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從RD工程師的角度看專案管理



一、前言


在我考取PMP後很多人都會問我,一個RD工程師為什麼要考PMP,我總是回答為了增加自己在職場的競爭力,而台灣企業目前幾乎都是以功能經理管理的方式為主,究竟學PMI的管理方式能不能增加自己的競爭力,我相信答案是肯定的,功能經理的管理終究還是離不開專案管理,學了PMI的管理方式能強化功能經理對專案的管理。並不是只有PM需要學PMI管理方式,任何有機會接觸專案的利害關係者都應該學習,尤其是RD工程師,工程師不可能一輩子都只是個工程師,只墨守成規一定會被淘汰,學習PMI管理方式就能提升工程師的價值,進而有機會成為管理者。在成為管理者之前工程師還是可以利用PMI管理方式來執行自己的工作,本文會以RD工程師的角度來看如何運用PMI管理術。


 


二、成本管理


RD工程師最常涉入的成本管理步驟為估算成本,以PMI的角度就是TT專家判斷,工程師必須評估一個模具要多少錢,或是一個零件單價大概要多少錢,提供最接近真實的數據來讓經理計算出總體產品成本,以一個成熟的產業來說RD工程師通常最常用的就是類比估算法,以之前所做過類似的設計來判斷可能的成本與價錢,另外一個方式就是直接找多家廠商估價比價,會得到更確實的數據。


 


三、時間管理


時間管理與成本管理很相似,RD工程師最常涉入的時間管理步驟為估算活動期程,以PMI的角度就是TT專家判斷,工程師必須評估畫工程圖的時間,一個模具開模所需的時間,或是一個零件製作的所需時間,這對整個專案時程絕對是很重要的時間參數,同樣的以一個成熟的產業來說RD工程師通常最常用的就是類比估算法,以之前所做過類似的設計來判斷可能要花費的時間。


 


四、品質管理


其實最需要注意品質管理的就是RD工程師,不論是在產品量產前或是量產後,都要了解產品品質狀況,產品品質的好壞往往都與設計拖不了關係,RD工程師了解產品品質狀況才能知道產品設計要如何修改,以PMI角度來看無論是在執行品質保證、執行品質管制或是驗證範疇RD都是要參與其中,就算產品已經量產也要要求工廠定時量測需要監控的數據,並利用管制圖來判斷量產過程中是否有問題或是零件出問題,產品出問題知道怎麼修改與改進的人一定是設計者,這也就是PMI所提的品質管理的負責人是專案團隊成員而不是專案經理的原因。


 


五、溝通管理


RD工程師所要溝通的利害關係者也相當的多,除了PM外還有Project leader、廠商、Team member、部門經理與採購等等,所構築的溝通管道不少,因此RD工程師也是要做好溝通管理,而要如何確保能將重要訊息正確地傳達是很重要的,RD工程師最常用的溝通方式除了Email與電話溝通外,還有就是用投影片報告,配合圖片與文字會更容易讓人理解所要表達的意思。


 


六、結論


從以上幾點可知RD工程師確實可以利用PMI技巧,來提升工作完成度並增強工作能力,等到實際接到管理職務後,又能無縫接軌直接運用PMI管理技巧執行工作,因此RD工程師確實應該提早學習PMI管理方式,絕對是對RD工程師有很大的幫助。


 


作者:蕭遠和,PMP





作者簡介:國立清華大學動力機械系碩士,於2013年考取PMP,現任職於飛利浦建興電子擔任機構工程師。



 






從專案管理看系所的課程規劃與教學



一、 專案執行概述


專案管理PMI的規畫中,一個專案的進行是從一開始的規畫階段來訂定章程並進行利害關係者的辨識,並根據利害關係者的需求近來進行專案的規畫。整個專案管理規畫過程中,我們會進行蒐集需求、定義範疇,分解工作結構,並會進行時間、成本的規畫預估,並且考量存在的風險,進行品質的規畫等工作,規畫工作做得愈好,在執行的過程阻力就會愈小。且執行過程中,可能要更做好溝通工作,降低各項阻力,發展專案執行的團隊,進行各項必須的工作與方法的調整,並時時反應專案目前的執行績效,讓利害關係者了解專案進行的方式、目前的成果。而整個執行過程中,我們也經由監控工作來隨時監控進度、成本、範圍等工作,並處理各項的變更須求與調控,以期專案能順利按時程並且在成本控制下完成工作,進行各項成果驗証,最後可以進行各項結案工作,以期專案圓滿達成。


 


