識和如何應用知識。所謂經驗學習就是知識管理的一種，如此一來，日後即使專案成員更迭，新專案成員仍可透過經驗學習，汲取過去類似專案成功原因，盡力促成專案成功。而過去類似專案失敗原因，也可使專案成員避免重蹈覆轍，減少失敗成本，和重新摸索時間。然而，專案文件產生與更新，整理歸檔，在大型或國際型專案中，可能需藉助專案管理系統(PMIS)，才可能達成。

因為好的專案管理系統(PMIS)，具有分散式資料庫管理(Distributed Database Management)，可以異地備檔同時保存檔案完整性。而且它具有資料挖礦功夫，可以從浩瀚資料檔案中，挖掘出相關性訊息，以便作決策使用。甚至有的專案管理系統具有模式庫(Model Base)，模式庫中有專家系統(Expert system)、人工智慧(Artificial Intelligence)、決策支援系統(Decision Support System)或模擬軟體(Simulation Software)，可以幫助專案經理在時程排程、成本估算、風險分析上，給予適當資訊，改善決策的品質。

然而美國專案管理學會所提倡之IPECC架構似乎較適合大型專案，因為以企業資源規劃系統(Enterprise Resource Planning, ERP)價格來看，一套SAP系統所費不眥，恐怕非大型企業無法負擔。雖然美國專案管理學會曾指出一套專案管理系統可以是人工系統，這對專案行政員工恐怕也是一大負擔。冀望日後雲端計算(Cloud Computing)技術更趨成熟，屆時小型專案可把所有專案計劃和文件，產生與更新，整理歸檔等工作，全部在雲端電腦完成，以節省時間和成本。

四、結語

美國專案管理學會提倡IPECC架構，具有不斷精進，逐步完善的實務考量，而經驗學習強調知識管理，累積失敗和成功經驗，縮短學習時間。似乎會將專案工作導向繁文縟節的文書工作，其實不然，此種必要之惡儘可能可以交給電腦來做。而專案經理可以專注在規劃、領導、激勵、溝通、監控專案等工作。相信最好的專案架構，是與時俱進的，隨著管理一同演進。

作者：李智明 ,PMP

作者簡介：李智明，美國路易斯安那州立大學資訊系統與決策科學博士(Ph.D.)，曾擔任東吳大學企業管理學系副主任，東吳大學企業管理學系系友基金會執行長，目前任教東吳大學企業管理學系。成為專案管理師(PMP)後，希望能將美國專案管理學會(Project Management Institute, PMI)所提倡專案管理的生命週期：起始、規劃、執行、監控、結束(IPECC, Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Controlling, Closing)，五大流程架構應用於學校專案之執行，推廣專案管理理念，並教授專案管理相關課程。

專案管理VS戲劇經營

自從開始參與專案管理的課程學習後，發現製作一齣戲到完成演出的過程其實可以視為是專案。因為專案的特性，如:臨時性，有目標性的產出，有時間性、具有獨特性都是劇場演出中最重要的特性。除此之外，劇場的流程與專案管理的流程幾乎一模一樣。

專案起始其實就是一個表演團隊從決定做一齣新戲開始。通常有兩種情形使得專案起始，一是劇團本身提出全新製作，二是在委託的狀況下提出量身定做製作。故開始製作一齣戲時，辨識利害關係者就特別重要，前者的利害關係者主要是製作人，有可能是團長，也有可能是劇院的負責人，也有可能是聘請的專業製作人。至於後者，則分為民間或官方委製。

由於後者的委託者並非劇場專業出身，所以其思考與想像往往與團隊不相同，故需要非常深入的溝通才能使得團隊執行的過程順利，並結果能讓委託者滿意。在專案管理的學習中，我本人最受用的就是溝通管理中的溝通管道的概念，因為愈多參與者，溝通管道就愈複雜。

同時，若是委託者是功能團隊型組織，那麼表演團隊就更需要設計出多種不同的計畫，好讓功能團隊討論與選擇。若是委託者是專案型組織，那麼表演團隊就比較有發揮的空間，相對地主控性也較高。

