上課以前，隨著手邊愈來愈多的專案工作，深覺自己在專案管理經驗上的不足。剛好有這一個機會，讓自己有一個目標來學習PMP。取得PMP證照後，常常思索，如何將課堂上學到的理論，應用到實際工作面，提昇自己的效率。

 

醫院是一個很特殊的環境，尤其公立醫學中心的資訊部門，因為本院的資訊中心，負責了大部份醫院資訊系統的開發、以及少部份的委外系統的發包及管理，再加上面對上級長官，從衛生署、還有上級指導公部門、以及醫事人員、和相關廠商；每天除了應付例行系統的維護、上級法令、健保規則的修正等維運外，還得面對不斷更新提出的新的系統開發需求、加上又得讓部門內的資訊技術、人力跟的日新月異的程式開發技術，其實是一件相當繁雜、有挑戰性的工作。總括而言，醫院的資訊環境有幾大特色：

 

(1) 需隨健保制度不斷調整。

 

(2) 資訊需求即時性強。

 

(3) 公立醫院不像私人醫院，可以有一決策中心整合最終意見，常常一個決策下來，卻因各方的使用者都有自己的意見，因此資訊系統常得因應各方的使用需求，不斷修改。

 

(4) 大部份醫療機構內的使用單位多非常強勢，資訊系統得常常為特定使用者量身訂作特別功能。也因此造成台灣醫療資訊軟體廠商的存活不易，因為需花不少人力對各單位的各種需求做客製化設計，這些背後的軟體人力成本，使得能走得長遠的廠商不多; 也常使得醫院資訊單位需花大批人力來維護現有系統不斷修改調整的需求，面對新的技術要求又有分身乏力之無奈。

 

(5) 台灣醫療資訊軟體公司少，委外招標不易；軟體資訊廠商存活度小; 許多原本委外案，幾年後常面臨無人維護的窘境。

 

上完PMP課後，常想如何能將課堂上的經驗及講師的理論與實務中面對的問題相結合，並從中獲得不同的經驗……..比如，面對一個氣極敗壞的使用者，說病人在一旁等或病歷報告等著送出，但線上的資訊功能或設備卻突然無法work……或者，一個天馬行空的部科主任，淘淘不絕的對你描述他在國外看到一個又炫又好功能又強大的系統（卻沒想過對方是投入多少成本的結果），非常符合他的需求，請你幫他幫他開發出一套類似功能的系統，而你目前手邊可以動用的資源及時間又非常有限，而這又是上級長官非常關切的案子；或者，你的專案成員突然跑來表示，原來打算採購的軟體套件專案，因為後來發現廠商提供的規格與當出我們預期的出人很大；以及，一個已經經最高層級層層核定的策略，系統開發出來了，要上線前，卻面臨來至各實際醫療執行單位主管的反彈而當場喊卡……………………………仔細想想，將實際情節化為文字後，我覺的我好像走入了課堂上的情境題了；只是，這不是選擇題，沒有參考答案。拿到PMP，只是表示自己有這些PM的基本觀念，真正的管理經驗，要靠自己不斷的學習和思考，才能在問題來時有個逐步完善的解答。

 

(一)、 好的開始，是成功的一半───在專案起始時辨識好利害關係者，是專案成功的基礎

記得溝通管理的課程中有提到，PM花了80%以上的時間在溝通。隨著涉入專案管理的愈深，愈有同感。尤其上了專案管理課程後，更發現，與其一接到案子就埋頭苦開發，卻在案子結束終了發現，最後結果與某些使用者的需求有相當大的差異，或者，半路跳出個程咬金說他不願配合而讓整個專案節奏大亂，造成整個專案修改的成本不斷增加；不如，一開始就該好好規畫，在初始階段，就該把所有的利害關係者，尤其是那些隱性的利害關係者的需求事先確認，甚而，針對不同屬性的利害關係者，定義出不同的管理策略，經過這樣層級的思考，必會減少不少事後再修改的成本。

 

(二)、 範疇管理───蒐集需求，並且需進一步洞察需求背後的涵義

大型醫院常常有很多流程整合性的需求，各單位的使用者常常只看到本身使用的那個面向，就提出一個自己要的資訊功能需求要求資訊室配合修改資訊系統。若此時資訊人員不去仔細探究使用者提出該需求之原因，見一個改一個，最後，整個系統會變得難以維護，綁死自己。很多使用者的需求，往往有時只是見樹不見林，資訊人員最難也最值得扮演的角色，就是將各單位的需求加以整合，了解其來龍去脈，並且加以歸納整合，除了資訊功能的提供外，最後將其整個流程簡化增進效率。   

