rogersnotes 20121213: 專案管理能力對於計劃申請的助益

更多rogersnotes, 請至www.pm-abc.com.tw........ 訂閱/瀏覽

若您不願意收到rogersnotes，請點按此處進行退訂:http://www.pmsuccess.net/subscriber.asp 或直接回覆本信件通知我們為您處理。

專案管理能力對於計劃申請的助益

隨著社會的變遷與工作職場環境的改變，社會對於學生畢業所需能力的需求，已不只被要求要懂理論，也需具備實務的操作經驗。因此學校的教學工作已不再只是教學，而是教學與研究並重的工作，學生必須在老師的帶領下，實務的解決產業或理論上的研究問題。然而，不同於教學工作，是被動的接受學校排課，對於研究或產學合作案而言，老師本身都必須出動出擊的提出各種計畫案，在眾多申請者的競爭下，爭取計畫經費執行研究，以便能在解決問題的過程中，老師與學生都共同增進實務能力。

因此，如何寫出好的計劃，與順利的成功執行計畫，就變成目前學界老師不能逃避的問題。以下我將分享專案管理對我公私部門計劃申請與執行所產生的助益。

一、利害關係人管理

一個可以打動人心的計畫案，一定要切中重要利害關係人的需要。在計畫撰寫的起始，必須仔細分析哪些人會審閱你的計劃，誰有權力決定接受或拒絕你的計劃，然後辨識利害關係人，再依據這些關係人的背景、學養、需求、與期望等，權重利害關係人，之後再動手來擬訂題目與解決方案的走向。所以，辨識利害關係人，找出利害關係人的需求與期望，再將其轉成我們專案工作的項目，便容易打動評審的心而獲得計畫通過。

二、範疇管理

專案管理告訴我們要做到不多、不少、不鍍金。而且計畫的時間、人力、經費都是有限的，所有的資源都需花在刀口上。所以在計畫申請時，描述計畫工作項目的範圍，一定要斤斤計較，並清楚的告訴評審，我所列的工作項目都是必要的，這些的確是完成此計畫所必需的，沒有一點點的浮報工作項目與預算。然而，在計畫撰寫初期，範疇是不明確的，因此必須不斷的與利害關係人進行訪談、焦點團體、促進研習會等方法，逐漸將範疇聚焦、再趨於一致。最後一定要文件化，並由委託方確認，然後再列入計畫內容。

三、風險管理

產業界常說:「計畫趕不上變化，變化趕不上老總的一句話。」這句話，我的深深體驗就是風險管理。一個沒有考慮風險或是輕忽風險的計畫案，注定是一個失敗的計畫。在計畫初期，團隊必須儘可能的辨識風險，提高已識別的風險，降低未識別的風險，然後對已識別的風險提出可能的應變計畫。企業不會因為獲利高而去投資，但是會因為風險低而投資，所有的計畫原則都如此。也就是說，計畫不是賭博，而是期望未來在穩定中求成長，因此審慎的風險管理，我認為是計畫書中是一個相當重要的篇幅，一定要讓委託人感受到「由我做，你放心」的誠意，而這就是好的風險管理規劃之目的。

四、成本管理

一件正常的計畫案執行，是不可能追加預算的。萬一錢花完了，事情卻還沒做完，只有兩個後果，一個是自己貼錢完成，一個是專案中止。而專案中止對組織名譽的傷害是很大的，所以通常是草草結算，而造成業界對學界的不信任的後果，因此成本管理不可不慎。在與業界的產學經驗中，我的認知是業界認為學界執行計畫的優點是，有免費設備使用、沒有固定成本(設備、人力)、與較低廉而優秀的人力等，不過業界也抱怨學界缺乏成本概念，與繁瑣的會計制度的羈絆等是缺點。因此，若能落實成本管理，提升學界自身執行計畫的成本概念，從計劃階段就做好精確的估算成本與決定預算，在執行與控制階段，落實使用成本管理的手法:諸如實獲值管理、變異分析、與專案管理軟體等工具，儘量減少學界執行計畫的成本管理缺點。

