rogersnotes 20120405:會計師事務所的專案管理實務運用

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會計師事務所的專案管理實務運用

前言

根據PMBOK的定義，專案係指有明確的開始與結束之活動，例行性或持續性的工作較不被認為是專案管理中所定義的專案活動，因為專案管理強調資源能快速有效地整合及運用，然而許多庶務性的例行工作多半可以由單一部門持續性的執行，因此在許多中小企業當中往往不會被以專案的方式來執行。

當前環境

台灣現行中小型會計師事務所的主要業務可分為三大領域，分別是（1）代客記帳與報稅（2）財務及稅務簽證（3）工商登記與稅務諮詢。其中又以代課記帳及報稅為大宗，由於這類型的業務多屬於例行性及持續性的服務，事務所基於成本與資源的考量，作法上多半會由一或兩名會計人員負責執行，在稅務申報期間再由會計師或會計主管進行申報前的覆核，實際應用到專案管理的地方相對有限。

然而這並不代表專案管理無法應用於事務所環境中。事實上目前台灣的會計產業環境逐漸朝M型化發展，低階、庶務性的記帳工作逐漸轉移至記帳業者（記帳士），高獲利、大型複雜的簽證業務則由大型會計師事務所壟斷。因此中小型會計師事務所若要生存，在服務上必須朝客製化與加值化方向努力，這樣才可以做出具有特色的市場區隔。

實務運作

吾人認為，專案管理的應用確實有助於中小型會計師事務所在此等領域的提升，舉例而言，從客戶設立公司開始，事務所就可以提供專屬的諮詢與規劃服務。在起始階段可協助客戶就產業環境面及法規面擬定合適的法人組織結構，在規劃階段，可根據分解技術個概念，將服務區分為例行性服務及加值性服務，由於加值服務多半屬於突發性或臨時性的，客戶往往在遇到問題時才會尋求會計師的協助，而事務所也常因為資源的限制而無法提供立即完善的服務。因此若能根據專案管理的精神，即早辨識潛在的風險或利害關係者，搭配適當的拆解技術，便可及早為客戶預做規劃，並進而衍生出新的服務內容與價值。

公司開始營運之後，代客記帳與稅務申報會成為主要的工作內容，然而持續性的監控卻更能凸顯事務所服務的價值。例如：在稅務規劃上，事務所可針對每個月的營業稅繳納情形，推估公司當年度的淨利情形，即早協助客戶進行因應。

加值案例

當事務所在進行財務或稅務查帳時，若按審計原則進行，則必須先對受查客戶進行整體性的了解（組織流程資產、企業環境因素），此時便可藉由了解公司來同步提供相關的企業諮詢與改善服務，例如：目前台灣多數的中小企業的內控系統仍停留由老闆或老闆娘負責的地步，這樣的型態在組織開始成長之際會面臨即為嚴峻的挑戰，甚至造成發展的侷限。過去中小企業會想要建立系統性的內控制度多半是因為要上市上櫃，為了配合證券交易法之規定而推動。但事實上內控的持續改善對於企業管理的重要性往往被忽略。固然中小企業並不需要建立如同上市櫃公司般嚴謹的內控制度，卻可藉由會計師的協助，將每項流程或會計循環的控制點以專案的形式來逐步完善內控系統。

總結

目前除了大型事務所外，專案管理仍鮮少被應用於會計師事務所當中，吾人認為除了一般人缺法對於專案管理的認識外，主要仍在於組織尚未達到具有能完善落實專案管理的可觀經濟規模。然而思惟的演進是可以藉由持續性的宣導來加強，至於實質性的組織效益則是需要事務所勇於創新並利用文中所提到的加值化拆解技術來達成。

