準備PMP考試,如同執行一個專案

從不了解什麼是"專案",藉由參加長宏PMP培訓課程,到順利考取PMP證照,這一連竄的過程回想起來,婉如是在執行一個專案一樣(想像自己就是專案經理人),雖然無法完整套用42個子流程,但還是遵循五大流程的基本架構精神.

首先,要先確認是否有符合專案的特徵:

1.暫時性:要有明確的開始及結束,沒錯,開始接受培訓上課到考取證照即結束.

2.有獨特的產出及結果:考上PMP後,能取得PMI核發的認證書.

3.逐步完善的:從不懂專案管理,經由上課、分組討論、WORKSHOP演練、讀書會共好、測驗等過程,將專案管理的理論,逐步理解並內化,並深植成為觀念.經由這一連串不斷反覆執行的過程,確實達到逐步完善的目的.

接著,以五大流程的架構來執行:

1.起始流程:

<發展專案章程:目標>在限定的時間(2011/8/31前),考取PMP證照.

<辨識利害關係人>講師、教練、共好團隊、家人都是重要的STAKEHOLDER.

2.規劃流程:

<蒐集需求>了解所有利害關係人的需求及期望,包刮參加長宏每週上課及完成課前預習及課後複習,教練要求的標準,參與共好團隊讀書會.

<定義範疇:範疇聲明>參與長宏PMP課程所有的一切活動.限制條件:最遲於2011/8/30前通過PMP考試.

<建立WBS>透過分解的方式將準備考試的所有工作項目分成細項來執行,例如配合課程進度單元落實課前預習、課後複習及做測驗,分配工作時間及調整生活作息.

<定義活動>以九大知識領域各別為單元,將讀書計劃細分成每周讀書計畫(以知識領域來區分),以便更容易執行及掌控學習狀況.

<排序活動>將所有應完成的事項,依先後次序來排定執行順序. <估算活動資源>為了通過PMP考試,需要閱讀哪些教材,做多少測驗,需要哪些人幫忙.

<估算活動期程/發展時程>將通過PMP考試最後日期往前推算,製定出讀書計畫時間進度表.

<控制時程>隨時掌握讀書進度狀況,以確保讀書進度能按進度表來執行,若有延誤,應立即改善跟上進度.

<估算成本/決定預算>評估上課的訓練費,交通費,加入PMI會費,考試報名費,工作延誤而損失的費用...等,加上風險準備金(若名落孫山需重新報名的費用).

<規劃品質>依長宏訂定各測驗的分數標準,來做為衡量對於學習狀況程度的指標.

<規劃溝通>訂出共好團隊聚會時間,每次共好的議題及負責人員.

<辨識風險/執行定性及定量風險分析/規劃風險回應>參加培訓期間的健康情況,工作量激增,考試遇颱風等因素,均可視為風險,針對這些風險應有相對應的策略來處理.

3.執行流程:

<指導與管理專案執行>遵照PMP的培訓課程及既定的讀書計畫行事,有狀況隨時反映.

<執行品質保證>分析測驗成績未達標準的科目,調整閱讀方式,找出盲點或觀念不清楚之處.

<獲得專案團隊/發展專案團隊>組成共好團隊,建立讀書會,發揮松鼠,海狸,野雁的精神,彼此分工,團結合作.

4.監控流程:

<監控專案工作>將各章節的學習成果與長宏訂定的標準做比較,如未達標準,應找出問題發生的原因並進行改善.

<執行整合變更控制>針對調整讀書方式或觀念模糊的科目,訂出新的加強改善措施.

5.結束流程:

<結束專案或階段>通過PMP考試,取得證照,並將有關於準備考試所經歷的過程文件整理彙總,做成Lessons Learned.

要通過PMP考試,雖然不算艱難,但也不是雖隨便準備就能達成,其中"決心"佔相當重要的分量,就如同Roger所說的"願有多大,力量就有多大",擁有了強烈的決心,再結合長宏優秀的輔考系統,遵照長宏SOP去執行,要取得這張黃金證照絕非難事!

作者:陳泰元,PMP

作者簡介:陳泰元，東吳長宏第57屆學員，於2011/8/25考上PMP。現職:泰源消防工程有限公司負責人，本身也是國家技師-消防設備師。 

旅遊專案管理案例分享

記得在長宏上課的一案通實務專案 , 就是寫一個旅遊的專案計畫 , 結合PMP管理手法看如何運用五大流程 , 九大領域來管理專案 , 本以為是個交報告用的 , 想不到自己居然也碰上了實際案例 , 於是把它寫成一個專案分享實例.

起源

7,8月正值暑假期間 , 能夠充分利用暑假來安排一個自由行的家庭旅遊 , 增加家庭成員的互動機會 , 討論了之後決定了澳門行程.

五大流程

起始階段 : 家庭成員暑期旅遊的需求(兩大兩小) , 專案發起人是整個FAMILY , 所以自己本身就是一個專案經理PM角色 , 對整個旅遊計畫提給專案發起人.

規劃階段 : PM訂定預計的旅遊日期 , 比較自由行相關費用 , 規劃旅遊行程路線 , 選擇住宿地點 , 預計參觀秀展行程.

