rogersnotes 20120517:專案管理應用於提升青年就業力工作計劃

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專案管理應用於提升青年就業力工作計劃

考上PMP後，對目前正在執行之計劃案有了新的思考，將計劃案重新用專案管理手法來執行並完成它成為我為PMP後第一份執行的任務。

起始階段

提升青年就業力之專案目標主要在協助青年培養對自我才能及興趣的探索和職場現況的了解，進而學習發展其才能，累積經驗作為最後就業決定期的依據。此專案主要針對財金系大學生之職涯發展而設計，因此辨識出主要的利害關係者有參與的財金系學生、主辦之政府機構、學校行政單位、專題演講者、參訪之金控公司及活動中臨時聘雇之工讀生。

規劃階段

此專案之範疇主要針對財金系大學生的職涯發展，因此我們規劃了給學生做職業適性診斷測驗，協助學生掌握自己的性格優勢。同時也透過職涯發展專題演講和金控公司之實地參訪，讓學生提早做好進入金融業之職涯規劃。整個專案執行時間為期半年(1/1～6/30)，並將專案分為職業適性診斷測驗、職涯發展為主題之專題演講和金控公司之實地參訪三個階段，並訂下各階段之WBS，力求活動規劃詳細嚴謹。

將工作包展開後細分的活動中，我們也確定了可用的活動資源，例如專業的性向測驗、聘請職涯諮商講師演講、參訪金控公司之確定、政府和學校之資金補助以及臨時招聘工讀生、學校行政單位之協助---等。而所有的活動時程有其先後順序且全部活動必須在6/30前完成，可用的資金固定。因此訂下了範疇基準、時程基準和成本基準做為整個活動之績效標準，以作為未來評量之依據。

執行階段

確定了專案範疇和取得的資源後，一切按計劃書上之時程開始執行，執行中若有與原先規劃有衝突時將考慮是否有替代方案亦或需要執行變更計劃以利專案順利完成。

監控階段

每個活動的結果即為工作績效資訊，將其和規劃時設的基準相比較。如果優於基準表示活動進行的順利且完全在計劃掌控中。如果偏離了基準且情況嚴重則考慮是否要執行變更。常見偏離的情形如活動時程因演講者突然有事而更改時間或報名參加業界參訪學生突然增加等，這些情形都必需執行變更計劃。

結束階段

整個專案活動結束後會撰寫一份結案報告，報告內含有每個活動後學生填的問卷調查。從問卷的統計資料可瞭解學生對活動滿意程度與建議。此外，實際使用的資金與成本基準比較後的差異及實際時程的進行與規劃時程比較後的差異均包含在此結案報告中分析，並做成Lesson Learned，以利未來辦類似活動之參考。

作者：陳靜怡,PMP

作者簡介：陳靜怡，東吳長宏六十五屆學員，於2012/3/13正式成為PMP。現任致理技術學院財務金融系副教授。

校園活動的盲點—如何利用專案管理進行改善

前言

校園營隊活動是許多人學生時代共同的回憶，藉由舉辦學生活動除了可培養學生團隊合作精神、擴充人脈之外，更重要的是能夠藉由活動的進行將所學與實務進行結合。在華人世界當中，台灣學子的校園活力與創意可說是數一數二的佼佼者，當前許多成功的年輕企業家都是從社團活動開始他們的創業之旅。雖然學生社團並不需要像企業經營一般嚴謹，但若能適度引入專案管理的邏輯與概念，將更有助於年輕學子學會正統的企業管理概念。本文作者以自身經驗點出目前校園社團活動的盲點，並提出改善建議。

盲點一、缺乏明確範疇與目標

由於社團活動的舉辦之出發點多半強調活動的目標性，而不以營利為目的，因此相對單純，故活動的範疇與目標往往未被詳加定義，以至於在社團傳承的過程中，活動變成為了辦活動而辦活動，而不是為了目的或精神而辦活動。或許有人會問活動不就是為了辦而辦嗎？何需要強調範疇或目標？這是因為一個缺乏明確目標與範疇的專案就如同人失去靈魂一樣，無論是內容、做法都將流於形式缺乏創意，更重要的是，當目標與範疇無法被確立，在執行過程中，活動標的自然也無法進行依循，最後就會產生一堆無法控制的變更。

盲點二、過度強調企劃的創意卻忽略執行時的監控

創意一直是台灣社會最引以為傲的成功因子，而台灣多元活潑的校園文化更是孕育眾多創意的搖籃。現在更由於許多創業競賽的舉辦，使台灣學子在創意的發祥上更加無從挑剔，無論是企劃書或提案報告很多都已達到伸至超越業界水準。然而一份成功的企劃書或提案報告僅是一個成功專案的開頭，再優秀的企畫仍須依賴執行才得以成真。當專案開始執行之後往往會出現「理想與現實的落差」，此時完善的監控制度就變得非常重要。

台灣學生在創意與執行面上有非常優秀的天賦，但卻忽略了監控的重要性，許多學生當遇到變化時，最常採取的就是直接修改原始企劃書，這樣做固然有辦法改善活動的現況甚至做得更好，但往往也付出許多額外的代價，例如：預算超支、期程落後，甚至造成專案的「鍍金」。

許多學生認為監控就只是確認錢有無超支、活動有沒有按照bar chart上來走，但卻不知道其實監控更重要的意義是要避免專案範疇的質變，以及確保每一項變更符合最根本的專案目標。

盲點三、欠缺無善風險規劃

許多舉辦過活動的人都認為，活動企劃書往往只是參考，一個好的活動負責人最厲害的地方還是臨機應變的能力。作者在接觸專案管理之前也是這種思維的信奉者，然而專案管理卻讓我們知道其實許多的權變措施都是可以被事先防範的，而這也就是專案管理所強調的風險管理概念。

學生在編列活動預算時往往會利用多報的方式來為自己預留風險準備金，可能是單一活動實際預算的5％或10％，但事實上這樣的估算不只不精確，也欠缺完善的監督與管理，以至於活動中常會發生挖東牆補西牆的事情發生。此時若能夠在撰寫企劃書之時，善用辨識利害關係者，建立風險分析矩陣，便可以即早辨識出活動當中可能產生的風險，並即早進行應對。

盲點四、輕忽Lessons Learned的重要

活動結束之後，大家最常做的事情就是選一間好餐廳，快樂地慶功，然後最可憐的就是管錢的財務，因為他要整理一堆亂七八糟的單據進行核銷，若發現單據不符卻也常常找不到當初的活動負責人了！這樣的情況就是因為學生往往輕忽結案工作的重要性。

事實上結案工作並不只是把結案報告寫好，單據收集好進行請款核銷就了事，更重要的是要詳實地記錄活動當中的每個流程與經驗，並且妥善保存每一份企劃書與表單，並進行系統化的建檔工作。

結案工作並不是活動總召或財務一個人的責任，而應該是整個活動環節的一環，一個沒有結案的活動，縱使有很好的產出及成效，它終究是一個失敗的活動，因為它無法將經驗與影響力留給組織進行傳承。

結語

許多人會以為專案管理是一種高不可攀的企管手法，但事實上我們每個人每天都在做專案管理。學生並不一定要學會整套專案管理的理論與知識才有辦法把活動給辦好，因為事實上專案管理有很多觀念與做法是相當直覺性的，只要能花點時間接觸這些基本的專案管理概念，便可以大幅提升活動的成效，達到從做中學的目的。

作者：謝宗翰,PMP

作者簡介：謝宗翰,目前任職於益誠聯合會計師事務所,曾擔任立法委員法案助理,NPO組織專案負責人,舉辦過多場校園活動及國際會議。

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