專案管理在「大型專案」的應用:大型專案的規劃流程主要是指「確認客戶需求」，也就是專案管理最頭痛的定義範疇。

專案管理在「大型專案」的應用

前言

2011/4/26對我來說真是個難忘的日子，走出PMP試場，真的是如釋重擔。報名PMP後，由於工作與家庭發生多起未知之未知事件(如：在SOSA促邀下，去大陸當所謂專家，就缺課兩次)，每周六、日的充電竟不得不缺堂。再加上十多年大型專案之實務經驗，無法融入PMP思維，調適所形成失落又有所拖延，挫折感油然而生。還好，在教練樂觀引導、指示下，加上無私的共好機制，又較以往在校就讀之讀書會更具激勵效應，充分發揮逐步完善功效；本組全員終能如期全數通過PMP，個中甘甜，倒也足堪回味！

考過PMP後，公司開會時我常會跳離主題，問年輕PMP夥伴：該如何運用PMP邏輯和手法？如何整合公司這麼多PMP們之功力，方能在改善經營體質上，真正發揮應有的可長可久之機制性效益。經過不同的會議場合，引據與反覆辯證，深深體會PMP要成為最佳實務，須有許多一目悚然之Lessons Learned(若LL是血淋淋教訓，能不悚然嗎！)，讓PMP夥伴都能練就避凶之一番真功夫，見解終就會漸進一致！

大型專案的規劃流程主要是指「確認客戶需求」，也就是專案管理最頭痛的定義範疇。實務上，國內專案時程被壓縮在大型專案中是很稀鬆平常的。一般，若是專案時程被壓縮，首當其衝被犧牲的往往是規劃之期程；因此，在專案規劃欠周延、未完整之下，趕著進入執行階段，會很容易發生：品質低劣、時程延誤、預算少列、人力(資源)不齊等風險。後續接踵而來的是一大堆變更，反而要花更多時間來補救、矯正、防治，苦了PM；何況隨專案階段推進愈後期變更所需成本愈高，犧牲規劃期程一定會誤了專案。

因此，專案在規劃階段，「最好」「多下」「更大」的功夫；不過，一定記得要遵守漸進詳盡之原則：即近期即將執行的規劃要愈詳盡愈好(時程、預算、人力、品質之規劃要推敲再三)、遠期能舉粗枝大葉就好(以里程碑、策略、趨勢、演進等點到即可)，如何拿捏遠近也祇得逐步改善！

除了落實即將執行的規劃以外，相當重要是取得利害關係者充分瞭解！在承接專案後，能夠及時、適地將己方「落實PMP」本質和「逐步改善」典範等成功`關鍵機制傳達給客戶，俾建立雙方互信基礎，有效溝通；PM可減輕工作負擔，也可提高客戶滿意度。

以下是我在所從事的大型專案領域經驗，與PMP訓練經磨合後，較能心領的專案管理實務三個淺見，其中舉例會提到目前很夯的iPad、資安、雲端技術等；在此野人獻曝，就教PMP們：

一、規劃前「整合」要聚焦於客製化，並逐步完善其「累積」及「一致」

客製化之實務與理論一直推陳出新，新近走紅的實務無法用既有的理論來解釋；iPod和iTunes等初期竄出之邏輯，在學院派仍很難有所定論。反觀國內，好不容易從OEM、ODM邁向OBM，或擁有品牌、推出競爭機種，但還是無法跟延續iPod優勢之iPhone和iPad比肩，同台的國際著名之手機或NB擁有市場優勢經典企業也紛紛落馬；現有理論或實務專題文章也不易解釋此賽局。

不過，PMP訓練倒提供了很好的啟發；我們可能要從更高的策略高點來看，要從超越OEM等同台者之做法。一般而言：都會規劃和執行階段之「整合」考量但不易精，「累積」兩階段「整合」考量，更難精益求精；尋求跨專案或產品之「一致」，將「累積」「整合」考量發揮到淋漓盡致，絕對難上加難；昔日經典企業能兼顧三者幾希，大都又無以為續，能成就永續優勢，唯Apple而已。

iPhone、App Store「整合」傑作，在「累積」iPod和iTunes之客戶基礎下；洞悉每個消費者使用行為，用戶下載的應用(含音樂、遊戲、軟體等)都不太一樣，完全是根據自己的需求，真正做到用戶客製化又讓用戶自助化；且客製化、自助化又不失大量化，這也是「整合」製造所須一致之大量化利基；iPhone和iPad優質觸控人機介面是「一致」之另一典範，這些成就都是逐步完善之極致。

身為PMP要能心領神會、念茲在茲，在異業實施典範移轉。如此，才得以跳脫既定模式，才能創思、創新專案可能的永續優勢與價值。Apple Jobs如何拿捏遠近範疇，相信也是逐步完善吧！望吾輩能見賢思齊。

二、專案期間要營造溝通分享、學習之機會、場合

專案期間專案經理一直在時程、預算、人力、品質之範疇內溝通、尋求其(最)佳適方案，何不學習站在策略高點營造辦證思考環境，引導「利害關係者」進入較高層次的思維方向，來降低範疇內各要素之矛盾。因而藉由觀察、傾聽情境需求，並試探提出合宜的解決邏輯與方案，俾符合達成交付標的之時程、預算、品質及風險等限制條件。

專案期間應設計形成各種關係和互動之環境，提供利害關係者分享資訊、建立專案短期關係，嘗試創新、感受衝擊。利害關係者可從分享、學習和互動環境中了解新世代消費者行為，包括：消費者如何使用產品與及消費服務，此消費者體驗是第一線服務員工心得，如何與客戶互動和傾聽、蒐集客訴。消費者的決策行為變了：消費前，先上網搜尋產品排名、看評價，傳統廣告與消費者體驗及其社群活動對比，前者無法吸引潛在新主流消費者的注意。

