rogersnotes 20120419:舉辦國際性研討會之專案管理實務運用

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舉辦國際性研討會之專案管理實務運用

當舉辦大型活動時，工作分解結構（WBS）下的工作會變細且龐雜，活動的資源需求增加，相對需要更多人力資源執行這些工作內容。如何讓成員間各司其職，發展人力資源計畫書變得不可或缺的，就各成員角色與責任做釐清，不會造成日後的衝突以及團隊士氣變得低靡。管見認為在公務部門執行專案工作，如何充分授權(Authority)給Team Leader，透過正式（Formal）權力（人事考績、獎懲措施）及個人（Referent）權力（組織高層支持），是成功領導團隊成員完成專案工作之關鍵。

【起始階段】

舉辦國際研討會首先會先評估專案到底「能不能夠」且「值不值得」執行，是不是符合相關法令及符不符合成本。在專案執行前一至二年即需前往美國（本文就筆者執行過專案作分享）該協會爭取主辦權，取得主辦權後，回國發展專案章程，描述此次舉辦研討會的目的是要促進國際文化交流、國際間打擊犯罪等互助合作，也可以是要對全世界證明臺灣有能力舉辦相關的國際級研討會。同時要初步抓出預算金額、訂定階段性任務、里程碑，更重要是對專案經理（組長）的授權，能夠向其他部門作橫向資源（人、機、材）調度，以及對成員的命令下達及工作指派。初步確認相關利害關係者，擬定利害關係人登錄表，包括要邀請哪些學者專家與會、主講者、評論人及開幕主持人等（本次研討會計邀請來自30個國家，200多位外國首長出席，包括國際刑事鑑識專家李昌鈺博士）。

【規劃階段】

專案章程經由上級主官批准後，開始將研討會工作做細部拆解，確立研討會流程架構、招商委外辦理會議、正式舉行研討會、會後旅遊活動、結清帳款並做行政結案。因為舉辦研討會屬臨時性交付任務，並非本單位日常工作內容，故相關大會手冊製作、與會人員名牌、會後旅遊、研討會舉辦地點、晚宴、翻譯及同步口譯機等設備以及活動主持人等，決定委由會議公司辦理。此外，規劃階段更重要是訂定專案時程(預劃及摘要活動開始、完成時間)，以及概算研討會所需資金（支付VIP外賓或講者在台住宿期間費用、宴會餐敘費、外包採購金額、機場接送機油資、會後旅遊交通費及撥打國際越洋電話費聯繫等）。

【執行階段】

向全國公務部門借調適合的團隊成員，並加以分組（交通組、公關組、接待組、秘書組、議事組、文宣組及安全組等），並向大專院校招募大學志工，作為外賓抵離華聯絡員，培養團隊精神，發揮團隊最大功效，預防衝突及解決衝突。成員在此階段要不斷與各國與會外賓保持聯繫，行車路線在事前要確認，研討會開幕、閉幕活動排演等。選定由哪家會議公司承攬會議相關活動、與外賓住宿飯店簽約及舉辦會議場地租借，確定合約內容涵蓋相關工作範圍、明確地規定所需產品或服務範疇，要做責任釐清。公部門通常一開始都會在合約或公文中敘明明確的採購金額（固定價款），且不易調整金額額度（行政程序繁瑣）。此外，公關組將相關執行情形發布給平面、電子媒體及上級長官，請國家地理頻道（National Geographic Channel）做專訪（專訪刑事鑑識專家李昌鈺博士），打響知名度。本階段必須確保流程正確性（品質稽核），隨時監控避免疏漏或重工（無附加價值及浪費）。

【監控階段】

對於外包廠商所生產大會手冊、贈品手提包、議程翻譯、與會人員掛牌、會後旅遊住宿地點及景點做檢驗，如有疏漏應立即請廠商修正或更換地點，針對不包含在合約內容之工作項目要做增加或減少，要經過合約變更的申請（核准或不核准）。各個小組工作進度回報，如有延誤就必須要加班趕工（縮程），如果會議公司未依照期限將相關產品提供檢驗、住宿飯店未能及時提供空的房間或與會外賓住宿房型不符（涉及是否承辦單位支付或由與會人員自付），就要研議是否有違約扣款事宜。團隊成員的臨時因故退出及遞補、請求外包廠商增加工作項目、與會講者因故延後抵達台灣或取消行程（取消訂房、變更會議手冊內容、邀請新講者等）等需經過變更申請，開會來決定是否變更。由於舉辦的是亞太地區年會，美國相關協會會長及成員會先抵達台灣做驗收動作，確定主辦國符合該協會需求條件。