五、溝通管理

溝通方式有分書面與口頭，由於學界執行計畫大部分在學校環境執行，只有少部分到業界現場，因此我們的溝通方式對外大都使用書面，對內而是書面與口頭並行。而有效的溝通，是指在對的時間以正確的形式和影響方式來提供資訊。所以結合前述的利害關係人管理，對外部對象，可能是使用簡訊、email、或正式公文等來向對方報告進度或結果。對內部成員，則建立一個內部線上公告的環境平台，讓成員隨時知道自己的工作、位置、與進度，並每個星期招開一次專案會議，以共同解決與協調成員間彼此的問題與困難，也藉由一次次的面對面溝通，提升內部成員的默契與團隊氛圍，以促進工作效率。

六、經驗學習與文件化

人類傳承的歷史，教導我們不要重蹈覆轍，專案管理更是此精隨地貫徹者。從專案管理課程的開始到結束，講師不斷在台上重複著Lessons learned，在課堂上的一次次實作演練，也實際示範給我們學員得知Lessons learned的作法。以前沒有的專案管理的計畫容易失控，許多原因分析結果都歸咎於瞎子摸象。因為計畫通常不是執行例行性的工作，而是解決獨特性的問題。而也因為獨特性，常使得委託人與被委託人常處於恐慌與沒有前例可尋的窘境。所以，專案管理是分析數千個執行成功或失敗專案的精華，指導我們須有系統的記錄專案過程，以便逐步改善，提高本專案的成效，更進一步傳承經驗給下一個專案。

作者：張耀升,PMP

作者簡介：國立交通大學經營管理研究所博士，目前任教於中州科技大學資訊管理學系，擔任助理教授一職。在學校教授科技管理、知識管理、與專案管理等課程，也參與許多學校與產業合作的研究案，期待經由專案管理的訓練，能在未來的工作與研究上，注入更多的能量與能力，以便更順利完成任務。

校園處處見專案

專案無所不在，不論個人的工作或生活，群體組織的運作，處處可見專案蹤跡；我們雖然處在一個專案接著一個專案的生活中，卻不知原來這就是專案。以校園生活為例，到圖書館借一本書閱讀或借影片觀賞，選修一門課程或參加一項社團活動，申請執行一項研究計劃或撰寫一篇學術論文發表，在在都是專案；因為這些都符合美國專案管理學會（PMI）所發行「專案管理知識體係導讀指南（PMBOK）」第四版所定義的專案：「一項專案，係指為創造獨一無二的產品、服務或成果，所做暫時性的努力。」

專案與一般工作最大的差異，在其獨特性與暫時性，不重複的工作產生獨特的交付標的或可交付成果：獨一無二的產品、服務或結果。暫時性表示專案時間的明確開始與結束。「到圖書館借一本書閱讀或借影片觀賞」，為充實新知或娛樂效果，均有一定的期限；「選修一門課程」，可以得到學生想要或需要的學分或知識成果，以學期為限；「申請執行一項研究計劃或撰寫一篇學術論文發表」，計劃期限可長可短，必然有特殊的產品或成果，論文發想可能靈光乍現，但撰寫到正式發表期限可能數月至數年。

專案時間可長可短，課程上安排兩小時的一場演講、一日校外觀摩教學活動、數年完成的產品研發或論文發表。獨特產出的交付標的可大可小，校內專題演講以千元計，教育部補助教學卓越或中程計劃主助專案以億元計。有限資源所涉及的人力，專案可以一人獨立完成，評鑑與認證專案動員全校各院處室。

與例行工作一樣，專案資源受限，經過規劃、執行與監控流程，仰賴人力投入完成。唯例行性任務係持續性與重複性，專案目標的特殊性與暫時性。在大學開設一門課程，屬專案或是例行工作？從專案管理五大流程群組：起始、規劃、執行、監控與結束，及是否經由逐步完善達成專案目標，與持續改進計劃的計畫書予以區別。大眾觀念中，大學教授重複持續開課的課程視為例行工作，非為專案；然每年面對不同學生所處的環境時代背景亦異，課程顯然是專案。就大學教授而言，講授不同課程是專案，參與學校教學計劃創新教學課程是專案，進行不同教學方法的教學實驗是專案，針對不同學生量身打造重新規劃執行與監控課程執行更是專案。

