rogersnotes 20111229:範疇管理的重要性

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範疇管理的重要性

從事平面媒體及網路業的工作已有近七年經驗，發現專案管理的觀念越來越顯得重要，雖然媒體業感覺上與專案管理的關連性不是非常容易聯想，但是發現周邊相當多人也開始重視學習專案管理知識體系，將五大程序及九大知識領域串連起來，通過PMP認證，希望可以在專案領域中有最佳的表現。

但實際上，公司開始時的編制或是流程往往不像PMBOKR中的專案組織，通常很難在人員分配及預算內準時完成專案，且專案的成員也往往身兼數職，所以在有限的人力及預算中，範疇管理的落實就顯得非常重要。

範疇管理包括了蒐集需求、定義範疇、建立WBS、驗證範疇、控制範疇。

一、蒐集需求的完整

召集團隊的成員藉由會議、討論的方式蒐集客戶的需求，在這個階段大家都希望可以把客戶的需求可以通通一併納入，但往往參與的人員沒有看到具體的結果，以至於選擇無意見的狀況，參照專案章程為重要的依據，專案章程內除了說明專案的目的、重大里程碑、假設、限制及預算，更重要的是會公告專案的開始、專案經理是由誰擔任、以及其授權權限。也可以參考之前類似的專案，雖然還是會有所遺漏，至少可以有一個藍圖，所以需要持續的蒐集需求。

二、定義範疇的界定

制定產品或服務的規格、驗收基準以及定義如何達成專案目標的方法。在這個階段大家把產品做清楚的拆解，制定出達到專案的做法，類似要把產品拆開成拼圖，這時如何做合適的拆解，不會太細微、或是太龐大，在這個階段是相當重要的，這時最好有熟悉相關領域的專家，才可以讓此階段的界定清晰而明瞭。

三、建立WBS的分配

把定義出來的交付標的依不同的階段或流程拆解成容易管理的工作包。這是相當重要的步驟，因為要據此發展出專案所需的活動，並且評估出所需之成本、風險、時程及內外部資源。如何分解成適當的工作包，不僅僅要建立起人員的配置、參與時間的拿捏，還要記得參照需求的文件，以避免有所遺漏。

四、驗證範疇的驗收

客戶真正針對確認的可交付標的進行驗收。這個階段是非常關鍵的！專案的執行最終結果就是要給客戶驗收。所以要針對客戶確認的標的做驗收，切忌為了求好心切，加入了原本不在交付範圍的標的，如此並沒有加分，反而容易讓專案失去驗收的準則。

五、控制範疇的監控

隨時監控相關的標的是否如期完工？是否產出如預期的交付成果？預防並針對與基準的落差進行管理。監控的流程在專案的執行中，是需要隨時執行的；變異分析的數據確實性，影響評估專案執行的狀況，所以是相當重要的。

這五大子流程，在理想的情況下，應該是呈現一個前後緊密相連的先後步驟順序關係，但實務上，因為在媒體業因為變化非常之快，我們常常發現，需求和最終所期望的結果，往往有著難以避免的差異，好比規畫的起始在盡量辨別出需求之後，也通常在驗證範疇的階段，又會發展出新的期望。所以更是需要藉由專案管理的步驟流程，讓專案經理及成員，有一個清楚的依據及執行的準則，以達到事半功倍的目的。

作者:李怡穎, PMP

作者簡介:李怡穎，於TAIWAN NEWS 期間報名參加PMP訓練課程。成為PMP之後，希望除了持續將專案管理的思維運用在工作上，並期許能發揮PMP 共好精神，將專案管理的相關資訊傳承給更多人。

採購管理於政府標案執行應用

大部分公司組織基於管理結構或成本考量，較少採取專案型的組織來運作，大多是以平衡矩陣式組織來執行公司業務；因此，在公司裡面的執行單位如工程部，就必須承擔平常的工作(作業)以及臨時性的任務(專案)。

如果是小型專案一般來說使用部門裡面的資源就可以完成任務，但是如果是臨時接到業務部標進來而且是短時間要完成的大型政府專案，則由於公司內部資源限制問題，幾乎避免不了要採取外包的策略，也就是專案採購管理裡面說的:”以外包順利取得專案所需的資源”。專案執行過程說明如下:

本案例一開始PM就被指派出來了，因此PM就依照與客戶簽訂的合約內容，將合約裡面載明所需的交付成果、限制條件(如預算、驗收時間及其他約定事項等)整理出來，成為專案工作條款，並完成相關專案規劃如WBS、估算活動資源、發展時程、估算成本…等。