【結束階段】

先確定會議公司承攬之相關會議工作是否完成，剩餘成品（會議手冊等資料）、記錄文件轉移，與住宿飯店做總金額確認（飯店餐飲等設施使用情形），是否要額外支付金額等行政活動，並將委外過程中成功及失敗經驗紀錄下來，作案例教育，提供日後舉行大型研討會之借鏡，然後結束採購動作。再來做行政結案，將所有的專案文件檔掃瞄製作成光碟（歸檔），對外發布研討會圓滿落幕，並做Lessons Learned經驗學習，最後將團隊成員解散歸建原單位。

作者：林智偉,PMP

作者簡介：林智偉，於2012年3月26日通過PMP考試，求學期間就讀於英國愛丁堡大學，並取得管理學碩士學位。期許於通過PMP考試後，更精進管理學識，將理論結合實務，並運用在日常生活中，逐步完善，成為一種思維。

專案管理在小型設備專案工程的應用

以下是目前我所接觸小型設備專案工程的經歷,藉由此實務分享讓剛從事專案工作的朋友們,得到實質的幫助,一起往更高的專案管理殿堂邁進。由於本人是負責公司廠內專案執行,面對所謂的客戶端乃是指本公司的生產使用單位。

起始期:本公司在執行設備及產線增設專案時,會由業務及生產單位提出需求,經由專案工程師確認後,收集相關資訊及需求(包含:相關工程範圍/時程/初步效益/初步預算評估)後提出專案申請。在此階段,專案工程師必須要明確知道工程範圍,才能精準的抓預算及時程,並附在專案許可申請報告中。

規劃期:在專案許可申請等待過程中,我們可以就設備製程以及場地做詳盡的規劃設計與修改,也針對未來工作事項需要支援的可能性,作工期最後的確認。

執行期:專案許可文令下來,開始進行設備採購及製造、硬體工程發包施工。在此階段,主要是等待上級長官對此專案的許可,而專案許可文令下來主要是當作專案章程,向相關單位(例如: 採購及財會)來發布專案執行命令,專案工程師會協同採購部門執行設備採購製造˴硬體工程發包施工。

控制期:在施工過程中,不管是自行施工或是發包工程,為了掌握工期與其施工品質,皆須進行驗收以及設備品質及功能性測試。在此階段,專案工程師必須要確認每一項工程甚至設備,是否符合當初設計的,工期是否能如期完工,甚至找出問題點來。

修改期:針對控制期的缺失及問題,進行設備及硬體工程修改與導正。也可以稱之二次執行期。

調校期:整合修改期與控制期的項目作測試與驗收,甚至做最後的試俥及試產,找出最適化的參數符合未來產線生產。若是產線仍然未找出最適化,或是設備性能及工程品質仍無法驗收,會再重新回到修改期階段,對系統或是設備再次修改。

結束期:調校期的設備及硬體工程認可後,就可進行廠商正式簽收及請款,而試產與測試報告的發行,可以幫助使用單位對設備的認可,也方便未來產能規劃與安排,而專案過程及設備文件化可以幫助專案工作者做好Lessons learning。

總結:雖然每間公司體系與專案流程不盡相同,但不外乎遵循著IPECC五大流程,而這五大流程有著相互關係,就目前我執行專案工作時, 常遇到的問題是資訊收集不完整, 往往因為設備應用的介面˴使用單位的需求…等資訊不明,牽動著整個專案的時間跟預算,造成專案的不確認性進而影響著整個專案執行。以上是我分享在本公司執行的小型專案個人實務,謝謝。

作者：簡瑞男 ,PMP

作者簡介：簡瑞男,於2011/5/25正式成為PMP一員。目前任職於台灣巴斯夫股份有限公司擔任專案工程師,負責廠內化學品製程規劃及設備應用,專案資歷3年。

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