本人有幸服務於逢甲大學，是教學卓越重點研究突破的大學，膺英國泰悟士報全球百大新興潛力大學之一，連續四次獲全國教學卓越最高金額獎助，唯一一所六次教學卓越均列全國前三名的大學。PMO教學資源中心每年均有教師成長社群與創新教學專案的公開申請計劃，本人每學期撰寫申請計畫書進行創新教學實驗，此為專案的啟動與規劃流程；經學校教學卓越委員審核通過，執行監控原計劃之創新教學實驗，課程結束撰寫結案報告，完成相關經驗學習，同仁間互相觀摩成果分享，並成為相關專案的組織環境資產知識庫。完全符合專案管理五大流程群，且必須根據九大知識領域的四十二個流程群組，至少整合管理六大流程群組及時間、範疇、成本、人資與溝通相關知識領域流程予以運用，確實為一項校園專案。

作者：郭廸賢,PMP

作者簡介：郭廸賢 Ph.D,CAPM,CPPM,PMP

國立中興大學農業經濟學博士

逢甲大學合作經濟學系教授

2011年6~7月通過中華專案管理協會PMA專案助理、CPMS專案規畫師與CPPM中華專案管理師三級專案管理相關認證

2012年9月分別通過PMI之CAPM與PMP專案管理師相關認證

第七期專案經理雜誌 大人物的攝影展

即將上架，敬請期待!!

33個最熱血時尚創意人X 39 位最炙熱跨界大人物。集愛共構，台灣史上最大青少年造夢計畫！2011年「大人物慈善攝影展」，短短不到一個月的展期，卻創下國內多項紀錄，他們是如何辦到的？文化創意產業的專案與一般專案的管理又有何不同？本期《專案管理雜誌》採訪封面故事的主題是「大人物攝影展」，將深入訪問發起人藝術總監陳孫華、攝影統籌總監蘇益良、影像後製王志雄、蔡維杰，以及主辦單位富邦文教基金會，從各種不同角度來看這個與眾不同的專案......

精彩片頭影片搶先預告：http://www.youtube.com/watch?v=b3AIlr4r0sE&feature=youtu.be

~誠摯邀約優質講師錄製線上學習管理課程~

魅力講師的超級舞台

誠摯邀約優質講師錄製線上學習管理課程

延續長宏調查PMP希望補充能量的線上專案管理實務課程,已完成課程大綱規劃,接下來就是廣邀各路講師好手齊聚長宏殿堂為PMP錄製課程.相信這不只是造福長宏PMP, 同時, 也是魅力講師的超級舞台. 在此懇請幫忙轉知邀約信函給優質講師為長宏PMP錄製線上學習管理課程. 詳如下

為長宏PMP學員錄製約10門 "線上學習管理課程" (純聲音+簡報畫面的錄製，講師不入鏡) 供學員可不受時間、地域限制學習未來職場所需的『管理知識及技能』，在此誠摯邀約各界優質講師報名參加。

詳細內容，請觀看長宏公司總經理Roger親自錄製的課程邀約說明影片：https://goo.gl/vN6z6

課程資訊

課程時間：約4小時 (實際剪接後)

錄製費用：4,000元/小時 (以實際產出的時數計算)

交通費：實報實銷

報名方式

報名日期：12/3 (一) - 12/20 (四)

e-Learning課程預計錄製時間為：2013/1/1 - 2013/2/28，講師可依個人行程安排錄製時間

如有興趣的講師, 採線上報名：https://goo.gl/3Uwml

＜＜上一則 rogersnotes　　回 rogersnotes 主選單　　下一則 rogersnotes＞＞

rogersnotes 無償分享筆記, 歡迎分享給好朋友. 分享檔案著作權屬 rogersnotes®所有,
欲在公開場合使用rogersnotes® 著作請按此下載使用同意書.roger 連絡Email: PMSuccess@gmail.com
非常滿意　滿意　普通　不滿意　非常不滿意　
退訂或推薦您的朋友共享rogersnotes, 請由此進入