專案管理在「製造業建立新產線」領域的應用心得分享

2011年5月份接獲公司總經理招見，要我把目前已快完成的開發專案轉給團隊內的同事，希望我先行投入新產品開發成功之後，新製程新生產線的建立，這個專案比以前我接的更大也更困難，目標是從無到有在有限預算內，目標時程內，建立新製程新產品的生產線。在一個因緣聚會下，我到長宏參加PMP訓練課程，因為在上課時不但有老師擔任專家顧問團隊，傳授專案管理的技巧，溝通的方法和經驗。加上在長宏用心規劃，集合來自各行各業的精英及輔導教練群組成共好團隊，更是讓我獲益良多。就像吃了定心丸一樣，新接頗具挑戰性的專案，居然不會像以前一樣，很緊張、很惶恐。一邊在長宏學習專案管理的五大流程、九大知識，一邊就應用在專案實務上，加上考取PMP的黃金證照，自信心大增，使自己的表現更具有專家判斷的見解和風範。專案進行格外順利，就個人在專案實務應用、感受、體驗較深、影響較大的心得和各位分享如下:

一、專案在「起始」階段就很重要

專案在「起始」階段需要很用心和發起人，及主要利害關係人充分溝通，確認專案的目標、範圍及相關需求。若目標方向確認清楚後，消除不確定感就會有自信心，有行動力，並大大降低未來專案範疇變更的風險。因為是小公司，同仁都沒有PMP的專業背景，沒有專案章程的東西，於是充分溝通後就把專案的目的、目標、專案說明，初步里程碑、概估預算及專案負責人利用簽呈文件化，奉核後開始執行。

二、專案最有效率的階段就是做好「規劃」

專案管理的規劃階段，相當於一個新產品開發最能省錢的地方--設計階段及採購階段。用心下功夫把十加二子流程管理計畫書與三大基準妥善規劃，就是最有效率的執行專案，但是千萬不要PM自己一個人做，而是要找專案團隊最有經驗和能力的成員來參與一起完成，並充分達成共識，才能落實執行。規劃過程中，特別是範疇基準的工作分解結構、時程規劃、採購規劃、風險識別，加上在產線的製程組裝利用流程圖分析規劃、利用PFMEA技術分析評估。專案初期在精簡有限的人力資源，需善用湧浪規劃法及遞迴循序漸進。在重要的品質管制特性若有較大風險因素，盡量採風險規避策略，來降低專案風險，確保建置產線的生產良率、效率符合專案目標需求。專案完成妥善規劃就已經成功了一半。

三、規劃、執行、監控、規劃遞迴方式逐步完善

執行實務專案管理時，需要內化五大流程及九大知識的精髓。視公司規模及專案大小、專案組織型式，並且參照及組織流程資產、企業環境因素調整。不要固化在計劃或專案文件的名稱，重點在於規劃書的內容。按主要的里程碑找出要徑上的活動流程，先規劃lead time 長的外包項目，時程上不完全是公司內部可控制(它不但時程長、相對成本也高，一定要仔細評估並做好選商規劃)。逐步運用簽呈方式簽核專案管理計劃書及採購評估報告，逐步執行、監控、規劃，活用遞迴方式及湧浪規劃法，多花一點時間來審查確認活動流程規劃，確定的活動流程，運用快速跟進法來縮短時程、提升效率。過程中不斷地運用有效的溝通方法和技巧，並及時有效的發展團隊、激勵團隊，要經常檢討反觀自己想法作為，就能活用在長宏上課所學的PMP專案管理知識技能，這真的讓我獲益良多，專案進行亦相當順利。以上在實務專案管理的學習經驗、心得和大家分享。

作者:賴文新,PMP

作者簡介:賴文新，元智大學機械所碩士，於2011/7/8正式成為PMP的一員。目前在動能科技股份有限公司擔任副理一職。成為PMP之後，積極落實專案管理的觀念及手法，並努力將其效力發揮到最大。

專案管理在「資訊系統導入」的應用

在擔任專案經理差不多2年的期間，一直想取得PMP證照，剛好中華民國100年初我負責的一個專案告一段落，小孩也差不多快滿周歲，趁此良機下定決心跨出報名上課的第一步，雖然過程充滿艱辛，只要有心與用心，天下無難事，只怕有心人，在忙碌且充實的一個多月後我順利的摘下人生的第一張國際證照：PMP。

考上PMP之後，我運用這些觀念和手法檢視前一個專案還有那些改善的空間，透過實際套用對專案的品質大大的提升，現階段我正進行另一系統功能的導入規劃，這些所學和經驗正好可以在工作上發揮最大的應用效益。以下是我在所從事的工作領域(資訊系統導入)中，PMP讓我對專案的執行有更深刻體悟的部份：

一、「規劃」階段的重要性

以資訊系統的建置和導入流程來說，在規劃階段著重於「需求蒐集後的系統架構和系統功能可行性做法的評估、分析」，當然成本和時程等亦是不可忽略的部份，以我的經驗歸納TOP 3供參考：

1.範疇定義要清楚且預留部份異動的彈性

2.需考量並保留系統功能的彈性

3.化企業文化的阻力為助力。

比方在實務當中，專案時程、人力、成本等被微調壓縮的情況層出不窮，來自利害關係人和企業內、外環境的干擾因素很多，一般而言，使用者會依個人的操作習慣和需要系統輔以達到操作或管控來提出需求，當專案經理於規劃階段對範疇界定、系統功能或可行性分析的完整性和彈性不夠，若遇到時程、成本等起變化時，往往會由一個點開始擴及影響範疇、犧牲使用者需求、甚至規劃出功能不足或操作介面不friendly的系統，繼而又匆忙進入執行開發的階段，結果到使用者測試階段才開始花費更多的成本進行修改甚至造成無法如期完成系統上線，相信大家都明白此時的補救成本和專案失敗的風險相對於起始和規劃來得大，我們也知道專案經理需肩負專案成敗的責任，所以如何提高專案的成功率，我個人認為規劃階段的種種管理和規劃對於企業資訊系統的導入尤為重要。