 

當然，實際上因為資訊單位只是輔助單位，有時這樣的角色並不是那麼好扮演。從PM的理論來看，若是一開始蒐集需求、定義範疇能做好，也能避免掉最後專案無限發散或者事倍功半的結果。回頭想想定義範疇的投入，除了需求文件、專案章程外，就是組織流程織產了。若組織的流程資產有好的保存及資訊管理系統來讓我們做相關判斷的輔助，最後定出專案範疇結果，該是能使得所有專案相關利害關係者有共通的了解和認知的。

 

另一個常遇到的問題是，提出需求的現場操作人員，常常和寫程式的資訊人員雞同鴨講，兩者或許已經溝通了，但資訊人員是否真切了解使用者要表達的需求，這又是另一溝通需求及模式如何應用的問題。此時若有適當的輔助，如雛型系統，讓兩方的意見能臻於一致，會對後續系統開發更有利。

 

(三)、 良好的組織流程資產維護及記錄，是專案團隊發展專案的重要依據

因此，在每個專案結束時的組織流程資產更新，也是一個重要的概念。其實，面對日常業務的處理、以及新系統的開發、溝通經驗，通常資訊單位均會經過一些認證，很多程序都有相對應的表單。目前已有不少強大的搜尋引擎軟體或KM系統來協助單位內部做一流程管理。一些專案開發文件及經驗電子化、處理的SOP流程、及經驗學習等若能儘可能的電子化，以提供相關的經驗給未來專案或其他同仁參考，將可避免不少冤枉路。

 

作       者:薛如芳,PMP

    我們個人學習事業群的羅總經理本身亦是管理學博士。因此很希望公司的主管可以運用專案管理的方法，讓工作「逐步完善」進而提升工作效率。且羅總經理很注重中、高階幹部除了工作本身能力及經驗累積外其他的附加價值。因為他說這是跟這你一輩子的別人搶也搶不走。

 

    今年7月底有幸獲得公司推派參加長宏國際專案管理師的培訓課程。經過近一個半月豐富生動且兼具實務分享的課程洗禮後，終於正式成為PMP的一員，今後更要將PMP的觀念、知識，確切落實在自己的工作領域裡，達到學以致用，知識與實務相輔相成的綜效！

 

    因為我目前擔任集團通路事業部的主管，部門主要負責於各大學院校中舉辦講座、招生活動將公司各項課程、產品進行行銷，並且常要配合支援公司各部門的行銷專案。另外網路行銷亦是本部門重點人力佈局。以PMP給我的觀念，來重新檢視目前工作內容，發現至少以下三點可以運用、落實PMP的觀念及手法。

 

一、專案開始前，先確認利害關係人之需求

以招生業務而言，利害關係人可分為內部與外部。內部方面，包括行銷部門、產品企劃部門、實體櫃檯、課務單位等等....必須稱職的扮演好專案經理的角色與各部門主管（功能經理）深切溝通以方便讓專案有效推動；外部方面則有招生對象、包括上班族、學生、待業人士及網路使用者等等，所以專案開始前一定要將自己產品的屬性定位清楚，才能在與同業的競爭中脫穎而出。若能透過PMP逐步完善的手法，時時刻刻更新各類利害關係人的需求，將可以規避或減輕專案的各項變數所衍生出之風險及不必要的成本，也更能使專案的產出滿足各類利害關係人的實際需求。

 

二、將一整年的招生策略依淡、旺季擬定專案

以大學而言，每個學期都有期中、末考，這兩段考試期間通常屬於招生業務的淡季，如何在校園招生淡季時，用專案管理的方式導入網路行銷於校園的營收衰退的期間由網路行銷的營收適時補上缺口，另參照過去組織流程資產的績效水準、目標予以具體劃分，有利於績效的再提升、比較以及追蹤。

 

三、將部門每月月會的會議記錄內容裡根據每月實際執行的成效所提出之檢討及改進事項落實為專案章程

以往部門進行月檢討報告時，往往是提出檢討改進事項後，並沒有落實追蹤後續執行結果。若能落實追蹤且記錄為專案章程。到了隔年同期對照去年度營運的實際狀況及檢討，反而可以更輕鬆的找出問題所在。這也是自從學習了PMP手法後才了解專案章程對於專案執行與進度掌握的重要性。

 

以上是我將自己過去的工作經驗再加上學習PMP幾個月來對於PMP的專案管理方法運用在工作實務上的一些想法，還請大家不吝指教！

 

作       者:魏正光, PMP

不一樣的台灣之光!!