消費者體驗及其社群活動的訓練場合，前幾分鐘可先談一些和主題低關連或無關的事；由溝通方式改變，帶動話題改變；任何產品或用戶體驗都可以聊，有共同語言容易溝通，能夠坦誠以對，才容易培養組員默契，達成團隊合作。體驗訓練不是一味要求效率、要求一個口令一個動作，那是軍隊溝通方式，看似溝通效率最有，卻不見得是消費者體驗之有效溝通。不應該只想著績效指標，要會思考用戶體驗價值和其對公司社會責任之觀感。

三、專案經理要了解自己創新的成見，洞悉使用者體驗

了解自己才能了解使用者。了解自己的局限，才能放下自己的主觀。產品或服務進入使用者調查階段，若還在找證據來證明自己規劃、設計是對的，這就是自己的成見。調查時洞悉使用者體驗，才是創新的最高指導原則，專案產出成果才會很容易就符合顧客真正的需求和使用環境，iPod和iTunes初期竄出之整合架構及邏輯，及後來形成之競爭門檻，絕對是建立在洞悉使用者體驗。

以往產品開發流程是Product Out，先看我們有什麼技術和能產品何種功能，同時比較競爭者的產品，然後做出我們的產品。現在，反過來Needs In，專案設計產品之前，先觀察客戶如何使用產品，傾聽客戶期望，發掘產品問題，這些過程CRM部門協助之下進行。

Product Out左右企業久矣，仍算新興之資安行業，以往廠商競爭的是病毒碼數量、更新頻率，服務速度。由於駭客行為變了，不一定病毒傳播，而是資料盜竊牟利； 真正Needs In後，業者競爭變成大量運算與存取能力，須投資雲端技術去偵測病毒、資料。因此，資安之關鍵成功要素已改變，公司結構、人才與商業模式等都不一樣。洞悉使用者體驗之後，就出現創意，形成差異化創新、策略，並決策如何異業移轉典範，複製「整合」「累積」「一致」等機制，再建資安業者經營之永續優勢與價值。

面對跨平台、數以萬計之應用軟體，如何精準搜尋提供實際有需求之客戶將是Apple能否持續獨霸App市場之關鍵，此類型專案是App商業模式業者2011年之割喉戰，PMP們，您是拭目以待者還是逐鹿者？這是攸關平板市佔之轉折戰役，Apple壯大或倒退在此一役，請下場當球員或進場當球迷，身逢其盛，值得終生傳頌！

以上是在PMP實務運用上的淺見，跟各位分享。相信各位PMP在工作或生活都有不同的體會，希望都能夠讓PMP發揮價值，有機會見面互動交流！成就更上層樓的共好機制。

作者:張昌吉,PMP

現職:中華電信數據通信分公司 副總工程師

本週推薦簡報主題

【Kick-Off Meeting Material】

點此圖及可下載

作者簡介

郭建宏，長宏高雄第50屆學員，並於2011/4/20正式成為PMP的一員。現職:華致資訊專案經理。

簡報說明

專案啟動會議程序文件, 有興趣了解Kick-Off 會議內容的人, 可參考此份文件。

若看不到圖請按此連結下載http://www.pmsuccess.net/PMPUpload/Personal_UL/20110510142414.ppt

若看不到圖可點此連結

內文說明

華人第一本iPad專案管理雜誌-7月份免費下載

雜誌內容包含:

1.當代專案管理大師專欄

由PMI-TW理事長:傅旭昇先生、開南大學專案管理研究所所長:管孟忠先生及中華專案管理學會理事長:許秀影女士，一同分享專案管理實務上經驗。

2.封面故事:管理心法七字訣

讓擁有iPhone APP全球三萬華人下載量的專案管理實務文章，告訴您如何將專案管理內化成自己的優勢。

3.專案經理之星

由全球華人專案經理聖堂的十大傑出專案經理人獎評選出來的專案經理，透過他們的故事，期望讓對專案管理有興趣者了解及熟悉專案管理的趨勢，提升專案經理在業界上之價值。

4.專案管理成功系列:專案管裡的101

2003年起，台北101已成為世界高樓之一，不但吸引各國觀光客的目光，同時也成為台灣首屈一指的地標，但你知道這麼成功的建築是如何打造出來的呢?想知道答案就趕快下載本篇文章，讓101帶我們走進專案管理的世界。

5.專案管理實務與教材下載

從國內眾多PMP分享的實務文章裡挑選出5篇精華文章，透過此專欄讓更多人能認識專案管理。

另外提供媒體機構或下載量超過一萬人的非營利機構可向台灣國際專案管理師協會申請本雜誌APP租用，詳細內容可參至ITPM網站說明或是洽詢ITPM客服專員鄒正芳小姐 07-5888028!!

http://www.itpm.org.tw/TOPM/ipadApp.asp

題目：你主導的防毒軟體發展專案最近確認需變更一項交付標的，所以，你正在和專案團隊成員討論此變更將引起的品質基準變更為何。請問，你正在執行下列何項流程？

答案：

1) 執行品質保證

2) 規劃品質

3) 流程改進計畫

4) 標竿學習

Ans:2) 規劃品質

註解：你是否選擇「標竿學習」呢？切記，標竿學習是規劃品質流程的工具，而不是一個流程，所以不會是最佳解。題目中提到，你們正在討論品質基準是否須要變更，而品質基準是規劃品質流程的產出之一，雖然規劃品質流程通常是在專案的規劃流程群組中執行的，但是當專案於實施流程時產生變更時，也需視情況來更改品質基準。