二、 課程規劃與授課流程


大學的課程依各系的規畫產生的方式雖各有不同,但一般由課程委員會就提出的課程規畫進行審查,這主要包括課程在系所教育目標的對應、如何培育學生具備達成教育目標的核心的能力。講授的內容是否滿足核心的能力與教育目標之需求。而這些課程的教育目標與課程規畫後,會經由校內外專家學者及業界專業人士共同來檢視。授課教師會排定一學期18週的時數內容如何安排,如何進行成績評量,課程進行的方式,是否有外聘的業師會參與課程的部分授課,最後成果的送出以及進行最後的授課經驗的累積。


 


三、 導入專案管理概念在課程規劃與執行的進行


1.起始階段


首先在進行專案起始階段中的發展專案章程及辨識利害者關係可以對應到新課程的產生,或舊課程的內容重新定位,而新課程的規畫也要滿足就業市場的需求,而培育學生的所需技能,招收學生的素質適合如何進行課程的安排,這些系所內外課程關係人員、課程委員、業界代表、校內行政支援人員、助教、修課學生,正利害關係者。


 


2.規劃階段


接著進入課程規畫階段,這又對應到專案管理的規畫階段,首先是搜集需求,定義範圍,建立授課單元,這些需求可以來自學界或/及業界的課程及操作能力的要求,並列出授課單元,接著可以對課程進行一學期18週的課程規畫,對授課大單元列出每週的主題(定義活動)及期安排方式(排序活動),若授課過程中,另須使用系、院、校的資源(包括助教、設備、即人、機、財)則須預先安排,最後完成時程規畫(即時程規畫)。


 


在執行課程授課過程中,仍可能存一些已知的風險或未知的風險,例如使用授課設備的故障、需求的資源未到外(例如規劃有一週業師授課,業師因故無法到課),又如老師生病請假,補課的安排,學生學習成效不佳,影響整體進度等因素。


 


另外如何在課程中進行品質的控管,評量的安排與進行方式,這門課會動用到的人力,如學期中是否進行校外參訪,或有則動員的人力及外包的工作,車輛的安排等。另這些課程的進行,學生是當然的利害關係者,應即時告知學習的狀況、評量的結果,作好溝通工作。修正教學方式,以達好的成果。


 


3.執行階段


接著進入了執行的階段,目前的課程教學一般有一個教學平台,在這平台上,老師可發佈訊息資訊,學生可以接收資訊也可反應意見,授課教師要執行溝通管理。在執行品質保證上,為確保學生能學到所具備的專業知識,執行採購是進行外包的工作,包括業師聘請、企業參訪、教學設備採購及維護等工作,在獲得專案團隊上,包括參與課程的助教及修課的同學,我們必要時,依課程的規畫進行學生的分組,以利教學進行,老師正是指導與管理專案進行的核心人員,是一位PM。


 


4.在監控與品質管理上


另在監控工作方面也剛好可對應到課程進行中的各項變更工作,包括範圍內容的監控,單元內容是否有確實執行必要的講授,而講授的內容學生是否能理解,這些工作正是驗證範疇及執行品質管制,最後教學成效包括學習的評量成績,學生對教師的反應評量等資訊,另教學過程中,教師參加研討會而進行調課,須被校方批准,正是執行變更控制的工作。


 


5.在結束課程(專案)上


最後在結束專案時,會進行對外部參與課程的業師進行資料提報,經費的核給及對校外參訪的各項結案、設備採購的結案,而最後也要繳交各項學習成績資料及進行這門課的Lessons Learned的工作。


 


四、 結語


專案管理的流程可運用在許許多多的領域上,本文中我們將大學裡的課程規畫與執行及其課程檢討工作,對映到我們專案管理的概念,期望較為組織性、系統性的進行課程訂定、內容規畫、執行教學,以及監控教學品質及最後課程結束的反饋與教學知識的累積。所以,導入專案管理將有助於教學品質與教學成效的提升。


 


 


作者:陳榮靜,PMP





作者簡介:陳榮靜老師,國立台北工專電子科畢業,國立台灣科技大學大學部電子工程系及國立台灣科技大學電子研究所計算機組畢業。並於1998年獲國立中興大學應數所資訊組博士。曾任台灣電力公司電機工程師,建國科技大學電子計算機中心主任,朝陽科技大學資管系主任,美國中佛邏里達大學計算機工程訪問學者,教育部技專院校評鑑委員。現任朝陽科技大學資管系教授兼任資訊學院院長,歐洲工程會士(IET Fellow) ,中華民國民生電子學會理事長,長宏81期PMP台中班結業。


 


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