執行階段 : 選擇XX旅遊網來訂購自由行行程 , 確認住宿飯店與班機時間 , 出發展開旅遊行程 , 從 8/1 至 8/3 的三天澳門自由行.

監控階段 : 執行旅遊專案期間 , 評估各種狀況 , 視突發狀況變更行程或增加旅遊經費預算來克服因變更造成的旅遊成本 , 並監控旅遊品質已期達到全體家庭成員的滿意度.

結案階段 : 平安且順利的完成旅遊計畫 , 過程中突發狀況的行程變更記錄成心得報告 , 以便下次的旅遊計畫參考 , 並對XX旅遊社網站反應相關事項 , 做為後續和旅行社求償協調做結案準備工作.

九大知識領域的探討

溝通管理 : 在外包旅遊行程給旅行社時 , 一定要充分溝通旅遊的需求 , 並確認相關旅遊的事項和時間 , 這樣才能有一個令人滿意的旅遊.

時間管理 : 執行旅遊專案的過程 , 一定會發生時間無法和原本的計畫相符合 , 在可接受的品質和規避可能的風險因素下 , 適時的變更行程是有必要的 , 在案例中 , 原本第二天行程 , 要自己到幾個特定的景點 , 但是剛好有一個 Local Tour 可以搭便車參加 , 也節省搭 Taxi 的費用 , 而且到景點後再展開我們自己的行程 , 並不影響太多原本的時間規劃.

品質管理 : 執行專案過程 , 如果旅遊品質不如預期 , 必須提供相關的證明文件與實例 , 以本身的案例 , 因為住宿房型原本是4人房 , 但是到達飯店後安排的房型是 3人房 , 所以PM記錄並收集相關證明文件 , 因住宿房型所衍生的成本與風險 , 例如早餐必須多買一位小孩的用餐費用 , 舉證並收集證明文件.

採購管理 : 各行各業都有外包的行為發生 , 所以外包採購管理是非常重要的 , 也直接或間接的影響旅遊品質 , 在案例中 , PM 從 XX旅遊網訂購自由行行程 , 而XX旅遊網的旅行社(A)實際將訂房的部分外包給另一個和當地飯店熟識的另一個旅行社業者(B) , 當PM採購完成訂購單的住宿房型註明是一間 4人房型 , 但是訂房的外包旅行社(B) , 卻是和飯店訂購的是 3人房型 , 在XX旅遊網的旅行社(A)的外包採購管理是不確實的 , 雖然服務業和電子工程行業比較不一樣 , 比較難有 SOP 或是標準去衡量品質 , 但是還是要有一些規範與作業流程.

旅遊心得 Lessons Learn

這是我自己第一次在旅遊過程有品質瑕疵的案例 , 雖然並非很嚴重的旅遊糾紛 , 但是期望自己從專案管理的角度去看旅遊案例 , 哪一個管理面向是有問題的 , 從每一次的經驗中都能加強自己在 PMP手法的認知與不同的看法.

作者 : 洪佳仁, PMP

作者簡介:洪佳仁，清大長宏第36屆學員，於2010/7/28考上PMP。現職:智原科技Project Leader。  

內文說明

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由PMI-TW理事長:傅旭昇先生、開南大學專案管理研究所所長:管孟忠先生及中華專案管理學會理事長:許秀影女士，一同分享專案管理實務上經驗。

2.封面故事:管理心法七字訣

讓擁有iPhone APP全球三萬華人下載量的專案管理實務文章，告訴您如何將專案管理內化成自己的優勢。

3.專案經理之星

由全球華人專案經理聖堂的十大傑出專案經理人獎評選出來的專案經理，透過他們的故事，期望讓對專案管理有興趣者了解及熟悉專案管理的趨勢，提升專案經理在業界上之價值。

4.專案管理成功系列:專案管裡的101

2003年起，台北101已成為世界高樓之一，不但吸引各國觀光客的目光，同時也成為台灣首屈一指的地標，但你知道這麼成功的建築是如何打造出來的呢?想知道答案就趕快下載本篇文章，讓101帶我們走進專案管理的世界。

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本週推薦簡報主題

【PMP專案管理實務】

點此圖及可下載

作者簡介

廖璟菖，長宏南科第15屆學員，並於2011/2/1正式成為PMP的一員。現職:仁寶電腦工業股份有限公司研發部工程師

簡報大綱:

1. PMP專案管理方法論 介紹

2. 專案外部管理：如何滿足客戶需求

3. 專案內部管理：專案人力資源管理

4. 專案管理的實務應用

簡報重點:說明國際專案管理師能力與證照之介紹。

若看不到圖請按此連結下載http://www.pmsuccess.net/PMPUpload/Personal_UL/20110801154512.ppt

題目：你的一個合作超過10年的顧客今天提出一個要求，希望你可以幫他的專案加一個功能，此功能不需要花掉你太多的時間，但是可以讓他的系統更加完善。請問，你應該怎麼做？

答案：

1) 向上級報告

2) 依照整合變更管理流程來處理

3) 拒絕此要求

4) 動用應急準備金

Ans:2) 依照整合變更管理流程來處理

註解：當顧客提出變更要求時，專案經理最好就是依照變更管理流程處理較佳，並以滿足顧客要求與避免專案鍍金為原則。