rogersnotes 20120308:社會新鮮人遇上PMP管理手法

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社會新鮮人遇上PMP管理手法

經過了PMP課程魔鬼訓練般的洗禮，對專案管理的手法整個大改觀，返回工作崗位時，赫然發現其實在很多方面都能夠運用pmp的管理手法來使得計畫與專案更加完善，本人是剛退伍出社會不久的社會新鮮人，目前在傳統觀念濃厚的老字號公司服務，本身工作與「溝通」密切相關，且專案負責人花80%的時間在做溝通，對此非常感同身受。且另我耳目一新的是發展專案章程的概念，這是一般的台灣企業鮮少注意到的，在每個案件中，初始的可行性評估、高階的產品範疇描述是很重要的，『預防重於檢驗』，有了初步的評估，提早確立目標、建立正確共識，才不致於浪費後續在更改與修訂的資源成本。

一、起始階段

發展專案章程：

很多時候，主管可能只是隨便一句口頭上的交付與指派，可運用章程的概念，先將初步的分析與個人理解以書面方式概略描述出來，在與主管確認所要求的事項是否正確及可行性研討，確立共識後，在著手更進一步的規劃，以免衝動規劃不但方向不對更浪費許多的資源。

組織流程資產：

許多個人經手蓋章的案件，最好能夠scan或copy一份自存，往後在遇到相同類似的案件可將之套用，以利工作更有效率，慢慢案子越做越多，會逐漸發展出一套自己的魁花寶典，最好也將出件與交付的日期做一份自我的工作記錄表單（包含工程名稱、工程敘述、相關利害關係人的聯絡方式、完成日期及送件日期），隨者案子日積月累及時間的經過，往後當有人問起或自己需要參閱時，管理起來也較有效率。

二、規劃階段

建立WBS :

長宏一字訣形容的很好『不多、不少、不鍍金』，傳統的台灣企業運作方式，就是一位負責人總覽全部的工作事項，並採取快速跟進法，並沒有在去細細分解各項科目類別，及安排各項目的進度表，建立工作分解結構的觀念是專案最基礎必須的文件，分解成<＝80小時的工作包，可預防各項工作被遺忘，較好安排各工作流程與進度，也更方便估算及管理各項成本及評估風檢，以個人工作業務為例：規劃及設計一張漂亮的施工設計圖就是屬於一個小專案，並依現場施工的方式、人員的安全、施工材料的成本考量、與既有線路的整合、與承包商的業務、對未來可能的需求予以規劃及安置…將專案再分解成工作包，並就其各工作包非別去找尋資源與幫助，這樣做能增加專案估算的準確性、定義績效的基準與負責的任務，也方便事後檢討及追究能快速釐清問題所在。

發展時程：

分析活動順序、期程、資源需求、與時程限制條件等以建立專案時程的流程，時間管理的許多工具與技術例如：湧浪規劃法、分解術、由下往上估算、三點估算法、類比估算法、PERT法、時程壓縮等等…對我在規劃時程有很大的幫助，透過應用這些方法使我能夠更完整的管理與掌握整個時程與細節，在運用pmp手法當中的表格例如：專案時程網圖、長條圖、里程碑圖等，使我的時程計劃書能夠更一目了然並獲得上級主管的嘉許，另外，在處理任何事情時，有了妥善的時程規劃，就能分辨事情的輕重緩急，如此做起事來才會更有效率，事半工倍。

三、執行階段

發佈資訊與管理利害關係者期望：

建構有系統的回報機制，在規劃溝通的流程中，運用溝通需求分析、溝通技術、溝通模式、溝通方法來逐漸完善，確定與限制誰應該與誰溝通，以及誰將接收到何種資訊，落實規劃規劃，能將資訊與需求傳達到最適合的一方，以獲得最正確的資訊回饋，將預期、執行中、與執行完的結果依據時程規劃定期回報給適當的關係人，在報告的格式，學習到利用直方圖、s曲線圖、直條圖及表格依據專案目前的階段製作最適合的表示方式，清楚合宜的績效報告讓人一目了然，事先提出還未變成問題的疑慮及澄清和解決被辨識出的問題，以防止事後有更多的衍生問題以利專案進行。

四、結語

其實生活中大大小小的事務都算是一個專案，開始工作以後，前輩們不斷的強調做事的方法，聰明的做事，pmp的管理理論，將每項細節都規劃的很完善，常會讓人驚呼及讚嘆，運用pmp的手法，讓我在生活中不論是食衣住行都能比之前規劃與設想的更周到及完善，將這些觀念內化成自己處理事情的方式，遇到各項問題逐漸修正，發展出一套屬於自己的魁花寶典及SOP，目前我還欠缺實質的社會經驗，往後會依循著pmp觀念去影響及指導更多人，期許自己在處理事情時能夠更加完善，這就是pmp一直在強調的逐步完善！！共勉之