規劃採購: 在風險相關合約決策方面，考量本專案執行範圍橫跨花蓮、台東、澎湖、台南市、高雄縣、屏東縣市等共七縣市的鄉鎮公所，經內部團隊評估內部資源無法於時效內完成，需朝部分委外方式規畫執行。最後在經過自製或外購分析後，決定採用部分風險轉移策略，將高雄縣以外的區域外包出去，合約類型選擇將風險轉移給賣方的合約型態-FFP。

商源評審準則: 除了賣方的技術能力、風險承擔能力、產能及配合度外，主要選項為”做過其他買方或專案參考”，以在地廠商並與當地鄉鎮公所關係良好為優先考量，以加強後續與主要利害關係人執行溝通時的有效度。

執行採購: 主要在獲得賣方回應、選定賣方及簽訂合同。合格的賣方名錄一部分由組織的資料庫取得，另一部分透過業界提供資訊取得，在收到潛在賣方的報價後，內部使用自行獨立估價來完成成本估算，並作為回覆賣方的核對基準。

最後於合約簽訂前，採購單位再找個別賣方進行採購談判，此部分大部分是做最後的議價、合約付款方式敲定及驗收方式的確認等。而在採購合約正式授予後，即可取得賣方提供的資源行事曆，在透過委外獲得專案團隊後，後續即可開始執行其它的人資管理流程了。

管理採購: 主要確保賣方的績效達到合約要求，而買方依照合約內容行事。此流程執行重點為蒐集工作績效資訊及進行績效報告，故本案透過網際網路架設一個工程進度回報網站，使利害關係人隨時可以上網瀏覽進度，而且可以登錄問題及查詢問題處理情形。並請專人每天與各專案團隊確認進度，執行過程如果遇到問題則透過email來與專案團隊人員溝通及處理。

結束採購: 案採購結案程序驗收外包專案，並做Lessons Learned。

經確認賣方提供的相關驗收文件，並驗收賣方完成的工作無誤後，同時對買方、賣方進行結束採購及結束專案流程。雖然理論上結束採購流程要先結束，但考量對買方的驗收風險，實際上是進行同時結束的手法。當買方確認驗收無誤後，在進行買方的驗收流程同時，也同時進行對賣方的驗收，不過比較結案速度後還是結束採購流程先完成。

本案在經過專案團隊的共同努力下，最後終於完成了。而且是提前完成，並獲得買方(中部辦公室)的公開發文讚許，當然公司這邊後續也製作了獎牌表揚專案團隊外包廠商做為獎勵。而這個專案執行過程中，我發現花費最多時間的是在溝通上，此部分也印證了專案經理80%以上時間在溝通這句話，溝通做的越好專案成功的機率越高。

作者:許燦璿

作者簡介:

精業公司專案經理

南區客服處主管

南區市場行銷主管

技業資訊專案經理

傑迪斯整合行銷公司總經理

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與您分享PMP的非凡榮耀！小人物大志業2011年度報告～

<內文同圖>

一個小人物的大志業 2011年度報告

「考上PMP®不是結束，而是責任的開始。」這句話改變了台灣企業過去五年的競爭力，一個小人物每三年發起一個志業完成這項理想，讓競爭力的種子揮灑各地，培育全國過半數的PMP走進各領域，讓台灣PMP重新獲得新的定義。

2011年初，他第三個志業正式開啟：三年內無償培育1000位高階PMP，提昇台灣國際競爭力。大學教席及上校各200位，國家技師及公務主管各300位。

如今一年過去，他的種子已經種下，發芽的樹苗逐漸長大，目前志業目標已達成20%的目標，共203位PMP，其中包含大學教席94位、上校軍官17位、公務主管10位及國家技師82位等高度影響力人士。

為完成志業的使命，長宏將繼續義務培訓高階菁英，將PMP能力轉化為實質競爭力，讓台灣的競爭力和PMP的質量畫上等號。在此誠摯的歡迎您來長宏成為PMP，一同為台灣的未來打下根基。

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身為長宏PMP的好處就是可以從長宏取得換證的資源，而「實務文章投稿」就是其中一種方式。事實上，當您考上PMP後，每三年需要換證一次，而換證的來源，就可以藉由自我進修或是將PMP手法應用在實務上，而長宏在這方面將提供「實務文章分享」機制，藉由PMP在職場上的經驗，用800-1000字不等的敘述，撰寫成實務文章，藉由長宏公司創辦人周龍鴻,roger的審查後，即可獲得10小時的eLearning線上學習課程，讓您在換證上更為便利，且投稿次數不限，身為長宏PMP的您，趕快至PMSuccess系統上使用喔!!

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