當團內本身開啟啟動會議時，或是委託者以合約方式啟動專案後，就是進入規劃的階段。不過這是美好的專案管理的邏輯，在業界裡，專案啟動最重要的因素，不是只是企畫案好不好，而是關係好不好。尤其是藝文圈，常常繳交一堆計畫書給委託者，然後委託者透過多次多家的比案將其心中的藍圖愈畫愈清，但是最後在種種因素之下，把整個案子委託給另外一個可能完全沒有參與規劃的單位。

撇開這些實際的殘忍，回到專案管理的規劃階段。在劇場圈中規劃和會議是息息相關的，所以會議記錄是最重要的執行依據。規劃的方式都以生命週期，或是重要里程碑來分列第一階，然後才用功能來分第二階，再以工作包分出第三階。工作包做是再用EXCEL檔來分出活動清單與任務。當然此時，也將九大部份，整合、範疇、時間、成本、品質、人資、採購、風險、溝通一併設計進去到規劃中。

執行流程就工作內容分成兩部份，一是排練時期，二是演出時期。至於人資則分成三大部門運作，一是表導演組，專管演員的排練。二是設計製作組，專管服裝、舞台、音樂、燈光及特效等工作。三是行銷組，專司募款、推票及宣傳。的確，這也是成本、人資耗資最多及風險最高的階段。

此時的溝通也由內部溝通加入更多元的外部溝通，所以複雜度也更高。因此會議也由雙週會議的次數改成單週或隔日會議。待進入演出時期時，因為所有人員都集中到同一個場地，所以溝通最有效益，成本的項目也縮減到人事、交通、食宿等較為單純的項目。監控的流程則發生在整排、彩排、技排三個階段，主要是監控成本、品質、時間和採購，並為驗收產品的階段。

待演出當日，除了是交付成果，也是劇場服務和無形的成果(榮譽)的點收日。在本人學習PMP後，有一感想即是應將在一地的一定時間演出結束後就視同是一個專案的結束，若有接下來的巡演，則再開新的一個專案，因為可能會有人資(如:演員或工作人員的替換)、成本(油價，食宿費的調動)的微調。且因巡演地點的不同，在行銷上更應視為專案來處理，如此方能產生因時因地制宜的組織流程資產的更新。

作者：劉仲倫,PMP

作者簡介：劉仲倫，現職靜宜大學台灣文學系助理教授、大開劇團團長、加侖工作室總監

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2012年長宏支持國片條款，讓專案管理走入新的世界!!

<以下文字同DM>

支持國片條款: 即日起國際專案管理師(PMP)免費培訓

當國片遇上了專案管理

原來變形金鋼導演-麥克貝早在電影拍攝時已使用專案管理手法!! (變形金剛參閱網址:http://mike0123783.pixnet.net/blog/post/25653903)

近期國片興起，國片的進步讓越來越多人走進電影院看電影、支持本土電影，甚至讓看電影變成了生活中的一部分。電影人對電影產業的努力與付出，應給予掌聲及支持。

經由PMP(國際專案管理師) 群組觀察發現，目前台灣的電影已邁入方法論時代，無論是行銷手法或是製片的過程都和過去有很大的不同，如:經費來源的控管與整合或是為影片宣傳的造勢活動，都能從中看出專案管理的思維如已應用在電影產業。因此，為讓電影產業能在專案管理的手法下達到效益最大化，長宏專案培訓機構特發起國片PMP免費培訓之公關條款，若您是電影界的關鍵人物，歡迎您成為PMP的行列，相信透過專案管理的與電影的結合必能激起更多更精彩的火花!!

2.2.1 支持國片條款：

凡國片賣座一億元以上國片的董事長或總經理(電影公司)、專案經理、監製、導演、編劇或主要演員(有刊登在宣傳海報上)，來長宏上課不收課程費用(原價NT.32,500)。

有效期限:即日起至2012年9月30日止。

**因應工作性質可申請TKB數位學堂PMP課程。(http://www.tkblearning.com.tw/web/index.jsp)

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長宏志業三年內無償培育1000位高階PMP，提昇台灣國際競爭力。

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