作者：鄭兆翔 ,PMP

作者簡介：鄭兆翔，東吳長宏第六十四屆台北班學員，並於2012/1/16正式成為PMP的一員。現職: 台灣電力公司台北市區營業處電務設計員。

專案管理實務分享－以過去專案經驗來看專案管理之應用

在未進入專案管理的領域之前，基本上都是做好工程師的專業工作，而我也相當樂於做好我工程師的工作，並發揮得淋漓盡致，以求將事情做到最好。也由於我對於自己的工作相當具有熱情和專業，主管便將我提拔為「經理」，well....不要認為這個頭銜很好聽，充其量只是加更多的責任在你身上，希望你更賣命而已。

Anyway，言歸正傳，在我接下這個工作之後，我發現我需要管理的事情的確變得相當的多，而主要工作列舉如下：

1. 管理並分派team members的工作；

2. 撰寫test plan並要求測試工程師完成測試並提出報告；

3. 與軟體工程師溝通並提報bug；

4. 追蹤bug狀況並每個星期整理bug status report；

5. 確認何時build出新版本並確認bug已經修復

以上的列舉工作雖然只是短短的幾項，卻是讓我忙得頭昏腦脹。

在還未學習到PMP專案管理手法之前，基本上我都是利用土法煉鋼的方式來達成目標，但是，實際上有達到目標嗎?其實並沒有，我發現，一旦沒有一個完整的專案計畫，許多不好的狀況只是一直重複的發生並想辦法補救，所以，當使用且戰且走的方法來執行專案時，其結果的確是很慘，因為做出來的產品品質也是無法控制，即使是能控制，也只能維持在某個水準，無法再突破。我想，這就是所謂的「一步錯，步步錯」的道理。

而在考上PMP之後的今天，我再回想過去的專案處理方式，我發現，其實有多地方如果能利用PMP的專案管理手法來做，那許多棘手問題都能迎刃而解!

就讓我利用專案管理的幾個流程來分析：

1. 在專案的起始以及規劃階段：

在這兩個階段裡，我本身認為最重要的就是『定義範疇』並『建立工作分解結構（WBS）』；因為在當時的狀況，我們只知道我們想怎麼做，但是，大家還是沒有一個確定並共同的想法，並了解哪些才是我們的利害關係人（Stakeholder），所以，如果沒有去確認Scope，將會導致專案失控或結案時發現與預期相差太遠，因此在起始階段取得共識是非常重要的事，有多少籌碼做多少事，才能讓專案進行順利，建議一定要隨時利用5W2H思考(Who、 When、 What、 Why、Where、How、How much)，將問題提出討論及確認，並確實做好記錄及文件，如WBS(Work breakdown structure)及專案範疇聲明（Scope statement）等文件。

另外，應該根據專案的範疇歸算出時間、成本和品質的目標及估算出風險等工作，並將WBS的內容再分解成更小的活動清單(Activity list)，以方便管理及執行。並利用各種圖表，如甘特圖、里程碑、網路圖來管理專案，並更新專案時程表。

2. 在專案的執行及控制階段：

到了這兩個階段，我認為該如何「發展專案團隊」以及「管理專案團隊」是相當重要的課題。因為在當時，大家都忙得不可開交，但是，做出來的品質卻又是無法令人接受，最後導致測試人員測得不開心，而軟體人員也寫得不開心，如此惡性循環下去，做出來的成果當然是無法交差!!所以，我個人認為人員的管理是一件相當困難的問題，因為要如何讓大家有共識、有目標以及相同的信念，的確是相當不容易的一件事情。而在PMP的手法裡，我學到了可以利用訓練（Training）、團隊建立活動（Team-building activities）, 基本規則（Ground rules）以及表彰和獎勵（Recognition and rewards）等方式，的確是讓我獲益匪淺。當然，還有一件最重要的事情，那就是『溝通』!!相信學過PMP的人都知道，專案經理需花費80％以上的時間在溝通，而實際做過專案的各位，應該更能體會這句話是相當中肯的，因為如果專案經理本身不擅長溝通協調或缺乏同理心及判斷力，容易在這個階段被專案成員抱怨並造成執行不力。

由以上的分享，我相信大家應該都知道了專案管理的好處，而且，我個人也認為不一定要是專案經理才可以執行所謂專案的工作，因為PMP的手法就是一種方法論（Methodology），你有了這個處理事情的方法，你可以運用在任何地方，例如老闆交給你的新工作、規劃婚裡、規劃聚會等都可以利用這個方法來達成。你會發現，利用這些機會磨練自己對專案管理的訓練，不僅工作和生活上會相當有條理，而且自己的專案執行效率和素質也會提高很多!!

作者：徐英鐘 ,PMP

作者簡介：徐英鐘，於2011年12月19日正式成為PMP 。

目前在某外商公司擔任FAE Leader的工作，期望學習到PMP的手法之後，能夠運用在各個地方，不管是工作、生活等，並希望傳遞此方法給有興趣的朋友們!!

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