降低成本專案管理概述

近幾年受到金融風暴影響，全球產業，特別是傳統加工、製造業，正面臨劇烈的競爭，一般企業的經營也面臨前所未有的嚴峻考驗。微利時代早已來臨，許多公司的毛利率進入保2保3保衛戰，而如何降低成本，老闆急卻經常找不到好方法、有心無力。降低成本課題以專案手法融入公司的經營管理，運用得當，是可以建功的。而以專案手法來推動企業降低成本，要能夠看得見顯著的成效，有下列幾個關鍵因素需要一起掌握。

首先，專案的發起時機是否適切，發起人先要審慎檢視。例如，當公司的經營正處在快速擴展的成長期、公司的產品在市場有其絕佳獨特性、公司有獨樹一格的創造高價值營運模式等，若冒然導入降低成本專案而與公司當時的經營方向不一致時，執行起來恐怕事倍功半、也將徒勞無功。其次，發起人給與目標之後，也要給予充足資源。當然選擇合適PM的重要性更不在話下。

降低成本專案範圍的選定，可以經由PM對經營層探訪進而瞭解公司過去運作以及未來方針而加以訂定，或從財務報表，如損益表前後期的比較、分析也是很好的方式。

工作分解至為關鍵，參酌公司組織、營運模式、產品別、生產流程或使用的資源項目等，PM會集主管討論，反覆比較選定後再行展開，則後續的時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購等管理規劃將更加縝密。

完整、建全、合宜的成本會計系統，可以為降低成本專案的成效大幅度加分。例如， 企業導入ABC(Activity Based Costing)成本會計制度，可以精準掌握每一產品在每一工序使用的每一項資源，對成本分析、採購報價銷售，甚至應用管理會計方法進行企業經營分析、檢討改善績效等，都可以發揮很大的效用。

有了ABC成本會計系統建構各項成本、費用之後，專案經理人可以從財務報表的成本、費用中，例如先篩選出大宗物、副料等大金額項目，大塊聚焦後再請執行部門主管一起討論、架構合宜的WBS。提案改善制度的實施，可以用來減少不良與浪費等，獎勵得宜積少成多，降低成本所涵蓋的範圍可以更加完整，此制度納入WBS展開實施更佳。

在企業例行的工作中同時執行降低成本專案，人、機、材等會計帳容易混淆，因此工作分解說明書、資源使用成本的歸屬(屬於專案或例行工作)等，必須清楚、詳實區分，否則成本降低的成效容易模糊，績效灌水、獎金浮報的耳語便容易發生，對專案的殺傷力很大。就是專案期間內有因資本支出新產生的效益，也當予以規範和界定。

衡量專案降低成本的績效，可以使用企業內部原本例行運作的標準，例如預算、ISO品質管理系統的目標或KPI等，這部份連結得好，再透過反覆的檢討分析改進等會議、溝通，專案降低成本的效益便可漸漸彰顯。而績效與獎勵密切連結並且及時，激勵之下的正向循環便能一波波有效啟動。

此外，降低成本專案從一開始到規劃、執行、監控等過程，目標就是要節省、避免浪費，衡量的基準或是量測的差異，不諱言，最後都要轉換成金額，用錢來表示。例如，節電1%，經轉換金額可能1億等。用金額表示，利害關係人會更有感覺，執行專案的意願會高一些。

企業導入降低成本專案有其時機與條件，雖是節省費用、降低成本的工作，倘若發起人捨得、願獎賞、多鼓勵，再透過積極善於溝通的PM，將此專案融入企業經營體系中，投報率是很高的。

作者:黃忠誠,PMP

本週推薦簡報主題

【觀念串連整理】

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作者簡介

鄭易芩，東吳長宏第四十八屆台北班學員。目前在鼎新電腦股份有限公司擔任經理一職。成為PMP之後，持續將專案管理的思維運用在工作上，並發揮PMP共好精神，將專案管理的相關資訊傳授給更多人。

簡報大綱

1. 發想方式

2. 範疇基準

3. 利害關係人登錄表

4. 資源行事曆

5. 變更流程

6. 報告流程

7. 交互標的

8. 補充

簡報用意

將五大流程及九大知識領域中相關連的觀念，利用流程化方式，協助學員融會貫通！建議於預習完「九大知識領域」講義後，利用此投影片協助串連觀念，有效程度可大幅提升。

若看不到圖請按此連結下載http://www.pmsuccess.com.tw/PMPUpload/Personal_UL/20110117131051.pptx

<<內容同圖>>

2011 科技與專案管理的結合  讓你拓展專案管理的新視野

iPhone系列與Android手機 專用程式「Flash card」 持續發燒中

各位喜愛長宏產品的朋友們：

您準備好跟著長宏來一趟科技之旅嗎？長宏在2010年推出的專案管理題庫與一句訣程式，您使用的還不過癮嗎？沒關係，2011年我們全新推出「專有名詞-Flash card」程式，此次程式是為了讓對專案管理有興趣的你，在任何時候’都可以使用，只要您有Android手機或iPhone系列產品，就可以下載長宏最新推出的專案管理工具「Flash card」，讓您一同享受專案管理的魅力喔!!

此程式共有繁體中文、簡體中文、英文及日文四個版本，每個版本皆包含專案管理的九大知識領域（整合、範圍、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購）架構，共10個單元，讓您一口氣熟悉專案管理的基本知識。

產品資訊

使用程式「Flash card」

使用手機 Android、iPhone、iPad、iPod

產品說明 專案管理的專有名詞解釋

產品功能 自動撥放、卡片標記、內容mail分享寄送

產品優勢 無地域設限、無時間限制、無語言隔閡、無需任何費用

最簡單、最輕鬆就能學好專案管理，您還在等什麼呢? Just Do It!!

想要親自體驗看看嗎

趕快使用Android與iPhone打上搜尋Key Word『Flash card』就可以囉!!

題目：規劃溝通流程是為了確認利害關係者對於專案資訊與溝通的需求，所以，此流程往往在專案初期階段時執行，並在整個專案週期中不斷地重複執行。請問，身為專案經理的你若要開始製作專案溝通管理計畫書，下列哪一個選項將有助於你的規劃？

答案：

1) 實際的工作績效資訊

2) 工時與成本報告系統

3) 利害關係者登錄表

4) 預期的專案未來績效與專案管理計畫書有關的各個活動

Ans:3) 利害關係者登錄表

註解：製作溝通管理計畫書時，除了對專案有影響的企業環境因素和組織流程資產外，利害關係者登錄表和利害關係者管理策略也可以作為規劃溝通過成的基本投入。