rogersnotes 20130214: 改變，就從專案開始

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改變，就從專案開始

前言：

2013/1/14一個奇妙的日子，懷著忐忑不安的心情上場考試。以前常用「忐忑」兩個字，就只為了這兩字優美罷了！第一次明白喜悅、興奮、焦慮、迫切的那錯綜複雜的情緒。結果出爐，PASS！離開考場後，忍不住握拳拉弓，大喊YES！才吹著口哨回家。此時，巴不得告訴全世界，PMP我考過了！你可曾有過這樣的經驗？應該都有！也許，還沒，但很快就會享受到了，只要，你願意…

回到工作職場，發現自己像似充滿電的巨人一般，滿腦子想要顛覆過去的不完整。不料….突然間，這才明白「謙卑」是我忘卻該做的事。想改變現況，想拋去以往的窠臼，想給組織一個全新的盼望，想…..所有的想法都得透過執行才能展現出來，組織的需求也才能被滿足。

改變，就從專案開始！

一、主動：

常言道：天下最難的兩件事，一是，把自己腦袋裡的玩意兒，放進別人的腦袋；一是，把別人口袋裡的錢，放進自己的口袋。既然不容易，那可就千萬別強求！但，「主動」卻是不二法門。談管理，通常我們只知道，接受了長官的指示，就全力以赴的向下傳達，抱著使命必達的態度，拼命往前衝。往往我們卻忽略了「向上管理」的重要。長官也是利害關係人，甚至是關鍵利害關係人。他們也有夢、有理想、有期望，當然，也需要被尊重、被安慰、被鼓勵、被肯定！他們也需要有參與感，他們也要有成就感啊！當我們願意親近他，不再閃躲。想當然耳，我們鐵定能更明白他的心意，我們的工作目標也就更加明確。長官看見同仁的成長，長官看見同仁對組織更具向心力，長官看見同仁的工作目標都能有效率的達成。豈能不竊竊自喜呢？

二、積極：

我相信每位主管一定都有寬大包容的胸懷、仔細溫暖的心、聰明清晰有創意的頭腦、堅強肯扛責任的肩膀！唯有工作節奏是不是明朗清楚，那就不可知了！當重新回到組織，所引來的是側目，同仁們看著望著，不知道咱們會有甚麼怪招，會怎麼整治他們。而我們願意分享、願意鼓勵、願意教導、願意委任，那整個氛圍就不一樣了！公平完整的工作分配、誠實清楚的工作目標、尊重專業的工作責任，讓每一個參與的同仁歡喜快樂的享受工作的成就。樂哉！樂哉！我們每天簡直就像啦啦隊似的，歡笑不斷。整個團隊組建，還沒看見風暴呢，就見著風采啦…

三、績效導向：

所有的工作不就是為了達成目標？整個的過程以及後續又該如何的開展，對上的報告，對下的分享，對事不對人的檢討修正，沒有了尷尬火爆的場面，只有彼此交心的研議….高品質的文件資料，詳實的數據報告，清楚的說明演示，也就讓大夥更深的體認到，腦袋原來不是用來算計推託，而是用來記憶思考的！面對愈來愈強大的競爭，面對不可知的未來，「盼望」這種東西也就隨之成為一種奢侈。「知識」在績效導向裡增長，加上「創意」的堆疊，也就成了「信心」的「基準」！可別忘了！基準對績效哦！

作者：董玉立,PMP

作者簡介：東方設計學院畢業。現任臺灣時報業務處經理，綜理報社廣告及發行業務。專長為資源整合行銷、創意活動發想與執行、媒體公關活動等…。曾推動平面媒體與電子傳媒跨媒體合作；各級首長暨民意代表選舉文宣專案。每年至少推動執行三至四個專活動。

專案管理知能應用在提昇計劃撰寫與執行效能之助益

由業界轉任教育工作多年，也曾有過多次申請與執行政府專案計畫的經驗；然而,在尚未接觸到專案管理的知識領域之前，總感覺到每次自己在計劃的規劃與執行之間的落差很大，結果也不如預期，往往將大部份的精力、時間耗費在應付未知的變化與變更計畫內容，最後落得疲於奔命又績效不彰的草草結案。而同樣的挫折與錯誤又屢次重覆發生在後續的計畫中，形同無法避免的厄夢循環宿命,亟思改變卻又不得其法。終於，在經歷長宏專案管理課程學習歷程中找到答案，我慢慢地嘗試將專案管理知識領域與專案流程的架構與關聯性，拿來對應到自己以往執行計畫的作法，審視箇中的差異與思維盲點，據此找出一些導致專案失敗而容易被忽略的關鍵因素。以下提出個人的觀察與淺見與大家分享：