二、「專案品質」的提升

雖說認定產出品質的好壞是以主觀的客戶滿意度為準，但認定專案品質的水準範圍更廣泛，一般認為只要專案如期、如值、如預算就是成功的專案，我想這只是達到專案執行標準的基本門檻，如何提升專案品質才是身為專案經理的加分價值，以我的經驗歸納TOP 3供參考：

1.善用工具來輔助管理，各階段測試應周全仔細

2.儘速解決專案團隊(含成員)所帶來的衍生性風險

3.建立符合企業且具參考價值的專案文件和Lessons Learned。

就發展資訊系統的專案管理應用上我個人覺得在整個專案生命週期中需特別注重執行品質管制和執行品質保證流程的落實，除了文件的定義和規範外，坊間有許多開放或付費的工具可協助專案經理掌控專案的實際情況，例如：可透過Gantt Project工具輔助來管控專案進度、資源、派工項目等，亦可善用測試軟體或工具來補強人為在系統功能測試的不足和增加結果的可信度。再者，專案團隊成員的表現和行為與專案品質習習相關，人員相較於規範或系統是最難掌控，亦是最容易因人為而造成資訊系統導入過程的衍生性風險，風險產生時當然是能及時處理，以免影響環環相扣的系統功能開發，提升專案品質需專案團隊中的每個人共同依品質流程來執行，對於專案的成功率和客戶的信心度絕對都是有正面的結果。

三、不可輕忽的「採購」管理

採購管理對於唸資訊管理科系的我而言猶如是一門大學問，在大部分的情況中，專案經理無法獨自一人完成所有採購流程的執行與監督，所以專案經理在採購當中需倚賴公司中專業領域的部門來配合執行，以我的經驗歸納TOP 3供參考：

1.專案經理需對資訊系統相關的軟、硬體需求或規格有一定程度的了解

2.詳訂商源評選準則，以有效選擇優質廠商

3.對外包相關的稽核和驗收要確實，避免糾紛產生。

從專案的規劃採購到結束採購過程中有太多專案經理稍微不注意就容易被忽視的地方，專案經理也必須培養在談判或協商方面的技巧，不論是對內或對外，從決定外購、評選，甚至到監督和稽核皆需全程參與，在採購管理中有許多難以拿捏的眉角，且大多數的資訊系統專案或多或少都有委外開發的部份，我認為外包資訊系統的建置過程首重需不斷與廠商溝通和跟催，溝通的重點在於將我們的需求及要求清楚的表達，以確定承包商充分了解所要開發的功能或提供的服務，跟催則是除了掌握專案開發的進度外，在執行至結束採購階段不斷地定時做測試，以驗證階段性功能符合定義的規格，如此一來，才能在看似簡單的流程中做好不簡單的採購管理。

相信取得PMP證照才真正是觀念與實際結合，繼而產出工作中最佳實務的開始，以上是我在工作實務中運用和執行專案的心得，與大家分享，也請各位PMP不吝賜教、相互切磋。

作 者：楊淑斐,PMP

作者簡介：楊淑斐，畢業於萬能科技大學，於2011/6/2正式成為PMP的一員。目前在南亞抖技擔任自動化發展部門的專案經理一職。成為PMP之後，更進一步落實專案管理的觀念及手法，在專案執行上更駕輕就熟，提升自我價值和部門的貢獻度。

內文說明

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由PMI-TW理事長:傅旭昇先生、開南大學專案管理研究所所長:管孟忠先生及中華專案管理學會理事長:許秀影女士，一同分享專案管理實務上經驗。

2.封面故事:管理心法七字訣

讓擁有iPhone APP全球三萬華人下載量的專案管理實務文章，告訴您如何將專案管理內化成自己的優勢。

3.專案經理之星

由全球華人專案經理聖堂的十大傑出專案經理人獎評選出來的專案經理，透過他們的故事，期望讓對專案管理有興趣者了解及熟悉專案管理的趨勢，提升專案經理在業界上之價值。

4.專案管理成功系列:專案管裡的101

2003年起，台北101已成為世界高樓之一，不但吸引各國觀光客的目光，同時也成為台灣首屈一指的地標，但你知道這麼成功的建築是如何打造出來的呢?想知道答案就趕快下載本篇文章，讓101帶我們走進專案管理的世界。

5.專案管理實務與教材下載

從國內眾多PMP分享的實務文章裡挑選出5篇精華文章，透過此專欄讓更多人能認識專案管理。

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http://www.itpm.org.tw/TOPM/ipadApp.asp

題目：下列何項不是專案管理協會(PMI)訂定道德倫理與專業守則的主要目的？

答案：

1) 為了讓PMI會員有遵循的投入

2) 為了讓全球的專案管理同業了解PMI的期望與理想

3) 為了讓專案經理提升自我價值

4) 為了統一PMP的考試內容

Ans:4) 為了統一PMP的考試內容

註解：除了「為了統一PMP的考試內容」之外，其餘選項都是專案管理協會(PMI)訂定道德倫理與專業守則的主要目的。