作者：謝宗翰,PMP

作者簡介：謝宗翰，目前任職於益誠聯合會計師事務所。在進入事務所前曾擔任立法委員法案助理及NPO組織之專案經理，並主辦多場大型營隊活動及國際會議。

花博展館入館方式與專案管理有關？

相信曾經到過「2010臺北國際花卉博覽會」的來賓，一定對於花博91.9公頃的廣大園區感到驚嘆，更對座落在園區內那14座獨具特色風貌之展館印象深刻。

一、起始階段

回憶起花博籌備期間，打開電視就可以看到全球矚目的上海世博會，偌大的會區每天湧入三、五十萬人潮，民眾全副武裝攜帶折疊椅、娛樂用品在各個國家展覽館前排上五、八個小時，為的就是一定要一窺心目中最想看到的國家展覽館。雖然花博規模沒有上海世博那麼大，但花博之廣之大也是不容置疑，絕非購買一日票或者是三日票就可以一次逛完，但是要怎麼樣可以讓前來遊玩的來賓可以玩得精、玩得巧、玩到恰到好處有效率，一直是我們傷透腦筋的議題。而為了這個議題，我們決定規劃一套實用的入館機制，讓前來參觀的來賓都能盡興而歸。

二、規劃、執行與監控階段的逐步完善

規劃入館機制的目的，就是希望前來花博的來賓，不會將所有的時間都花費在排隊上，而是除了可以參觀幾個心目中最想看到的展覽館之外，也可以將其他時間放在園區內其他地方多走走、多看看，才不會有來花博最大的印象就是「排隊」的情況產生。

我們將園區內的14座展館依照展示空間大小、內容和型態分類，並且分析各式入館及預約方式（例如：網路預約、電話預約、現場人工預約等）之優劣後，訂定出屬於花博的展館入館方式及預約機制。

試營運階段，是我們將紙上規劃付諸行動的第一次，每天鉅細靡遺的觀察及記錄下各式狀況以及民眾的正反面意見，將這些都是為寶貴的Lessons Learned，再依照這些結果每週甚至每天做修正，補足原本規劃中不完善的部分，作為花博正式開幕時的經驗參考值。

正式開幕之際，開始利用各式管道，例如電視、廣播、平面、網路媒體；園區內的導覽折頁、廣播系統、資訊看板等發佈資訊，目的就是要讓潛在以及前來的來賓能確實收到入館機制的資訊，以盡早規劃前來花博的美好時光。

然而，正式開幕之後的人潮，依舊在挑戰我們所規劃的機制，像是來賓預約了參觀時間，卻沒有依預約時間前去參觀，而浪費了一些名額；像是眾所矚目的夢想館，來賓為了可以有機會一睹風采，清晨就前往園區排隊…等，都憑藉著我們隨時隨地在檢討與修正，陸陸續續將所有的問題做了改善。

三、結束

展館入館機制這個專案，依照專案管理的五大流程進行，在花博展期結束之後進入「結束」這個階段，在這個階段除了綜合檢討之外，當然也會將建議記錄下來，希望可以提供給日後需要的承辦單位參考。

「2010臺北國際花卉博覽會」是臺灣的第一次，也是值得驕傲的一次。這個無比龐大的專案，是用數以幾百計的小專案層層堆疊而成，我們將過程中所有的經驗與資訊都保留了起來，這是難能可貴的寶藏，也絕對會是往後要籌辦博覽會的時候最有參考價值的知識庫。

作者：王偉玲,PMP

作者簡介：第一次聽到「2010臺北國際花卉博覽會」，是在電視上看到受到廣大民眾愛戴的志玲姊姊與市長一同出席記者會，哼唱著「美麗的力量」，進而引起對花博的好奇，上網GOOGLE了一下，才發現這是多麼值得參與的臺灣盛事、國際盛事。就在那個時候，湊巧遇上花博需要更多人能一同為了花博而努力，當然不能錯過這麼難能可貴的機會，加入這個大家庭。

進入花博這個大家庭之後，我在展館營運中心主要負責所有展館的資訊彙整以及一致性的規劃，首當其衝要完成的規劃案，就是展館的入館機制。目前我在財團法人臺北市會展產業發展基金會擔任展館營運規劃人員，從事與展館營運相關之工作。

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