一、計畫慎於始：目標明確不鍍金

過去對於計畫的撰寫往往是章節片段的拼湊,計畫內容各行其是，而且為求計畫能獲得青睞總是創意無限卻無法聚焦，包山包海但不能收歛，透過專案管理的概念學習,讓我瞭解到專案起始階段最忌專案計畫鍍金、目標不明確及不具可行性，不僅會導致後續規劃、執行與監控流程的效果不彰，也註定計畫結案的失敗。其次，撰寫計畫主觀性太強,導致利害關係人的辨識常被忽略，會使其因溝通與資訊不足，需求無法被滿足而衍生的專案風險以及增加專案執行的阻力。

二、專案精於謀：規劃注重架構與流程整合

規劃首重「逐步完善」的精神，計畫雖然有大、小型之別，但對於規劃階段通盤考量範籌、時程、成本、品質、人資、溝通、風險與採購管理的各面向之關聯性與影響的作法不應有別，透過專案管理領域學習如何在不斷修正的過程中使專案逐步細化，趨於精鍊,不致疏漏。其次，則是學習將片段的工作包、活動整合構成完美的專案圖像，見樹又見林，讓計畫執行時前後呼應，環環相扣；監控時亦有所依循，適時拉回。

三、活動勤於控：落實範疇、時程與成本三大基準的規劃與掌控

範疇、時程與成本也是政府計畫案最重視的規範基礎，相較於以往粗略的甘特圖與經費預估,專案管理知識領域讓我深深感受到,專案要有明確的範圍與工作包的界定，才能據以發展估算專案活動並評估所需之成本與時程；此外,時程基準的精確掌握(如活動順序、時程、資源與專案時程的確定)，可以為專案提供明確的進度、里程碑及工作跟催與變更之資訊。

最後,經費的合理編列與掌控往往反應出專案管理在計畫上的細膩度與精準度，這也是學校單位最常遭遇到的執行困境，不僅缺乏實獲值管理（EVM)、應變準備金與管理準備金的編列概念，消耗預算與預算執行率的更是成為以往最常被用來掌控計畫成效的消極思維。而這些缺失其實都可以透過成本基準的觀念來改善。

另一方面，落實範疇、時程與成本三大基準的規劃與掌控,組織內外部資源(包含計畫人力、採購)需求、品質、溝通政策甚至風險管理也會一併被詳實的評估，以提昇專案成功機率。

四、強化組織記憶-經驗學習知識庫建構

學校雖有資訊部門-電算中心,但對於組織流程資產的建構而言,是最為薄弱,許多寶貴的資訊與程序缺乏標準化與文件化,老師們的珍貴最佳實務與智慧財產也未被傳承分享,在沒有可供參考的文件範本與類似案例的情況下,徒增計畫規劃與執行時許多嘗試錯誤的冤枉路,而這些對於經驗學習知識庫的建構未受重視會嚴重影響組織的競爭力,實乃改善當務之急。

五、強化變更控制紀律-正視變更控制的重要性

學校單位屬功能式組織，部分學校雖有計畫辦公室的編制,但主管大都屬兼任性質,權限與資源有限,僅限於計畫時程、預算掌控、訊息發佈與計畫結果收存等協調功能為主,專案計畫的執行當責與掌握大都落在科系主任與教師身上，過於彈性與自主性而未重視專案整合變更控制與管理的重要性，導致「範疇潛變」的現象普遍，對專案時程、成本、品質、資源產生負面衝擊、需求爭議或額外負擔而不自知。

縱使計劃執行過程中容或有值得仿效的缺點改正、矯正與預防活動等最佳實務產生，也因未能有效地被記錄與發佈以提供組織成員參考範本及後續經驗學習。計畫辦公室若能有系統的執行整合控制，強化此寶貴的資產，或初期暫以建構各學院、科系為主的變更控制系統作起,相信對後續類似計畫的執行將有事半功倍之效。

結語

很慶幸自己能參加長宏PMP課程,讓我有擴展管理視野的機遇，更感謝長宏團隊對我在專案管理的觀念上的啟發,讓我在未來申請與執行計畫時會有更全面性的考量與細緻的規劃,也是我「逐步完善」終身學習的開始。

參考資料

PMBOK@ Guide, 4th Edition, Project Management Institute (PMI).

作者：陳建龍,PMP

作者簡介：國立雲林科技大學管理研究所博士，曾任職統一企業,目前任教於高雄餐旅大學烘焙管理學系，教授專案管理、店面經營管理等課程，期待在未來工作與教學上藉由專案管理知能的運用有效提昇效能。

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