rogersnotes 20130606: 專案管理於協助客戶管理顧問之應用

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專案管理於協助客戶管理顧問之應用

前言

事務所的客戶多以營建業為主，營建業工程之投標籌備、品質、工程進度管理牽涉到很多層面，每個工程都是一個專案，具有專案的特性：臨時的、獨特的、有目標的產出，執行的效率與品質與個人經驗多寡及資歷深淺直接相關，然而員工其實具有相當程度的流動性，世代交替，導致經驗不容易保留與傳承，以PMP手法管理專案，透過各項子流程之串接，管控風險發生之機會。

導入

營建業的資深主管也許實務經驗豐富，但卻對PMP了解甚少，如能利用專案管理之手法，可事半功倍，完善相關作業程序，提升執行成效，惟貿然導入專案管理可能造成負擔，也可能引發不滿或抱怨，以漸進的方式讓大家瞭解PMP的好處實為比較適合的方式。從投標籌備期至結束，皆由專人或小組負責文件之蒐集與整理，配合會議討論或成果檢討，更新資訊，將一個標案的過程完整留下記錄，再透過有系統的整理文件，建立文件編碼與範本，便可作為日後參考使用。亦即先以知識管理的角度導入，先達到保留知識的目的，在下次類似工程投標時，將相關文件提供給參與籌備的人，特別是新加入的員工，如此應可協助新員工縮短學習與重新摸索的時間，達成經驗傳承的目的，而這整個過程可提升相關人員對專案的概念及執行力，終能更全面性的考量，也能促使專案執行更為順暢。

初期透過文件記錄與留存，將每次標案成功與失敗之原因記錄下來，也就是PMP裡的知識管理：保留知識、挖掘知識、應用知識，累積失敗和成功經驗，即使人員更迭，新成員仍可透過經驗學習，在下次投標中獲得進步與成長。一段時間後，便能建立共同的規劃與執行方式，良好的團隊默契與溝通方式，可調整出彼此何時該分工、何時該合作。

規劃階段：成員到位，WBS（明確定義及區分，由執行者估算時程），加強風險管理，溝通及管理（每一功能組之角色與職責，溝通方式，降低訊息傳達之失誤或延遲）。漸進式導入PMP手法，最終便能使每類活動的流程逐步完善，屆時便能全面地形成具系統性及邏輯性的知識架構。

結論

每個環扣的工作都有不可取代的重要價值，強調細節的重要性及整體控管對執行的優點，依循專案管理的步驟，一步一步按部就班執行，品質是設計出來的，當員工瞭解工程時效、品質與成本控管的重要性及關連性，也更能從工作中獲得成長，在經驗學習與逐步完善的過程中，資深員工的經驗便能代代傳承。

不必要的摸索時間減少了，員工就更能做更多的事；不必要的錯誤降低了，公司就能節省更多的資源；當工程能以更少的時間與資源進行時，便能拓展更多的業務，達到提升公司營運規模的成效。

作者：吳麗華,PMP

作者簡介：吳麗華，畢業國立台北商業技術學院，目前擔任吳麗華會計師事務所執業會計師。成為PMP之後，積極將專案管理落實在客戶管理顧問諮詢上，並將流程觀念與具體作法，發揮至最大的效用。

專案管理實務：專案管理觀念應用於創新業務提案

一、前言

創新業務開發一直是組織的經營策略目標之一，如何有效的取得發起人簽章、規劃提案、執行，及專案是以專案式組織、平衡式組織、弱矩陣組織來執行都是提案人在規劃專案時最重要的考量。故在學習PMP專案管理後，深知IPECC流程是「逐步完善」的精神，但於組織內提案除了依照IPECC流程來達成專案最終目標，但個人認為在規劃創新提案時幾個管理流程的加化是取得高階主管簽章認專案執行的重要關健點，提列如下：