 

2011年9月新版考試之後的全球榜首在台灣 葛仲安

 

長宏北64學員 葛仲安 心得分享

 

因為敝人工作需要及職業生涯規劃，於2011年初起開始準備ITIL Expert。研讀期間，發現了很多資訊服務提供的理論會提到與專案管理並用的案例，而ITIL在這方面可惜只有點到為止並無多加闡述。於是決定報考專案管理的證照，目標是希望能將其所學用應在資訊服務的架構理論上。

花了點時間到處蒐集資訊，決定報名口碑風評極佳的長宏。

報名是9月中的事了，幾天後就收到了一個大包裹．打開一看，十幾本彩色的講義外還附上了讓學生遵循的標準作業程序。第一個反應是：有點誇張耶！真的還假的，不是就考那本PMBOK嗎?

一直到11月26日長宏北64開課，才了解人生的一大轉戾點就此展開．

自早上9點起，從講師的紮實教法，講義的精華論述，課程的無縫進行，與長宏團隊的效率；一直到學員們之間的互動，workshop的腦力激盪，以及輔導教練群的經驗傳承，還有下課前Roger先生的百字重點之震撼教育，讓人驚覺原來在短短的9個小時之內，能有這麼多個WOW的讚嘆感覺，從來沒有任何雲霄飛車或是動作電影能讓敝人我覺得收穫充實外，精神振奮且增長知識。原來教學與讀書這件事，可以這麼的既有效率又有組織且有趣。

第二天讀書會跟著上場，一群還不熟識，來自各個不同領域的伙伴們，為著共同的目標，在一起奮鬥打拼，這時的我才瞭解長宏宣導的共好精神原來是這麼的奇妙與珍貴。在金牌榜首教練的加持及帶領下，大家分工合作，齊力同心；此時的我們從前一天組隊的forming，討論workshop的storming，在短短不到24小時內一路加速到norming。說真的，要準備考試，動力真的永不嫌多；看到大家的努力，不由自主的也會多加把勁。而且在共好的過程中，還可以發現自己的盲點與不足之處。

接下來的日子，敝人完完全全照著長宏排定的時程走。Weeknights週一至週四晚落實預習，每晚四個小時。週五晚將前四晚預習過的精讀一遍。上課時老師講課時，其實對敝人來說，已經是第三次的吸收了。接下來的週日在榜教練帶領下的共好讀書會作複習時，就是第四遍了。

這樣的日子週而復始的直到結業式後，進入最後緊鑼密鼓的衝刺期。全真的模擬試題，加上求廣求深的長宏心法，還有錯誤的經驗學習(Lessons Learned)的交互效應下，漸漸的把已知盲點逐步釐清及消滅。所有知識領域及流程組慢慢的從各自獨立，轉而融成一體。

其實到了考試當天早上，一覺醒來，還嚇了一身冷汗，腦袋裡當時是一片空白。只好自己安慰自己說是已經功夫練成了．硬著頭皮上場。

考完時按下了End的選項，看游標轉著轉著，心中反而很篤定的認為PASS應該是沒問題的。

等到看完了Congratulations的賀語，揉了揉眼睛才發現，自己竟然爬到了光明老師說的那個很冷很冷的山頂。Proficient, Proficient, Proficient, Proficient and……. PROFICIENT.

41歲的中年人像個小孩般的在考場外又叫又跳．榜首原來就是這個感覺！

敝人不是個很會唸書的料，高中差點留級，大學重考才上．但是相信敝人的親身體驗：只要照著長宏幫大家量身訂作的節奏與實踐理論走，投入足夠的大塊時間落實複習與預習，還有更重要的參與共好讀書會的互攜互助，在短短兩個月內，要摘下白金等級的證照，如探囊取物般易如反掌。

在此要謝謝Roger先生，何瑋老師，家祥老師，劉開老師，光明老師，以及正普老師的學識傳承；麗琇總教練及長宏團隊的熱心協助及疑難開釋。還有全世界最辛苦最盡責的郁凡教練，小弟我沒有讓您失望！還有共好們，瀚升，茪珉，美玲，振遠，瑞康，楷芳，雅惠，睿雯還有姿毅，你們永遠是我良師益友，要記得我們是有史以來最強大的團隊陣容！

信心滿滿的把所學開始應用去！共勉之。

 

親愛的長宏貴人：

 

由衷感謝您在這一年來對長宏的愛護與支持。

 

長宏持續在品質、服務及行銷上努力並逐步完善！

 

期待您繼續給長宏百分百的鼓勵與協助。

 

在這嶄新的2012年，敬祝您：

 

新春愉快　金龍獻瑞

 

周龍鴻(Roger)暨長宏團隊  敬上