二、辦識利害關係者及蒐集需求

(一)在專案發起人確認組織策略方針後，專案的起始及規劃需辨識所有利害關係者為何?在尚未學習PMP時在對利害關係者的定位落差很大。因為包括影響專案發展的關係者，從高階主管、同仁、客戶皆為專案的利害關係者，平時在組織內規劃專案常以內部的人員為利害關係者，而乎略其他重要的關係者或是潛在關係者，這是在學習PMP管理後一個重要的觀念改變。

(二)利害關係者清單及蒐集需求。辦識利害關者後並建立清單，在組織內除了高階主管還會包括其他部門人員依專案交付標的所需職能、技術而納入利害關係者(未來專案團隊)，其他部門人員納入專案團隊，本身在需求上就會有很大的影響，一是部門主管在需求上就會有所不同，因其會考量該部門營運是否會受影響，同仁的需求也會因工作量增加並考量在專案中能獲得什麼回饋?所以個人認為在專案起始時，建立利害關係人清單及後續的管理是組織內規劃專案時重要的工作。雖然專案管理是逐步完善，其中幾個流程會因組織文化不同而影響專案的規劃、執行。

三、高階的時程、成本規劃

(一)在高階主管會議討論創新提案時，優先考量是專案能否符合組織策略方針、目前企業環境及交付標的為何?並再參卓提案的完整性等等，來決議GO/NO GO。其中高階的時程、成本、風險的規劃是重要的考量，故於規劃時可應用組織流程資產並參考類似的歷史檔案來規劃高階的成本、時程。基於風險考量，所以高階主管常會要求將整個專案劃分為幾個階段，以利績核、檢驗專案執行狀況以降低投資風險。

(二)時程規劃時，除需考量到活動資源需求、資源行事曆…等，尤其需注意專案人員何時到位問題，這是每個組織最常遇到的問題。第一是發案發起人給你的權限為何，第二是同仁本身皆有即定任務在身可執行專案的時間，所以在初步時程規劃上就要考量到人員派遣到位的問題，這會直接影響專案是否能執行的決策，因為會影響到每位高階主管考量這個新專案是否會影響到其部門的績效，專案時程長、成本增加，進而增加提案被否決的機率; 而相反時程、成本少又可達到專案目標，相對提案通過機率也提高，但每位高階主管即會考量到該部門績效的問題。故於專案規劃中時程、成本這部分的重要性原因在此。

四、規劃溝通

專案經理花80%的時間在溝通上。在專案起始階段，溝通這個知識領域極為重要，當然在專案起始GO/NO GO，在一般企業組織內是非常重要的一環，廣義的溝通在IPECC五大流程其實都是一直在執行，而在提案前有規劃的理念就已經需要與部門主管溝通，在辦識所有利害關係者也需要溝通，在規劃高階成本、時間、人力資源等也需要先與各部門主管、同仁建立起溝通管道，瞭解各方需求才可能有初始的提案規劃，不可能是一個人憑空想像出來。所以在學習PMP後，印證發現規劃溝通在專案管理中十分重要。

五、結論

Roger老師在教授專案管理的第一句著實烙印於心。即是「專案起始於人，結束於人」一點都沒錯，而將這句話的觀念來印證工作上，才會引導我觀察發現於組織內要使專案被簽認，需著重以上三點的規劃與管理，因為專案起始成敗因「人」，而以「人」為出發點這些關健的規劃會直接衝擊到「人」本身的需求考量。以上個人工作實務拙見，與各位先進分享。

在學習專案管理知識當中，讓我對工作上很多無法理解的問題找到出口，也找到解決的方向，能將知識運用於工作上完全符合個人「學以致用」的理念，而工作、人生也都是需要「逐步完善」，達到我們心中最理念的標目。

作者：陳正祥,PMP

作者簡介：陳正祥，大同大學生物工程研究所，財團法人自強工業科學基金會副研究員，98年取得公務人員考試合格任用，於2013年5月9日考取PMP證照。從事專案管理多年，擔任政府單位發包管理角色，亦扮投標單位。無論站在哪一個位置皆與專案管理脫離不了關係，學習PMP是宿命的安排。

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